Por que utilizar um servidor de impressão na sua empresa?

Decidir como configurar e manter o ambiente de impressão sempre é uma dor de cabeça para qualquer administrador de TI.

Uma das principais decisões que precisa ser tomada é optar entre configurar um servidor de impressão ou aplicar o IP direto.

Embora não há escolha certa ou errada entre os dois, muitas empresa tem baixado seus custos graças aos servidores de impressão.

É por isso que hoje vamos falar um pouco mais sobre o assunto, e explicar quais as vantagens que este recurso pode trazer para sua empresa.

O que é um servidor de impressão?

Um servidor de impressão é um aplicativo (software) ou dispositivo (hardware) capaz de controlar todas as tarefas de impressão enviados de qualquer computador ligado à rede. Sua principal função é definir as prioridades e gerenciar as filas de impressão, de modo que os trabalhos sejam distribuídos da melhor forma possível.

Além disso há diversas funções auxiliares, como a capacidade de inspecionar a fila de tarefas, reordenar ou excluir trabalhos em espera e fazer vários tipos de contabilidade.

Como funciona um servidor de impressão?

O computador se conecta ao servidor de impressão, adquire o driver instalado no servidor e, em seguida, se conecta ao servidor novamente para enviar a impressão. A partir deste ponto fica a cargo do próprio servidor gerenciar o arquivo recebido dentre as demais impressões na fila, e definir a prioridade e a impressora mais adequada para o serviço.

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Quais são as vantagens de um servidor de impressão?

A principais vantagens são:

• Gestão central das impressoras;
• Fila de impressão organizada;
• Auditoria simplificada;
• Drivers compartilhados;
• Contabilização e cotas.

Vamos falar um pouco mais sobre elas abaixo.

#1 Gestão central das impressoras

Todo o gerenciamento de configurações de impressão, auditorias de trabalhos e de permissões das impressoras pode ser feito pelo administrador em um único local.

#2 Fila de impressão organizada

Quando um usuário imprime um documento em seu PC, a impressora agrupa o pedido como um trabalho individual.

Deste modo cada trabalho de impressão é tratado como uma entidade separada, portanto, não há perigo de ter a impressora "misturar" páginas do seu trabalho com as provenientes de outro computador.

E tem mais:

Se a impressora estiver ocupada, os trabalhos vão para uma fila de espera para aguardar a sua vez, ou também podem ser redirecionados para outra impressora pelo administrador.

#3 Auditoria simplificada

Como o gerenciamento de impressão é centralizado, informações importantes como problemas de papel preso, nível de toner e outros dados são facilmente acessíveis, diferentemente de quando a impressora está isolada na rede, pois, neste caso, as informações ficam vinculado localmente.

E se alguma impressão travar um equipamento?

Simples:

O servidor também identifica este tipo de problema facilmente.

Isto significa que o administrador não precisará revisar todos os computadores para descobrir de onde está vindo a impressão problemática.

#4 Drivers compartilhados

Todos os drivers são instalados juntamente com servidor. Deste modo ele pode compartilhar os drivers com os computadores que fizerem alguma requisição de impressão.

Isso significa que ao atualizar os drivers, toda a rede estará recebendo a mesma atualização.

#5 Contabilização e cotas

Juntamente com um software de bilhetagem de impressão é possível controlar todas as impressões realizadas por cada usuário ou cada grupo.

Por que isto é importante?

Porque deste modo as empresas pode definir centros de custos dos setores e evitar desperdícios.

Além disso ainda é possível criar cotas de impressões por usuário ou grupos, e registrar o que, quando e por quem cada documento foi impresso.

Hardware ou software para servidor de impressão, qual é o melhor?

Não existe melhor, pois há muitas variáveis a serem consideradas na hora de fazer essa escolha, como por exemplo, o tamanho da rede, a infraestrutura da empresa ou o orçamento disponível.

Vamos falar um pouco mais sobre as particularidades de cada tipo.

Primeiramente, o hardware:

É um dispositivo com um conector de rede e um conector USB ou paralelo, recomendado em situações muito específicas.

Raramente é utilizado em empresas, por questões de infraestrutura e aplicabilidade.

Além disso, o uso deste dispositivo não descarta um software de servidor de impressão.

Normalmente, esse tipo de servidor possui um servidor Web integrado para configuração e suporte online.

Esses dispositivos também são tipicamente não-spool, a menos que tenham um disco.

Uma pergunta muito comum é:

Esses dispositivos funcionam com qualquer impressora?

Normalmente os fabricantes desses dispositivos tendem a se especializar no suporte de uma ou mais linhas de fabricantes de impressoras, e raramente prestam suporte a impressoras especializadas.

Agora, vamos falar do software:

São divididos em 3 categorias:

1. Programas LPD simplificados: Mapeiam uma fila para uma impressora Windows.
2. Programas LPD abrangentes: Oferecem uma variedade de transformações de dados e métodos de impressão, incluindo "imprimir para e-mail" e "imprimir para o disco";
3. Servidor LPD: É simplesmente uma ponte para um sistema maior, tratado como parte de um sistema extensivo de transformação e arquivamento de dados.

Um programa de impressão LPD ideal deve oferecer:

• Suporte a filas de impressão ilimitada;
• Proporcionar uma adaptação extensiva de seus trabalhos de impressão;
• Opções para converter de um número de formatos de dados para um número de outros formatos de dados, além de reimpressão.

A maior vantagem de é:

Você pode encontrar ferramentas de diversas capacidades (de baixo para sofisticado), e se a ferramenta tiver suporte do fornecedor, é possível escalar de acordo necessidades de sua empresa.

Mas é preciso ter cuidado, é fácil subestimar as necessidades da sua empresa ou comprar muito mais do que você realmente precisa.

Toda empresa precisa de um servidor de impressão?

Sim.

Não importa se sua rede de computadores e impressoras é grande ou pequena, o servidor de impressão é sempre recomendado por questões de gerenciamento e segurança.

A maioria dos ambientes empresariais trabalham com Windows, mas também há opções de servidores de impressão para ambientes Linux, Unix e OS X (Apple). Nesse caso um dos servidores de impressão mais aplicado é o CUPS.

É necessário um computador exclusivo para o servidor de impressão?

Sim.

Como já falei antes, a empresa terá que reservar um equipamento exclusivamente para este fim.

Porém, fique atento:

Para redes com até cinco computadores não há a necessidade de alocar um computador dedicado.

Nesse caso o servidor de impressão pode ser um computador em rede com uma ou mais impressoras compartilhadas.

Pode-se configurar um computador de usuário com um endereço fixo, ativar o compartilhamento de impressão e mapear nas estações o endereço deste PC, ou então instalar um software para servidor de impressão.

Ficou com algum dúvida ou tem sugestões de melhoria do artigo? Comente abaixo!

Até a próxima.