6 dicas para atualizar a recepção das clínicas e eliminar o uso de papel

A solução para os problemas de espaço em arquivos, agilidade, praticidade e economia, é a digitalização de documentos. Conheça mais vantagens deste processo.

O dia a dia na recepção das clínicas e consultórios é extremamente corrido. É preciso agilidade, organização e praticidade para que tudo saia como o planejado. Entretanto, isso pode ficar meio complicado se o lugar ainda persiste em manter documentos em papel. Procurar fichas, exames e relatórios em arquivos extensos, dificulta a vida dos colaboradores, profissionais da saúde e até dos pacientes.

Até pouco tempo atrás, os documentos físicos ainda eram mantidos obrigatoriamente. Uma questão que vinha sendo muito discutida por médicos e especialistas, por ser algo antiquado. Afinal, com toda essa tecnologia ao nosso redor, é mesmo indispensável manter arquivos em papel na recepção das clínicas?

A Lei

Mas em 2018, isso começou a mudar. O ex-presidente Michel Temer, sancionou a Lei 13,787 que assegurava a integridade, autenticidade e confidencialidade dos arquivos digitais hospitalares. Esse decreto abriu caminho para que a digitalização ganhasse destaque.

Em 2020, o presidente Jair Bolsonaro criou o decreto nº 10.278 que tornava a digitalização de documentos públicos ou privados tão legal quanto os originais. Mas é claro, que uma série de procedimentos e normas, para que esses documentos tenham essa validade foram criadas:

Regras

Para começar, no documento deve constar assinatura digital de acordo com o padrão proposto na Lei. Eles devem seguir os padrões técnicos mínimos previstos e conter os metadados especificados. Além disso, critérios como: integralidade, rastreabilidade, qualidade, confidencialidade e interoperabilidade (quando dois componentes de um sistema, desenvolvidos com ferramentas diferentes, podem ou não atuar em conjunto), são indispensáveis.   

1. integralidade e a confiabilidade do documento digitalizado;
2. rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos;
3. qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
4. confidencialidade do documento quando aplicável;
5. interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Deve-se levar em conta também que esse decreto é válido para os documentos físicos digitalizados e produzidos por pessoa jurídica de direito público interno e privado. E não se aplica a documentos produzidos originalmente em formato digital. Nem para transações realizadas no sistema financeiro nacional. Além dos audiovisuais e dos documentos de identificação e de porte obrigatório.

Mesmo com todas essas regras, este decreto na prática, significa o 'começo do fim', digamos assim, dos famigerados arquivos em papel.

Quais documentos posso digitalizar?

Muitos papéis passam nas mãos dos profissionais da saúde e colaboradores de clínicas e hospitais diariamente. Os arquivos digitais vieram para que esses processos se tornem mais seguros, eficientes e acompanhados em tempo real por vários profissionais ao mesmo tempo, se necessário.

Os documentos passíveis de digitalização são: ficha anestésica, prescrições médicas, laudos de exames, atestados, exames laboratoriais e de imagem, além de autorizações dos planos de saúde. Existem outros ainda: contas médicas, guias de exames e internações, receitas de medicamentos, documentos trabalhistas, financeiros e fiscais.

É possível gerir um hospital sem papel. Mas para isso, é preciso um planejamento estratégico e envolver todos os colaboradores neste processo. Além disso, você terá de investir em equipamentos e treinamentos que serão necessários para essa ruptura de padrão na rotina. Quebrar um ciclo é mesmo complicado. Mas apesar dos investimentos iniciais, os benefícios de uma gestão digital são capazes de ultrapassar a questão financeira.

Como atualizar a recepção das clínicas e eliminar o uso de papel?

Preparamos uma série de dicas para ajudar com isso. Confira:

1 - Conheça todos os processos

É essencial que você conheça todas as etapas do hospital, clínica ou consultório. Assim, você saberá quais são os documentos mais importantes na rotina e no fluxo de atendimento. São esses que você precisará digitalizar, primeiramente;

2 - Invista em ferramentas de gestão inteligente

Depois de identificar os processos que utilizam papel no hospital, é hora de pesquisar no mercado as soluções para automatizar determinado fluxo. Existem sistemas que podem te ajudar com a digitalização de documentos. Elas auxiliam na otimização desses arquivos digitais, no armazenamento em nuvem e nos quesitos mais importantes: rastreabilidade e segurança. A Arquivar, por exemplo, possui um software de gestão inteligente de documentos, o qual o cliente consegue customizar conforme a sua demanda e necessidade. Uma ajuda e tanto na hora de digitalizar e controlar os documentos na recepção das clínicas.

3 - Prontuário eletrônico

Ele vem para substituir o convencional impresso. Com ele é possível registrar e controlar informações dos pacientes de forma totalmente digital. Facilitando a continuidade do atendimento e eliminando documentos de papel. 

4 - Invista em equipamentos

Sabemos que estamos em uma fase complicada economicamente. Mas este investimento poupará muitos outros pela frente. São computadores, tablets, scanners,  uma boa conexão à rede e um bom software para que a gestão seja feita totalmente de forma digital. Uma solução inteligente para economizar nos equipamentos e tê-los sempre atualizados é o outsourcing de impressão, de celulares e tablets.

5 - Treinamento de colaboradores

Não adianta nada investir em equipamentos e sistemas se a sua equipe não estiver engajada na proposta. Palestras e reuniões sobre o assunto são indispensáveis, até porque as pessoas precisam se habituar a processos novos. A ideia é mostrar para os colaboradores que a digitalização dos processos não tem relação só com o lucro e sustentabilidade, mas servirá para facilitar a rotina de trabalho. 

6 - Certificado digital

Se a questão é como ter confiabilidade e segurança nesses processos, o certificado digital é a resposta. No Brasil, para que uma instituição de saúde deixe de armazenar informações em papel, ela deve fazer o uso de Certificado Digital porque ele é obrigatório legalmente. Ele possibilita garantia jurídica a documentos eletrônicos e oferece segurança para os médicos. Além de reduzir drasticamente os custos de impressão.

Mais dicas

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