Outsourcing e terceirização são a mesma coisa?

O conceito de outsourcing é bem simples: delegar serviços a terceiros. Uma empresa contrata outra para desempenhar determinadas funções. Então, num sentido amplo, outsourcing e terceirização podem, sim, ser considerados sinônimos. Mas indo um pouco mais a fundo na questão, consideramos que outsourcing é um tipo de terceirização. Nele, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa. Muitas vezes até mesmo a atividade-fim. Já a terceirização propriamente dita é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante. Encaixam-se no conceito de terceirização pura e simples os serviços ligados a segurança, limpeza e transporte, por exemplo. Por isso, neste artigo vamos nos ater ao outsourcing.

Tarefas de áreas-chave da empresa, como os setores de vendas, TI, ou até mesmo ramificações específicas, como Inside Sales ou impressões podem ser executadas por empresas especializadas.

A organização estrutural do oustsourcing permite que o trabalho possa ser realizado internamente ou remotamente, geralmente com redução de custos e qualidade equivalente ou até superior, proporcionando:

• redirecionamento de recursos para sua atividade-fim;
• redução da estrutura operacional;
• economia de recursos;
• desburocratização da administração.

Aliás, o termo outsourcing é autoexplicativo quando traduzido. "Out" significa "fora" e "sourcing" significa "fonte". Ou seja: é o ato de buscar fontes de fora para realizar esses serviços. Mas você deve estar se perguntando se são apenas essas as vantagens. Na verdade há muitas outras, e elas explicam a popularização dessa modalidade de contratação. Vamos conhecê-las?

5 vantagens de investir em outsourcing

Menos custos

Uma das maiores vantagens do outsourcing é promover uma maior visibilidade dos custos. Relatórios e planilhas tornam possível saber exatamente onde se gasta mais, facilitando providências. A redução de custos também ocorre com a equipe, que fica disponível para processos mais produtivos. Além disso você poupa com treinamentos e eleva o nível de especialização dos profissionais, reduzindo falhas e agregando valor.

Mais produtividade

Quando cada um se dedica àquilo que tem mais conhecimento, todos têm mais chances de executar um excelente trabalho. Isso também significa que cada funcionário poderá se dedicar mais, consequentemente produzindo mais. Na outra ponta, a empresa contratada tem a obrigação contratual de entregar um alto nível de produtividade, cabendo a você apenas monitorar o cumprimento de prazos.

Maior competitividade

Um alto desempenho em todas as áreas parece um sonho inalcançável? Não se você utilizar o outsourcing nas áreas consideradas pontos fracos de sua empresa. O outsourcing otimiza as áreas de excelência da empresa, mas as áreas com menor desempenho serão potencializadas. Com o salto de nível em todos os setores, sua empresa ganhará muitas posições no mercado.

Melhor comunicação

O outsourcing possibilita um canal de comunicação não apenas para resolução de problemas, mas também para troca de experiências.  Outra vantagem neste aspecto é a possibilidade de você focar sua atenção não na gestão de cada setor, e sim no que mais importa: a fidelização do seu cliente.

Riscos reduzidos

O outsourcing traz mais segurança técnica por motivos óbvios. Essa vantagem é possível graças à expertise dos profissionais contratados via outsourcing. Com uma equipe bem preparada e com muito conhecimento à sua disposição, as chances de algo dar errado são drasticamente menores. E claro que, se ainda assim algo der errado, ela estará pronta para resolver os problemas e suprir as necessidades de suas empresa.

O que fazer para garantir todas as vantagens

Cabe ressaltarmos também que para usufruir de todas essas vantagens é importante que, além de investir em um bom outsourcing, sua empresa também colabore enviando dados para monitoramento. Geralmente isso ocorre de forma automática, com instalação de softwares específicos. Cabe a você somente seguir as orientações.

Quando contratar serviços de outsourcing?

Suponhamos que você tem uma empresa de confecções e entende tudo dos processos envolvidos. Também conseguiu bons profissionais para os setores de RH e contábil, áreas que você não domina. Você também tem um bom departamento de TI, mas eles precisam assumir as responsabilidades sobre as impressões, algo que não é de conhecimento do pessoal. Digamos que, nessa parte, eles "quebram um galho". Dessa forma, acaba sobrando pra todo mundo, de todos os setores e níveis hierárquicos, controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões. E é claro que dessa forma os custos se elevam e a qualidade despenca. Nesses casos são possíveis dois cenários. No primeiro, essa forma de gestão das impressões vira um hábito, e todos se acostumam com a ineficiência do processo. No segundo, você precisa correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função. Em qualquer um dos casos fica a pergunta: por que não contratar um outsourcing de impressão (ou de qualquer outra especialidade), colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de melhorar os processos?  Este é o melhor momento para a contratação do outsourcing, e ele vai depender do momento da empresa. Pode ser nas fases iniciais, quando o problema surgir ou mesmo quando ainda não se sabe da existência de um problema.  Qualquer que seja a etapa, a prestação do serviço de outsourcing começa com a análise e configuração do plano de trabalho, culminando no acordo de nível de serviço, garantindo segurança para ambas as partes.

O momento de transição

A transição do serviço realizado por sua equipe para o outsourcing é delicada e deve ser feita com a máxima cautela. Às vezes, demissões são inevitáveis, mas sempre que possível, invista em outsourcing sem abrir mão de funcionários. Afinal como já dissemos, a força de trabalho pode ser deslocada para funções mais produtivas ou até mesmo para cargos de coordenação e supervisão. De qualquer forma, na hora de aderir ao outsourcing, seja transparente e explique para sua equipe a necessidade da mudança e a forma como isso irá impactar na melhoria dos processos.

Um exemplo de outsourcing