Você sabe quanto paga pelas impressões dentro da sua empresa?

E quanto você gasta com as impressoras, no geral? Não sabe? Uma das piores coisas que uma empresa pode fazer é pagar contas sem conhecer detalhadamente os custos envolvidos. Afinal, diante da crise que vivemos, a redução de custos se tornou ainda mais importante para empresas manterem competitivas. É preciso descobrir quais custos são desnecessários e converte-los em investimentos importantes. O segredo para atravessar a crise é simples: Investimentos constantes em seu negócio. Mesmo em meio a crise, empresas que investem conseguem inovar e conquistar mais clientes. Hoje vamos falar sobre um custo que algumas empresas não levam a sério: as impressões. Vamos explicar o motivo pela qual você não deve ignorar as despesas com impressões, e como esse dinheiro que você não tem controle pode se transformar em grandes investimentos para sua empresa.

Os custos com as impressoras são realmente relevantes?

O que você faria, agora, se descobrisse que sua empresa joga fora R$ 100,00 todos os meses? Parece pouco? Que tal R$ 1000,00? Ou até R$ 5000,00? Consegue imaginar quanto dinheiro você jogaria no lixo em um ano? E a pior parte é: Onde não há gestão correta das impressões, é muito comum ocorrer o mau uso das impressoras e também o desperdício exagerado de tinta e papel. Isso pode estar acontecendo agora mesmo na sua empresa, afinal, se você não sabe quanto paga pelas impressões ou quanto gasta para manter essa operação funcionando, você não faz a mínima ideia de quanto dinheiro do seu bolso está indo para o lixo.

A síndrome da falsa sensação de controle

Muitos gestores acreditam manter o controle das despesas com as impressoras mesmo sem entender todo o cenário completo. A realidade que encontramos nas empresas é completamente diferente. Nós chamamos isso de: falsa sensação de controle. Essa sensação faz com que algumas pessoas não se importem com custos "irrelevantes", e pode acontecer por dois motivos:
  1. A pessoa acredita que aqueles custos são baixos;
  2. A pessoa acredita que é fácil mensurar todas as despesas e custos a qualquer momento.
Se você não sabe exatamente quanto paga pelas impressões, e se identificou com uma das opções acima, você está com a falsa sensação de controle. Neste caso, é melhor ficar atento: Os custos são maiores do que você imagina, e não é tão simples medir. Eu posso provar. Você até pode saber quantas resmas de papel sua empresa compra por mês, mas sabe se essas resmas são realmente necessárias? O desperdício de papel é algo muito comum em empresas sem gestão de impressão. Você pode ter todos dados sobre custos com tintas e assistências técnicas, mas realmente conhece os custos dos funcionários envolvidos em problemas com as impressoras? Se algum dos itens acima fez você pensar, saiba que ainda há muito outros escondidos. Confira abaixo os fatores que influenciam no valor você paga pelas impressões, e você não sabe. Custos diretos e indiretos:

Custos diretos

  • Resmas de papéis;
  • Tintas ou toners;
  • Peças quebradas;
  • Assistências técnicas;
  • Impressoras novas.

Custos indiretos

  • Os colaboradores envolvidos com as impressoras rendem menos, já que eles precisam perder tempo com atividades que não geram lucro para a empresa;
  • Os colaboradores estão livres para imprimir qualquer tipo de documento, incluindo arquivos e fotos pessoais, gerando custos extras com papéis, peças e tintas.
  • Os colaboradores também podem imprimir documentos sigilosos (propositalmente ou não) sem que os gestores fiquem sabendo;
  • A má utilização das impressoras geram muitas reimpressões, multiplicando os custos com insumos;

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