Você já parou para pensar quantas vezes por dia as pessoas imprimem documentos desnecessários na sua empresa?

Para gestores essa informação pode ser valiosa, pois é impossível gerenciar os custos de impressão sem medir esse tipo de informação. Mas é possível impedir as impressões sem limites nas empresas? Sim, através das cotas de impressão. Essa estratégia tem ajudado diversas empresas a reduzir custos de impressão e conscientizar os colaboradores. Ficou interessado? Neste artigo você vai descobrir como o controle de cotas de impressão ajuda as empresas a diminuirem custos, e quais as configurações que existem para transformar suas despesas em investimentos.

O que são cotas de impressão?

São regras que os administradores podem criar (através de um software) para limitar a quantidade de impressões ou cópias de qualquer equipamento. Essas regras possuem diversas configurações, conforme descrito abaixo: Tipos de cotas de impressão
  • Cotas Bloqueantes: Essa regra serve para bloquear as impressões de usuários ou grupos que atingirem o limite estabelecido;
  • Cotas Informativas: Essa regra serve para informar os usuários que o limite foi atingido, mas não irá bloquear as impressões. Ou seja, os usuários ainda podem imprimir normalmente;
  • Cotas pré-pagas: Com as cotas pré-pagas os usuários precisam colocar créditos para realizar impressões. Quando os créditos acabam as impressões são bloqueadas;
  • Cotas por Página: A quantidade de impressões de um usuário ou grupo é determinada pelo administrador. Por exemplo: João pode imprimir 1000 páginas por mês. O setor financeiro pode imprimir 5000 páginas por mês;
  • Cotas por Cor: A quantidade de impressões de um usuário ou grupo será determinada pelo tipo de impressão: colorida ou preto e branco. Por exemplo: João pode imprimir 100 páginas coloridas e 200 páginas preto e branco.
  • Cotas por Valor: Funciona como as cotas pré-pagas, porém, é o administrador que determina o valor creditado para cada usuário, grupo ou impressora. Assim, quando um usuário realizar uma impressão, ele conseguirá verificar seu saldo e o custo da impressão. O administrador também pode determinar o custo unitário de cada impressão de acordo com os gastos com tintas, papel e peças.[/li-row]
Além disso, ainda é possível aplicar as regras acima separadamente para impressões e cópias.

Posso usar cotas de impressão no meu negócio?

Pode-se configurar qualquer equipamento de impressão, basta instalar um software, porém, as cotas são mais comuns em ambientes onde há o compartilhamento de impressoras, como empresas, hospitais e faculdades. Para cada cenário há uma configuração que atende aquela necessidade. Por exemplo: Nas faculdades é comum o uso de cotas pré-pagas, onde os alunos compram créditos e imprimem conforme o necessário.

Qual é a vantagem para minha empresa?

A configuração de uma regra de cota de impressão pode diminuir drasticamente a quantidade de impressões diárias, reduzindo custos com papel, tintas e peças das impressoras. Ainda assim, muitos gestores ainda cometem o erro se não se importar com o gerenciamento de impressão da sua empresa. Isso acaba interferindo na gestão de um modo geral, pois todo o planejamento de investimentos e corte de custos é afetado. Ou seja: Os custos escondidos na má utilização das impressoras podem ser convertidos em investimentos importantes para a empresa e para os colaboradores. Não se engane: Não pense que os colaboradores vão deixar de imprimir documentos importantes. Estudos recentes mostraram que, após a implantação das regras, o fluxo de trabalho se mantém o mesmo, mas os custos diminuem. Através do controle de impressão por usuário ou setor, juntamente com um software de bilhetagem de impressão, é possível fazer um monitoramento de impressão avançado e gerar relatórios que ajudam os gestores a tomar melhores decisões sobre os custos da empresa. Por exemplo: É possível descobrir quantas impressões são feitas por dia, semana ou mês, e também quais setores ou pessoas utilizam mais as impressoras. A partir disso fica fácil criar regras de cotas para limitar as impressões conforme a necessidade, diminuindo os custos com papel, tinta, peças e técnicos.

Onde as cotas são configuradas?

Cotas na nuvem: Gerenciamento de cotas totalmente baseado em nuvem. Todas as informações e configurações são sincronizadas. Cotas pré-pagas: Cartões pré-pagos de cotas para recarregar o saldo dos usuários em tempo real. Os cartões podem ser gerados em lotes de diferentes valores e com data de expiração. Controle de cotas nos equipamentos: Controles de impressões e cópias em rede, com cotas informativas ou bloqueantes diretamente no equipamento de impressão. Atenção: Todos os recursos apresentados neste artigo foram baseados no software nddPrint, que já vem embarcado em todas as soluções de outsourcing de impressão da Helioprint.

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