Managed Print Services: entenda o que é e como funciona

Managed Print Services (MPS) é uma solução que assume a gestão completa do ambiente de impressão das empresas — incluindo equipamentos, suprimentos e monitoramento do uso. 

Com a busca por mais eficiência e controle, esse mercado movimentou cerca de US$ 49,5 bilhões em 2024 e deve quase dobrar até 2033, segundo projeções do IMARC Group. 

O crescimento anual estimado é de 6,83%, o que mostra como esse modelo vem ganhando força em negócios de todos os tamanhos.

Diante desse cenário de expansão, vale entender por que o Managed Print Services se tornou uma escolha estratégica para tantas organizações. 

Nos próximos tópicos, mostramos como esse modelo funciona, os problemas que ele resolve e os ganhos que entrega em produtividade, organização e economia.

Quer descobrir como transformar um setor cheio de gargalos em uma operação mais leve, previsível e organizada? Continue conosco!

O que é Managed Print Services (MPS)?

Managed Print Services, ou serviços de impressão gerenciada, é um modelo de gestão. Nele, a empresa transfere toda a responsabilidade pelo ambiente de impressão para um fornecedor especializado.

Isso envolve não só impressoras e multifuncionais, mas também scanners, plotters e ferramentas de software usadas para controle de acesso ou bilhetagem.

Ele é conhecido como full outsourcing e inclui monitoramento, gestão ativa e reestruturação dos fluxos de impressão.

Quais problemas o Managed Print Services resolve?

Muitas organizações lidam com um ambiente de impressão desorganizado, cheio de equipamentos subutilizados, gastos descontrolados e falhas recorrentes. 

Com uma gestão profissional e centralizada, é possível enxergar o que está dando errado e ajustar o sistema de forma mais inteligente. Entenda como!

Falta de controle sobre impressões

Sem controle, qualquer um imprime o que quiser e quando quiser, sem pensar nos custos. O Managed Print Services ajuda a limitar esse tipo de comportamento. 

Com a instalação de softwares de monitoramento, é possível saber exatamente quem está imprimindo, o quê e por quê. Assim, torna-se viável impor limites de páginas ou restrições para impressões coloridas.

Custos imprevisíveis com suprimentos e manutenção

Empresas que compram cartuchos ou toners apenas quando o estoque acaba vivem no improviso. Além disso, impressoras quebradas tendem a virar gargalos, paralisando setores inteiros.

Com o Managed Print Services, isso muda. O fornecedor acompanha os níveis de suprimentos remotamente e aciona a reposição antes que faltem. 

Já as manutenções são programadas ou realizadas sob demanda, sem que o cliente precise correr atrás de assistência técnica a cada desafio.

Equipamentos subutilizados ou mal distribuídos

É comum ver impressoras encostadas em um canto, enquanto outras enfrentam filas constantes. Esse tipo de desorganização gera lentidão e atrapalha o fluxo de trabalho. 

Uma das primeiras ações do Managed Print Services é fazer um mapeamento completo do parque de impressão. 

Com base nisso, redistribui os equipamentos, substitui os que estão defasados e elimina redundâncias. O objetivo é que cada setor tenha à disposição aquilo que de fato precisa — nada mais, nada menos.

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Benefícios do MPS para empresas

O Managed Print Services (MPS) ajuda a lidar melhor com ambientes de impressão, promovendo ganhos táticos e estratégicos. A seguir, veja como esse modelo impacta várias frentes em uma organização.

Previsibilidade e controle de gastos

Com o MPS, o custo de impressão deixa de ser uma incógnita. A organização sabe quanto paga por página ou define um valor mensal fixo, o que facilita o planejamento financeiro. 

Espaço mais organizado e operação mais rápida

Ao eliminar impressoras mal distribuídas ou obsoletas, o MPS reorganiza o ambiente físico. Isso garante que os equipamentos estejam nos lugares certos, o que diminui filas e agiliza o trabalho. 

Suprimentos e manutenção sob controle

Toner acabando? O sistema já aciona o fornecedor antes de o estoque zerar. Manutenção preventiva? Já está programada. O MPS elimina as paradas inesperadas por falta de insumo ou falha técnica, e mantém a operação rodando sem interrupções.

Menos desperdício, mais responsabilidade ambiental

Com relatórios detalhados, fica mais fácil adotar cotas de impressão, incentivar o uso frente e verso e reduzir o consumo de papel. 

Essa conduta favorece a economia e ainda reforça o posicionamento diante de práticas sustentáveis, algo cada vez mais valorizado por clientes e parceiros.

Impressões mais seguras e alinhadas à LGPD

O MPS também atua na proteção de dados. Recursos como autenticação de usuário e registro de atividades impedem o acesso indevido a documentos sensíveis e ajudam no cumprimento de leis como a LGPD. 

Equipe interna com mais tempo para operar

Com o ambiente de impressão sob controle, os times de TI e administrativos ganham tempo. Em vez de correr atrás de toner, consertar impressora ou lidar com chamados repetitivos, essas equipes podem focar em projetos estratégicos.

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Conclusão

O Managed Print Services atende a um problema comum no meio corporativo: a desordem no ambiente de impressão. 

Falta de controle, custos imprevisíveis, equipamentos mal distribuídos e desperdício de insumos se tornam rotina quando não há uma gestão eficaz. 

Mais do que reduzir custos, esse modelo reorganiza o espaço, automatiza a reposição de suprimentos, melhora a performance das equipes e fortalece práticas sustentáveis e de proteção de dados. 

O crescimento projetado para os próximos anos mostra uma tendência clara: empresas de todos os portes estão percebendo como uma boa gestão de impressão favorece a produtividade e o planejamento.

É com esse mesmo olhar estratégico que a Helyo atua. Com nosso modelo de outsourcing de impressão, você terceiriza seu parque de forma inteligente, sem ter que comprar equipamentos. 

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