Fluxo de trabalho: o que é, etapas e como implementar no seu negócio

O fluxo de trabalho é a base que mantém as operações de uma empresa em movimento. Ele organiza as tarefas, define o que precisa ser feito e garante que tudo aconteça no tempo certo. Com um bom fluxo, as equipes sabem exatamente onde focar seus esforços.

Neste artigo, vamos ver as etapas que ajudam a criar um fluxo estruturado e como a tecnologia pode simplificar esse processo. Continue lendo e veja como definir um fluxo para sua empresa!

O que é o fluxo de trabalho?

O fluxo de trabalho é uma sequência estruturada de processos que orienta as atividades em um departamento ou projeto. Ele define as etapas e as tarefas a serem executadas para alcançar os resultados desejados.

Hoje, é possível otimizar o fluxo operacional com ferramentas de automação, como gerenciadores de tarefas, softwares de gestão de projetos, plataformas de colaboração em equipe e sistemas de monitoramento de desempenho. 

Qual a importância do fluxo de trabalho?

O fluxo de trabalho garante que todos na equipe saibam exatamente o que fazer, quando fazer e como fazer. Isso elimina a incerteza e facilita a execução de tarefas.

Com um fluxo organizado, a coordenação entre os membros da equipe melhora. Todos podem acessar as informações necessárias de um ponto central, evitando duplicações e processos manuais.

Além disso, os membros da equipe entendem como suas ações afetam os objetivos da organização, o que gera mais alinhamento e eficiência.

Quais são as etapas do fluxo de trabalho?

O fluxo de trabalho é composto por sete etapas organizadas em três estágios: planejamento, execução e revisão. 

Planejamento

A etapa de planejamento envolve: 

• Concepção e coleta de informações: aqui, as necessidades do projeto são definidas e as informações relevantes são reunidas.
• Recebimento de solicitações: as demandas são recebidas e registradas para organização do processo.
• Priorização e alocação de recursos: as tarefas são priorizadas e os recursos são distribuídos conforme a necessidade.

Execução

A etapa de execução inclui:

• Desenvolvimento e revisão: as atividades são desenvolvidas conforme o planejamento e passam por revisão contínua.
• Monitoramento do progresso: o progresso é acompanhado para garantir que o projeto siga conforme o esperado.

Revisão

Na etapa de revisão, temos:

• Aprovação: após a conclusão, as etapas são revisadas e aprovadas para seguirem em frente.
• Geração de relatórios: por fim, relatórios são gerados para documentar o andamento e os resultados do ciclo de trabalho.

Essas etapas garantem que cada processo seja bem gerido e alinhado com os objetivos propostos.

Como implementar o fluxo de trabalho no seu negócio?

Implementar um fluxo de trabalho no seu negócio exige planejamento e ações cuidadosas. Comece revisando os processos atuais para entender o que funciona bem e onde há espaço para melhorias. 

Em seguida, elabore um novo planejamento com a participação da equipe, atribua responsabilidades e acompanhe o progresso. A tecnologia também desempenha um papel importante na otimização do fluxo.

1. Reveja os processos atuais

Antes de iniciar um novo fluxo operacional, você deve entender como as atividades são realizadas atualmente. Identifique quais processos precisam de ajustes e quais estão funcionando bem. 

A liderança tem um papel central nesse momento. É ela quem define com que frequência a organização estabelecerá objetivos e resultados-chave. Com essa frequência definida, a gestão das metas torna-se mais eficiente.

2. Faça um novo planejamento

Crie um novo planejamento após revisar o antigo. Reúna sua equipe, os líderes e os principais participantes do projeto. A troca de ideias entre todos é fundamental para definir as metas e objetivos do fluxo operacional.

Ao envolver todos nas decisões, você aumenta o engajamento e a compreensão de cada parte do plano.

3. Atribua responsabilidades por projeto e entregas

Com todos alinhados, é hora de definir as etapas do processo e as responsabilidades de cada membro.

Para que o fluxo flua naturalmente, cada pessoa precisa entender o papel que desempenha. Isso inclui conhecer as metas do projeto e as tarefas a cumprir. 

Quando as responsabilidades são bem definidas, a equipe trabalha de forma mais coordenada. Não há risco de tarefas se sobreporem ou ficarem esquecidas. 

4. Monitore o progresso do novo fluxo

Avalie se as responsabilidades estão sendo cumpridas, se a execução das tarefas segue conforme o esperado e como está o bem-estar dos colaboradores.

Além disso, analise os resultados alcançados, as projeções feitas e as expectativas de capacitação da equipe. Se perceber que algo não está funcionando como deveria, ajuste as estratégias e os processos. 

Líderes e membros da equipe devem fornecer atualizações periódicas sobre o status das tarefas. Essa troca de informações ajuda a identificar ajustes necessários.

5. Aproveite a tecnologia para otimizar o fluxo de trabalho

Incorporar tecnologia ao fluxo de trabalho pode melhorar a produtividade e reduzir falhas operacionais. A automação é uma das melhores formas de alcançar isso. 

Você tem duas opções: criar uma plataforma interna com sua equipe de TI ou adotar uma solução pronta no mercado.

A primeira opção oferece mais controle, mas exige tempo e recursos. Se o sistema apresentar problemas, ajustes serão necessários, o que pode causar atrasos e comprometer o fluxo de trabalho. 

Já as soluções prontas são mais rápidas de implementar e contam com suporte técnico, o que reduz os riscos de interrupções.

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Com o Stepfy, você monitora todas as atividades, responsáveis e prazos de entrega em um só lugar. Essa integração elimina a necessidade de ferramentas extras, como e-mails e outros canais de comunicação.

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Isso não apenas otimiza seus processos, mas também elimina retrabalhos e reduz a necessidade de buscas ou alimentações manuais de informações.

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Conclusão

O fluxo de trabalho organiza e direciona as operações corporativas. Ele é composto por etapas de planejamento, execução e revisão, que garantem o alinhamento da equipe e a concentração nos objetivos. 

A tecnologia, como automação e sistemas de gestão, simplifica a execução desses processos e melhora a coordenação.

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