9 motivos para ter um scanner profissional na sua empresa

Qualidade, otimização do tempo, praticidade e funções programáveis são só algumas das vantagens. Saiba mais sobre elas e como podem ajudar a sua empresa.

Para algumas empresas a digitalização é parte da rotina, nesses casos o scanner profissional pode ser o maior aliado. Consultórios médicos, cartórios, advocacias e construtoras, por exemplo, precisam digitalizar diariamente muitos documentos importantes e a qualidade na imagem é essencial.

Além disso, fatores como velocidade, praticidade, mobilidade do equipamento e funções programáveis fazem toda a diferença. Por isso, Júlio C. Jaginski, que é especialista na área gráfica da Helioprint, vai dar dicas e elucidar dúvidas sobre o scanner profissional. 

Primeiramente, é importante deixar claro que tanto o scanner profissional, quanto a multifuncional tem seus méritos. Então se você está em dúvida entre escolher um ou outro, tudo vai depender da quantidade e da qualidade dos documentos quer digitalizar. 

“A minha dica é aliar os dois equipamentos na sua empresa, um não exclui o outro e sim complementa”, pontua Júlio. Confira as dicas do especialista:

1. O scanner profissional ajusta sozinho os documentos digitalizados

Se uma página entra no equipamento desalinhada, o software do drive ISIS/TWAIN, endireita automaticamente a imagem digitalizada. Isso pode evitar possíveis retrabalhos, por exemplo, além de conferir aos seus documentos mais qualidade e alinhamento das páginas ao final da digitalização. 

2. Você vai conseguir visualizar o trabalho antes do processo começar

Essa função de pré-digitalização serve para que você possa editar e fazer ajustes na imagem antes de dar o start, evitando retrabalho. Assim, é possível digitalizar a primeira página, fazer os retoques e assim que estiver satisfeito, continuar o processo com o restante do lote. Os ajustes continuam nas páginas subsequentes e não há necessidade de fazer novas mudanças até o final do trabalho.

3. Você terá a praticidade do modo automático

Se a sua empresa tem um fluxo de digitalização intenso, essa função vai facilitar a sua vida. Pois ela aplica as melhores configurações em cada imagem digitalizada de acordo com o algoritmo do sistema. Assim, você não precisará ficar fazendo ajustes todas as vezes que for usar o equipamento.

4. Documentos preto e branco e coloridos são digitalizados de acordo com a sua cor de origem

A função de detecção automática de cor permite que o scanner profissional determine entre os vários tipos de documentos, quais serão salvos em cor. Na prática, isso significa que você não precisará separar as páginas por cor, antes de digitalizá-las. Além disso, esse processo possibilita que os arquivos fiquem menores, pois cada um é processado com a sua cor original e salvo dessa maneira. 

5. Você vai conseguir eliminar elementos de cor indesejados da imagem

Pense no seguinte caso, você precisa enviar um documento original, mas ele se encontra com escritas a caneta. Com essa função você consegue eliminar a cor da caneta e digitalizar somente o que precisa. Ainda dá para remover linhas e caixas sombreadas. 

6. Dá para pular as páginas em branco

Nas multifuncionais normais, isso não é possível e mesmo as folhas com nada escrito são digitalizadas, o que é um problema. O scanner elimina páginas desnecessárias, tornando o arquivo mais organizado, limpo e mais leve. Pense nos grandes lotes que você digitaliza, por exemplo. Deste modo não precisará mais se preocupar com as folhas em branco e nem com documentos frente e verso já que o scanner faz isso por você.

7. É possível melhorar o texto antes de digitalizar

Essa função transforma o documento pouco legível em um arquivo digital mais fácil de ler. O scanner oferece dois modos de leitura de texto para alcançar a legibilidade. Cada um deles deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento. Ela é ideal para as empresas que precisam guardar documentos de forma legível para utilizar mais tarde.

8. Chega de documentos borrados e imagens com manchas

Essa função deixa o arquivo mais legível e leve, além de também facilitar a leitura. Assim, como o item anterior esse recurso torna o documentos mais limpo e organizado. Pois ela evita que as imagens presentes no verso da folha apareçam no fundo da digitalização. Com ela também é possível remover o fundo de um documento para deixar o texto mais claro e visível.

9. Função de suavização de fundo

Ela também contribui para um arquivo digital mais limpo e legível, pois elimina o fundo escuro e irregular. Ela reduz as desigualdades e suaviza os dados do documento digitalizado.

Como pudemos ver o scanner profissional possui uma lista com muitas qualidades. Mas antes de investir em uma, é preciso analisar as necessidades do seu negócio. Você trabalha com um volume muito grande de documentos digitalizados? Quantos minutos você gasta por dia para configurar essas páginas? Você precisa de qualidade nesses itens? Todas essas, são questões que devem ser levadas em consideração. 

“Outra coisa a se pensar é que os chamados técnicos para os scanners são inferiores da multifuncional. Isso porque ela precisa de menos suprimentos. Mas novamente eu ressalto que ambos devem ser usados como aliados na empresa”, conclui Júlio C. Jaginski.

Scanner profissional ou multifuncional?

Assim como o nosso especialista Júlio falou, ambos os equipamentos são importantes no dia a dia da empresa. Por isso, ter os dois é a saída mais lógica para este dilema. A Helioprint trabalha com o outsourcing de impressão para todos os equipamentos do setor gráfico e com as tecnologias mais recentes.

Há mais de 40 anos no mercado, é certificada como empresa referência pelo selo Great Place To Work (GPTW). Que nada mais é do que um certificado que indica que a empresa é um ótimo lugar para trabalhar. Um lugar que se importa tanto com os colaboradores quanto com os clientes e fornecedores.

Além do serviço de locação, a Helioprint também oferece o recurso de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Este método permite que um sistema organize, monitore, classifique e armazene em massa as suas digitalizações. Se você ficou com alguma dúvida, a Helioprint está disponível para respondê-las. No site você encontra mais especificações dos serviços e como contratá-los. Além disso, no Blog é possível encontrar outros artigos que te ajudarão ainda mais na sua empresa.