Podemos dizer que uma recepção de clínica é o aquecimento para o atendimento médico, e faz toda a diferença.
E quando ela é bem projetada, pode ser um grande trunfo para aumentar a satisfação na experiência do paciente, reduzindo a ansiedade e melhorando a percepção sobre a qualidade da clínica.
Neste artigo você vai aprender como organizar uma recepção de clínica para transformá-la em um lugar onde o tempo voa (comprovados pela psicologia e neurociência).
E a melhor parte: Essas técnicas funcionam para clínicas pequenas, grandes, modernas ou clássicas.
1. Capriche na organização e limpeza
Dicas rápidas:
Evite poeira, sujeira e outros detritos no chão e nos objetos;
Mantenha a mobília limpa e bem preservada;
Disponha os móveis de modo que não atrapalhe o fluxo das pessoas até o balcão e aos consultório médico;
Crie ilhas de cadeiras e poltronas ao redor do ambiente para evitar aglomerações;
Quando o paciente entra, o primeiro contato dele é com a recepção da clínica.
Se ela estiver desorganizada, suja, tumultuada ou barulhenta, o nível de satisfação vai cair imediatamente, mesmo que o atendimento ainda não tenha sido realizado.
E pode piorar ainda mais...
A partir de uma primeira impressão ruim, cada pequena experiência negativa será potencializada.
Pequenas coisas que antes seriam irrelevantes, passarão a incomodar mais os pacientes, aumentando a frustração com o atendimento rapidamente.
Mesmo que o médico realize um atendimento humanizado, tratando cada paciente com carinho, respeito e eficiência, a nota final da sua empresa, devido à experiência na recepção, não vai ser boa.
Como a ciência explica esse comportamento?
Quando crianças, queremos tocar, cheirar e sentir tudo a nossa volta. Esta é a maneira que o nosso cérebro usa para entender e aprender sobre o mundo ao redor.
Conforme crescemos, o cérebro muda de estratégia para poupar energia, e passamos a prever alguns comportamentos mundanos a partir de memórias de experiências passadas.
Chamamos este comportamento de associação neural.
Mas o que isto tem haver com a recepção da minha clínica?
Baseado na bagunça, má organização ou falta de higiene, o cérebro das pessoas vai fazer associações para prever que aquele lugar não corresponde às expectativas de um ambiente hospitalar decente.
Confira abaixo algumas fotos de recepções de clínicas que aplicam os conceitos explicados:
2. Proporcione conforto e distrações
Dicas rápidas:
Mantenha o ambiente sempre climatizado;
Ofereça água, café, suco ou até mesmo biscoitos;
Invista em cadeiras confortáveis, poltronas e sofás;
Equilibre a iluminação. Se for possível, aproveite a luz natural;
Deixe a senha do Wi-Fi à mostra. O mundo online é a principal distração da maioria das pessoas hoje em dia;
Cuidado ao deixar música tocando. Algumas pessoas tem aversão muito forte por alguns estilos musicais;
A TV ligada com o volume baixo pode ajudar, porém, atenção na programação. O ideal é que esteja passando algo relacionado à saúde. Que tal uma série de vídeos interessantes sobre especialidade da clínica?;
Livros e revistas devem ser disponibilizados apenas se forem atuais e bem cuidados. Manter livros e revistas antigas passa a sensação que você não se importa, e está oferecendo qualquer coisa;
Para as crianças, alguns brinquedos ou livros para colorir podem ajudar.
Além de receber os pacientes, a recepção da sua clínica tem a missão de tornar a espera agradável.
O conforto dos móveis e as distrações são peças essenciais para que as pessoas fiquem relaxadas e menos ansiosas.
Cada minuto que o paciente permanece em condições precárias ou, até mesmo habituais, podem influenciar negativamente a percepção sobre o tempo de espera.
Ou seja: Alguns minutos podem se transformar em horas na cabeça de um paciente entediado ou desconfortado.
Como a ciência explica este comportamento?
A percepção temporal é tratada por um sistema altamente distribuído, envolvendo o córtex cerebral, cerebelo, gânglios basais e o núcleo supraquiasmático.
Todos estes sistemas cerebrais de registro da passagem do tempo são flexíveis, e levam em conta informações sensoriais, emoções e expectativas.
Com isso, quem sofre é a sua clínica.
Condições desconfortáveis ou estressantes aumentam a percepção do tempo, diminuindo a satisfação com o atendimento da sua clínica.
Confira algumas fotos que exemplificam o conteúdo explicado:
3. Elabore uma decoração atraente e aconchegante
Dicas rápidas:
Pense em uma arquitetura que remeta à sua especialidade;
Cuide para não criar poluição visual com o excesso de objetos. Flores, quadros, plantas e outros objetos de decoração devem ser usados em harmonia com o resto da decoração.
Pinte as paredes e tetos com cores claras. Evite o branco completo. Se quiser, use papel de parede ou texturas diferenciadas em uma das paredes para criar contraste visual;
Objetos como quadros, almofadas, e até mesmo poltronas podem usar tons escuros e estampas coloridas para contrastar com o resto do ambiente.
A decoração da sua clínica precisa ser o reflexo do seu negócio, juntamente com a preocupação que você tem com os pacientes.
São estas sensações que as pessoas devem sentir ao entrar na sua clínica.
Quer saber o motivo?
Uma sala bem decorada gera a sensação de aconchego e demonstra para os pacientes que eles estão em um lugar de confiança.
Porém, a dica mais importante é:
Leve sempre em consideração os gostos do seu público.
Por exemplo, a decoração para recepção de uma clinica médica deve ser diferente de uma clínica de odontoloógica.
Além disso, veja como decorar alguns tipos de clínicas:
Clínica de pediatria: a recepção deve ser colorida e alegre para diminuir o efeito intimidante causado nas crianças. Até mesmo um espaço com alguns brinquedos é importante.
Clínica de estética: a recepção deve possuir um toque elegante e requintado, com cores que remetam à beleza, juventude e saúde. Uma dica legal é usar quadros com pessoas bonitas que representem os seus procedimentos.
