Como um Tabelionato de Notas reduziu custos com a locação de impressoras?

Reduzir custos é sempre um desafio das organizações, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Descubra como o 3º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos de Blumenau conseguiu fazer isso a partir do outsourcing de impressão.

Será que com a locação de impressoras pode ajudar um Tabelionato de Notas a economizar? Uma coisa é fato: esse tipo de organização tem uma rotina muito dinâmica. Ou seja, a impressão de documentos faz parte desse dia a dia, o que acaba pesando no orçamento mensal.

O 3º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos de Blumenau entendeu isso e foi atrás de uma solução que gerasse economia, mas não comprometesse a qualidade dos serviços já prestados. E o resultado foi surpreendente. Mas sabe o que é melhor? A economia hoje sentida pelo 3º Tabelionato também pode ser experimentada aí no seu Cartório! 

Quer saber mais? Então confira mais este case de sucesso de outsourcing!

O problema

Como toda instituição, o 3º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos de Blumenau, ou simplesmente Cartório Buch - como é conhecido na cidade, buscava alternativas para diminuir seus custos.

“Queríamos encontrar uma forma de economizar com impressão e, ao mesmo tempo, ter um atendimento eficaz e que suprisse a nossa demanda”, explica Wellington K. S. T. Saziki, que atua no setor de Certificação Digital da empresa.

Mas como economizar com impressão se, geralmente, a demanda por esse tipo de serviço aumenta? Fora os insumos, por exemplo: papel, cartucho, etc. Além disso, tem a manutenção dos equipamentos.

Ou seja, parecia uma missão impossível, não é mesmo? Com o desafio lançado, era hora de encontrar a solução.

Solução

Depois de analisar tudo o que poderia ser feito, a equipe do Cartório entendeu que adotar o outsourcing de impressão (locação de impressoras) seria a alternativa. Sendo assim, através da indicação de conhecidos, contataram a Helioprint.

“O que mais chamou nossa atenção foi a forma como analisaram nosso cenário antes de fazer uma proposta”, destaca Wellington.

O raciocínio aqui é simples: outsourcing proporciona, por exemplo, um maior controle sobre aquilo que precisa ser impresso, o que consequentemente traz economia. Além disso, ele zera os erros de impressão por falha no suprimento, melhorando a qualidade do que se imprime.

Resultados

Embora o Tabelionato não precise os números com o locação de impressoras, garantem que “a economia foi significativa em relação ao que gastávamos antes”. Outro ponto notado pelos colaboradores é que “os erros de impressão diminuíram consideravelmente”. 

“O controle de estoque e o suporte são muito eficientes e nos trazem certa tranquilidade. Os equipamentos atendem às demandas e os erros com impressão não existem [mais]. Não sofremos com espera longa por manutenção ou por falta de peças”, completa Wellington.

Quanto aos suprimentos, se, antes, era necessário chacoalhar o cartucho/toner para ter a certeza de que havia acabado... e ainda era preciso fazer o controle, agora, antes mesmo do material acabar, uma nova remessa já é enviada à empresa!

Isso é otimização de tempo! Ou seja, o funcionário não precisa mais monitorar equipamento, podendo se dedicar a outras funções.

“Muito eficiente”

A seguir, confira a entrevista que o Wellington nos concedeu e veja como o outsourcing da Helioprint poderia fazer o seu negócio iniciar 2021 cortando gastos e ampliando a eficiência!

Helioprint: É possível afirmar que, com o outsourcing, vocês estão gastando menos papel?

R: Sim, estamos gastando menos com papel.

Helioprint: A qualidade das impressões melhorou? Se sim, pode dar um exemplo?

R: Sim, nós estamos utilizando suprimentos originais e isso garante melhor qualidade de impressão.

Helioprint: O que vocês faziam antes quando a impressora quebrava? E agora, como isso é resolvido?

R: Era necessário ligar para o fornecedor, explicar o defeito, aguardar a chegada da peça. Atualmente, precisamos apenas abrir um chamado através da plataforma e, dentro de algumas horas, já estamos com a questão solucionada.

Helioprint: Então, qual a sua opinião sobre a nossa assistência técnica?

R: Muito eficiente. As questões são solucionadas de maneira rápida.

Helioprint: Hoje, você conseguiria ver sua empresa sem o outsourcing?

R: Não. O excelente desempenho apresentado tanto na qualidade dos suprimentos e equipamentos, quanto no suporte técnico, é fundamental para nós.

Helioprint: E como foi a adaptação da sua empresa com o outsourcing?

R: Muito tranquila. Não demorou muito para nos adaptarmos!

Fale com quem entende

Agora que sabemos das vantagens que o Tabelionato de Notas obteve com a locação de impressoras, se você também quer ter essa boa experiência na sua empresa, nós podemos ajudar.

Com soluções personalizadas, levando em conta as dinâmicas próprias do seu negócio. Ou seja, desenvolvemos soluções em outsourcing de impressão que cabem no seu bolso!

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