9 ideias inteligentes para reduzir custos em clínicas e hospitais

Ter ideias para reduzir custos em clínicas e hospitais pode ser difícil às vezes.

Parece que tudo já foi feito, já foi pensado.

Porém, os maiores gestores de sucesso não se contentam apenas com as mesmas ideias e estratégias habituais do mercado.

Eles vão além.

Continue lendo e descubra rapidamente como reduzir os custos hospitalares do seu negócio através de 9 ideias inteligentes.

1. Automatize processos

Médicos, técnicos, enfermeiros e recepcionistas devem dedicar o tempo em atender e cuidar bem dos pacientes.

Cada minuto que eles não estão focados neste objetivo, sua instituição está perdendo dinheiro.

O motivo é simples: Você está gastando dinheiro para que os colaboradores caros façam tarefas repetitivas e rotineiras.

Porém, é possível, através da tecnologia, aumentar a velocidade desses processos e operações para que os custos sejam minimizados.

Confira alguns exemplos:

• Sistema de agendamentos online: Diminui o tempo em linha das recepcionistas a facilita a operação para o paciente;
• Sistema de confirmação de consulta: Normalmente vêm embarcado em sistemas de agendamento, permitindo, via SMS ou email, solicitar a confirmação das consultas, evitando que recepcionistas e secretárias percam tempo com esta tarefa;
• Sistema de Emissão de laudos online: Através da telemedicina é possível enviar exames para os especialistas realizarem laudos remotamente. A partir disto, os médicos ou técnicos que realizaram os exames têm acesso aos resultados rapidamente;
• Prontuário eletrônico: Permite unificar, atualizar e consultar todas as informações dos pacientes de forma simples e rápida, diminuindo a necessidade de salas para armazenamento de arquivos, e evitando a perda de tempo na procura de documentos antigos;
• Pulseiras com códigos de barras: Outra ferramenta para promover redução de gastos hospitalares, principalmente na enfermagem. As pulseiras eletrônicas permitem aos enfermeiros realizar a administração eficaz de medicamentos e verificar as informações de forma rápida e precisa.

2. Terceirize serviços

É quase impossível executar um projeto de redução de custos hospitalares sem terceirizar alguns serviços.

Não é à toa.

Substituir funcionários ou maquinários por agentes terceiros pode reduzir em até 30% o custo de operação de alguns departamentos.

Quer alguns exemplos?

O outsourcing de impressão é uma excelente ideia para reduzir custos em hospitais e clínicas devido a carga de trabalho que as impressoras exigem.

Essa demanda é repassada, normalmente, ao departamento de TI da instituição, que perde muito tempo resolvendo problemas pequenos e realizando a manutenção e recarga dos equipamentos.

Mas a melhor parte de terceirizar este serviço vem agora:

As melhores empresas que prestam este serviço possuem técnicos especializados em impressão de exames médicos em papel, capazes de realizar configurações avançadas capazes de atender as necessidades (tons, cores e definição) de diferentes setores dentro de uma instituição de saúde.

A limpeza é outro setor onde a terceirização pode trazer muitos benefícios financeiros para o seu negócio.

E a melhor parte é: A maioria das empresas que presta este serviço oferece mão de obra com experiência específica em diversos segmentos, incluindo a área da saúde.

Isto significa que você não vai precisar investir em treinamentos.

3. Avalie os fornecedores periodicamente

Algumas empresas costumam manter fornecedores por longos períodos devido ao fato de não haver nenhum problema latente.

Porém, assim como algumas doenças, os custos desnecessários podem agir de forma silenciosa, e quando você descobre pode ser tarde demais.

O motivo vai surpreender…

O serviço que você considera bom, pode estar completamente defasado frente aos concorrentes.

E você nem fará ideia.

No final das contas, você vai precisar repassar os custos de um serviço medíocre para os pacientes, enquanto seus concorrentes podem dispor de fornecedores com condições melhores, mais agilidade, serviços diferenciados ou produtos superiores.

E tem mais…

Ao avaliar seus fornecedores e seus respectivos mercados, você conseguirá mais argumentos para renegociar ou cancelar contratos, uma vez que conhece as vantagens dos outros fornecedores.

4. Defina protocolos assistenciais

Protocolos assistenciais consistem em códigos de conduta que servem para orientar o corpo clínico diante de situações processuais.

São extremamente úteis para impedir práticas abusivas, desnecessárias ou incorretas por parte de profissionais ou pacientes, tais como excesso de exames, uso compulsório de material hospitalar, consumo pouco racional de medicamentos, recorrência de internações desnecessárias e permanência prolongadas.

Mas cuidado.

Nunca se esqueça que os protocolos assistenciais tem caráter orientativo, e não restringente.

De acordo com as boas práticas de atendimento humanizado, o corpo clínico não deve desrespeitar os pacientes ou ignorar seus desejos e anseios.

Outros cuidados na hora de implementar esses protocolos são:

• Cada protocolo deve ser embasado na experiência do corpo clínico, unido às evidências científicas e recursos disponíveis;
• Os fluxos de atendimento devem priorizar o manejo eficaz e eficiente de pacientes com determinadas condições, caso contrário não serão úteis;
• Para ampliar a efetividade da operação, de forma geral, os protocolos devem ser elaborados por equipes multidisciplinares.

5. Substitua os equipamentos antigos

Ares-condicionados e lavadoras antigas, além das lâmpadas incandescentes, são alguns dos equipamentos elétricos que mais consomem energia desnecessariamente.

Já os aparelhos modernos de alta eficiência possuem mecanismos ajustáveis e controles adaptáveis de acordo com o uso, podendo reduzir o consumo de energia drasticamente.

Confira alguns exemplos:

• Ares-condicionados modernos conseguem atingir a temperatura ideal mais rapidamente, economizando energia. Lembre-se, também, de manter os filtros sempre limpos e as janelas bem fechadas;
• Lavadoras de roupas modernas consomem menos energia e água para realizar a higienização adequada;
• Lâmpadas LED são mais eficientes e consumem menos energia que as lâmpadas incandescentes, além de gerar menos calor no ambiente.

Mas isso não é tudo.

Há outras ações simples que podem ajudar a economizar energia em hospitais ou clínicas como, por exemplo, aproveitar a iluminação natural e instalar sensores de presença em locais onde a luz não precisa ser constante.

6. Reduza as glosas na enfermagem

As glosas hospitalares (técnicas e administrativas) geram custos desnecessários para uma instituição de saúde.

Mas por que estamos falando especificamente da enfermagem?

Estudos indicam que a maioria dos problemas de glosas estão ligados aos materiais e medicamentos administrados nos procedimentos de enfermagem.

Ou seja: Reduzir glosas na enfermagem vai, consequentemente, economizar material hospitalar e aumentar a produtividade da equipe, diminuindo os custos hospitalares em geral.

Veja algumas dicas práticas para sua equipe reduzir custos na enfermagem:

• Preste muita atenção na digitação de materiais, medicamentos e procedimentos;
• Registre adequadamente as guias de autorização de procedimentos medico-hospitalares;
• Automatize processos (explicado no item 1 deste artigo);
• Fique atento à checagem de medicamentos (nome e registro profissional pelo enfermeiro executante);
• Tome cuidado para não ocorrer ausência de checagem de medicamentos ou falta de prescrição para os procedimentos;
• Evite anotações realizadas a lápis. Prefira sistemas informatizados;
• Preencha detalhadamente cada procedimento executado no prontuário do paciente.

7. Fique atento aos indicadores de atendimento hospitalar

Através dos indicadores de atendimento hospitalar é possível medir os índices de eficiência dos procedimentos de cada setor.

Com base nos dados obtidos, pode-se definir novas estratégias para melhorar a produtividade do corpo clínico, economizar materiais e medicamentos ou até mesmo aumentar o faturamento da instituição;

Os principais indicadores de atendimento hospitalar são:

• Taxa de ocupação;
• Intervalo de substituição;
• Tempo médio de permanência;
• Rentabilidade e faturamento.

Só existem esses indicadores?

Não.

Você deve criar indicadores de acordo com objetivos e especialidade médica.

Veja algumas dicas de como criar novos indicadores de atendimento para o seu negócio:

• Determine o tipo de indicador. Pode ser um índice, um percentual, um número, um fato, uma taxa e etc;
• Especifique a fonte dos dados e defina o setor responsável por fornecer a informação;
• Estabeleça a frequência de coleta dos dados. Coletar dados aleatoriamente não é eficiente.

8. Simplifique e padronize os processos administrativos

A simplificação e padronização das rotinas burocráticas agiliza os procedimentos e garante que a qualidade de atendimento seja aplicada por todos os profissionais.

Algumas dicas para criar esses protocolos são:

• Avalie a eficiência das rotinas e proponha mudanças conforme a necessidade;
• Documente os padrões de processos para que todos colaboradores consigam compreender e executar os passos de acordo com o protocolo;
• Reavalie as rotinas periodicamente para verificar se há possibilidade de melhorias.

Acima de tudo, nunca se esqueça:

A padronização e simplificação de rotinas e processos nunca deve implicar na perda de qualidade ou redução da humanização do atendimento.

O paciente deve estar sempre em primeiro lugar.

9. Implante o banco de horas

É fato: Horas extras em ambientes hospitalares são inevitáveis.

Principalmente em clínicas de imagem e setores de radiologia de hospitais.

Uma alternativa para diminuir gastos com horas extras, e ainda continuar efetuando o trabalho necessário para o hospital, é implantar um sistema de banco de horas.

Como funciona?

Através dele os profissionais acumulam as horas extras trabalhadas e recebem o direito de folgar em outras datas mais oportuna.

Dessa maneira eles podem desfrutar de alguns dias de descanso, emendar feriados ou até mesmo antecipar ou estender férias.

Mas a melhor vantagem é:

A sua instituição reduz os gastos com horas extras.

Atenção: O banco de horas é viável apenas se os créditos ou débitos de horas forem devidamente zerados no fechamento anual, caso contrário, de acordo com as leis trabalhistas, será preciso pagar pelas horas sobressalentes ou desconsiderar as horas em débito.