Faturamentos não recebidos ou recusados, problemas de comunicação ou quebra de acordos, são muitos os dilemas que podem levar às glosas hospitalares. Confira a seguir tudo sobre o tema!

Se você é gestor de uma clínica, consultório médico ou hospital, certamente, já deve estar familiarizado com o termo: glosas hospitalares. Pois bem, elas podem afetar gravemente o faturamento de qualquer instituição de saúde. Mas como evitar que elas aconteçam? A resposta para essa pergunta é planejamento estratégico e financeiro. Que pode ser combinado com investimentos em tecnologia e inovação. Todos esses fatores podem ajudar a garantir a sustentabilidade do negócio e tornar os processos mais eficientes e eficazes.

Mas antes de qualquer coisa é importante entender o tema. Fique com a gente e boa leitura!

O que são glosas hospitalares?

Elas ocorrem quando o plano de saúde não faz o pagamento referente a um procedimento realizado em clínicas, hospitais e laboratórios. As glosas médicas ou hospitalares provêm de erros de preenchimento de informações, por exemplo, se os dados não estiverem compatíveis com aqueles que foram registrados pelo plano do beneficiário.

Tipos de glosas 

Existem 3 tipos que podem ocorrer no ambiente médico e hospitalar:

Glosas administrativas 

São as mais comuns e, geralmente, causadas por erros operacionais, como falta de comunicação com os planos de saúde. Elas são as mais fáceis de resolver e o prejuízo tem mais chances de ser ressarcido.

Glosas técnicas 

Ao contrário da primeira, essas são mais complicadas de serem resolvidas. As glosas técnicas estão ligadas aos serviços que envolvem diretamente o paciente. São problemas envolvendo o prontuário ou erros em relação aos medicamentos. Nestes casos a solução não é simples, pois envolve aspectos mais específicos relacionados a questões subjetivas. 

Glosas lineares 

Elas impactam diretamente no financeiro das instituições de saúde. Neste caso, as falhas estão relacionadas ao plano de saúde e normalmente envolvem gastos que não foram previamente informados para as instituições.

Como as glosas médicas afetam uma instituição?

Pois bem, como já citamos, as glosas hospitalares afetam o faturamento e atrapalham o controle das finanças nas unidades de saúde. Isso porque a instituição não terá as informações corretas em relação aos procedimentos, exames, bem como não saberá o valor a ser cobrado.

O que fazer quando elas ocorrem?

Neste caso, o melhor a se fazer é seguir as normas instituídas na Lei 13.003/14. Ela trata sobre os contratos entre planos de saúde e prestadores de serviços que podem ser passíveis de glosa hospitalar. Neste caso, devem exigir a determinação de prazos não somente para a contestação do erro, mas também para a resposta. 

O recurso de glosas

É necessário que uma investigação seja feita e que os documentos sejam enviados para os planos de saúde. Eles devem provar o valor que deveria ser cobrado e que ele não foi depositado pelo plano em questão. Caso as evidências sejam aceitas é feito o ressarcimento, caso contrário, não.

Como identificar as glosas médicas?

A palavra de ordem é checar! Reveja os procedimentos mais de uma vez e se o prestador de serviços fez a cobrança corretamente. Os erros podem ocorrer em qualquer desses caso:

  1. No preenchimento incorreto das guias de autorização para a operadora;
  2. Em inconsistências nos dados e métodos aplicados no atendimento ao paciente;
  3. Em erros de digitação ou cálculos;
  4. Nos registros de procedimentos que não são cobertos pelo plano ou que não atendem as normas do convênio.

Lembrando que os valores repassados podem ser tanto acima quanto abaixo do ideal. E podem causar muitos transtornos financeiros. Fique atento!

Veja a seguir 5 dicas de como evitar as glosas hospitalares

Agora que já entendemos o contexto que as glosas técnicas estão envolvidas, listamos 5 dicas que podem ajudar na mitigação desses entraves.

1 - Treine a sua equipe

Sabemos que muitos erros que causam as glosas hospitalares poderiam ser evitados se houvesse uma maior atenção nos processos administrativos. Certifique-se de que os colaboradores que faturam os procedimentos médicos conheçam os preços, orçamentos e relatórios de todas as atividades de saúde. É preciso que o profissional entenda o que está fazendo, e não somente execute sua função. A ausência de conhecimento técnico prejudica, e muito, os processos internos, gerando dispêndio de tempo e recursos.

Por isso, uma alternativa é investir na capacitação dos profissionais da área. Ter profissionais capacitados evita que erros ocorram e aumenta a produtividade. 

2 - Sistema de gestão

Em segundo lugar, utilizar um sistema de gestão é uma das formas mais garantidas de diminuir as glosas hospitalares. Ele pode evitar erros como: falta de informações e dados dos pacientes e do convênio, na quantidade de medicamentos, além do registro de materiais utilizados incompatíveis.

O sistema de gestão controla o processo e os fluxos de informações que se desencontram pelo caminho e ocasionam as glosas. Ele também permite saber quais delas foram aceitas e as justificativas dentro de um determinado período e por convênio. Isso permite que os hospitais vejam o cenário rapidamente e entrem com recursos administrativos ou até judiciais de recuperação contra as operadoras. Isso resulta numa melhor gestão de recursos financeiros e o início da recuperação de ativos glosados.

O sistema de gestão hospitalar garante que a instituição de saúde tenha acesso a ferramentas adequadas para minimizar o processo de glosa dos hospitais. Isso porque ele evita lançamentos errados em todas as etapas do atendimento e não apenas no faturamento, já ao final do processo.

3 - Auditorias internas

Realize auditorias internas para verificar se o que foi anotado é pertinente com o que de fato foi utilizado no cuidado prestado ao paciente e se as informações estão inseridas de forma clara e com os detalhes necessários.

4 - Fique de olho nas atualizações da ANS

Como já citamos acima, a Lei 13.003/14 da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) é a legislação vigente sobre os planos e seguros de assistência médica. Por isso, é importante que a instituição de saúde fique de olho nas exigências feitas para a regulamentação, bem como obrigatoriedades dos contratos e demais pontos presentes na lei.

5 - Digitalização e prontuário eletrônico

E por fim, como já falamos diversas vezes aqui no Blog da Helioprint, a digitalização é essencial para evitar erros. Trocar rotinas manuais por digitais, pode evitar que erros e falhas ocorram. Adotar o prontuário eletrônico garante que todas as informações possam ser acessadas pelos responsáveis. Assim, falhas na comunicação também são mais difíceis de acontecer. 

Tenha em mente que parte dos problemas de faturamento acontece devido à descrição incorreta dos procedimentos, que podem variar de erros de anotação até grafias ilegíveis. Além disso, preencher relatórios manualmente é muito mais trabalhoso e dispendioso, sendo que em uma instituição de saúde o tempo é muito valioso.

No Blog da Helioprint você vai encontrar diversas dicas e benefícios da digitalização nas instituições de saúde. Além de evitar as temidas glosas, diminuir a quantidade de papel evita desperdício de espaço e contribui financeiramente e ecologicamente para a empresa.

Entre em contato com os nossos especialistas e veja como a Helioprint pode te ajudar nesta jornada. Até a próxima!

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