Gerenciador de tarefas: conheça funções e benefícios para empresas

Você sabe quais são as principais funções de um gerenciador de tarefas? 

Essa ferramenta ajuda a organizar, priorizar e acompanhar o andamento das atividades. Ao automatizar processos e centralizar as informações, ela facilita a colaboração e mantém o foco nas entregas mais importantes, sem sobrecarregar os envolvidos.

Uma pesquisa do GetApp revelou que 1 em cada 4 trabalhadores brasileiros utiliza a inteligência artificial generativa diariamente. Isso sinaliza a crescente necessidade de integrar a tecnologia à gestão do fluxo de trabalho de forma cada vez mais eficiente.

Neste artigo, vamos explorar como o gerenciador de tarefas otimiza as operações empresariais, tornando-as mais ágeis e produtivas. Continue lendo e descubra!

Por que ter um gerenciador de tarefas?

Ter um gerenciador de tarefas evita que as demandas do dia a dia se acumulem de forma desorganizada. 

Imagine que você está à frente de uma equipe de marketing, lidando com várias campanhas ao mesmo tempo. Ao utilizar uma ferramenta para gerenciar tarefas, você consegue distribuí-las, definir prazos e acompanhar tudo de perto.

Por exemplo: quando o designer termina uma arte, o redator já recebe a notificação para revisá-la antes de publicar, o que evita atrasos ou confusões. 

Quais são as funções de um gerenciador de tarefas?

As funções de um gerenciador de tarefas podem ser divididas em:

• Organizar tarefas e definir prazos
• Definir prioridades em um projeto
• Mensurar tempo gasto e custos envolvidos
• Emitir relatórios
• Aumentar a produtividade das reuniões

Organizar tarefas e definir prazos

O gerenciador de tarefas ajuda a organizar o fluxo de trabalho e definir prazos. Cada atividade conta com descrição, responsáveis atribuídos e status atualizado. Todos esses pontos colaboram para nada passar despercebido.

Além de estruturar demandas, a ferramenta mantém toda a comunicação no mesmo lugar. Comentários, arquivos e registros da equipe ficam vinculados à tarefa. Isso evita desencontros e agiliza o acompanhamento. 

Definir prioridades em um projeto

Em empresas com múltiplos clientes e projetos, a falta de priorização pode levar à sobrecarga, erros e perda de prazos. Com o auxílio de um gerenciador de tarefas, fica mais fácil organizar as demandas e priorizar o que deve ser feito primeiro.

Para definir suas prioridades, considere urgência, tempo de execução, relevância e complexidade de cada atividade.

Com essas informações centralizadas, a equipe visualiza as responsabilidades de cada colaborador e ajusta o fluxo operacional conforme necessário.

Mensurar tempo gasto e custos envolvidos

Medir o tempo investido nos projetos e os custos envolvidos faz parte da rotina de qualquer equipe, mas depender de planilhas para isso é pouco prático. O risco de esquecimentos e a dificuldade de cruzar informações tornam esse método impreciso e demorado.

Com um gerenciador de tarefas, é possível registrar o tempo dedicado a cada tarefa automaticamente e associá-lo a custos operacionais. 

Funcionalidades como definição de SLAs ajudam a manter o controle sobre prazos e entregas — fatores essenciais para uma gestão mais estratégica.

Emitir relatórios

Outra função do gerenciador de tarefas é gerar relatórios detalhados sobre as atividades ou um projeto. Esses documentos ajudam os gestores a acompanhar produtividade, andamento das atividades e controle financeiro.

Com relatórios atualizados, é possível identificar o desempenho das equipes, verificar se um projeto está no prazo e analisar custos em relação ao orçamento disponível. Isso garante mais controle sobre cada etapa do trabalho.

Aumentar a produtividade das reuniões

O gerenciador de tarefas ajuda a reduzir reuniões desnecessárias. 

Conforme levantamento da Zippia, 65% dos colaboradores acreditam que participar de reuniões frequentes atrapalha sua capacidade de se concentrar e finalizar suas atividades. 

34% dos trabalhadores apontam que reuniões improdutivas são o principal motivo para a queda na produtividade e perda de rendimentos. 

Considerando que cerca de 15% do tempo de trabalho é dedicado a reuniões, estima-se que aproximadamente 71% dessas reuniões não geram resultados eficazes.

Com um bom gerenciamento de tarefas, é possível medir quanto tempo é investido em cada atividade. Isso permite reorganizar a rotina e focar no que realmente importa, tornando as reuniões mais objetivas e pontuais.

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Conclusão

O gerenciador de tarefas é fundamental para a organização de processos empresariais, seja na indústria, varejo ou comércio. 

Ele não só facilita a distribuição das demandas, mas também garante que os prazos sejam cumpridos e que as prioridades sejam definidas. Com isso, é possível reduzir o risco de erros e melhorar a eficiência nas operações diárias.

Ao centralizar a comunicação, o gerenciador facilita a colaboração entre membros de diferentes equipes, proporcionando um fluxo de trabalho mais harmônico e sem falhas de comunicação. Isso resulta em maior produtividade e uma gestão mais transparente.

Com a Helyo, esse processo se torna ainda melhor. O Stepfy organiza as tarefas e automatiza os fluxos repetitivos, o que economiza tempo e reduz a carga de trabalho manual. 

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