Formas de pagamento de Outsourcing de impressão: Qual é a melhor para minha empresa?

Hoje em dia existem diversos meios de pagar por um serviço de locação de impressoras.

Cada um com suas vantagens e desvantagens. Mas será que o seu modelo atual é realmente o melhor para sua empresa? Continue lendo e descubra. [embed]https://www.youtube.com/watch?v=NJY7qA4l-VM[/embed]

#1: Pagamento por toner

No comodato por toner a empresa terceirizada fornece as impressoras e o cliente só precisa comprar os suprimentos, como toner e papel. Pode parecer simples e barato, mas é preciso ter cuidado. Apesar de parecer uma boa opção, se a sua empresa não for capaz fazer o gerenciamento dos suprimentos, você nunca vai descobrir o custo real de cada toner, e poderá pagar mais do que imagina. Quer um exemplo? Imagine que você pagou R$ 50,00 em um toner que deveria durar 1000 impressões. 50 / 1000 = R$ 0,05 por página. O toner não é original, então vamos considerar uma perda de 15% da carga total devido ao processo de remanufatura. O rendimento total do toner cai para 850 páginas. 50 / 850 = R$ 0,06 por página. Durante o decorrer do mês, 100 impressões tiveram que ser refeitas, devido a baixa qualidade do toner e problemas de atolamento de papel. O rendimento total do toner cai para 750 páginas. 50 / 750 = R$ 0,07 por página. Para finalizar, um dos funcionários remove o toner com 15% de carga restante. O rendimento total do toner cai para 650 páginas. 50 / 650 = R$ 0,08 por página. Entendeu? São esses pequenos custos invisíveis que aumentam os gastos com impressão da sua empresa.

#2: Pagamento por franquia

Quando falamos em franquia não existem grandes segredos. Cada impressora alugada possui uma quantidade determinada de impressões disponíveis. Se o cliente imprime abaixo dessa quantidade, paga o valor mínimo. Se imprime acima, paga um valor extra por cada impressão. Simples e fácil de entender, mas... Essas alterações no volume de impressão mensal, normal em qualquer empresa, podem se transformar em custos invisíveis e aumentar as suas despesas consideravelmente. Para entender melhor, confira um exemplo: José precisava imprimir mil páginas por mês. Uma empresa de outsourcing forneceu a impressora no valor de R$ 200,00 por mês. 1000 páginas = R$ 200,00. Em dezembro, como de costume, os negócios diminuíram, reduzindo, também, a quantidade de impressões realizadas. Foram realizadas 350 páginas a menos. Mesmo assim, ele teve que pagar os mesmos R$ 200,00 à empresa de outsourcing. 650 páginas = R$ 200,00. Mas isso não é tudo... Em janeiro José fez bons negócios, aumentando, também, a quantidade de páginas impressas. Foram 500 páginas acima do contratado. Cada página extra custou a Jose R$ 0,06. 1500 páginas = R$ 230,00. Mais do que havia contratado.

#3: pagamento mensal da impressora + impressões

Neste modelo de cobrança o cliente paga uma taxa fixa mensal pela impressora mais a quantidade de páginas impressas. Mas não se assuste. Isso não significa que o preço vai aumentar. Na verdade, a maior diferença entre este e os outros modelos é a transparência das informações. O que isso quer dizer? Quer dizer que, ao invés de embutir todos os custos da operação em um único preço, os valores são cobrados separadamente, tornando visível o destino do seu investimento. Sem surpresas no final do mês. Confira a tabela abaixo para entender melhor:

Forma de pagamento	Custo da impressora	Custo por impressão	5000 páginas	10000 páginas	20000 páginas
Taxa fixa + impressões	R$ 70,00	R$ 0,03	R$ 220,00	R$ 370,00	R$ 670,00
Somente por impressão	Embutido na impressão	R$ 0,05	R$ 250,00	R$ 500,00	R$ 1.000,00

Como você pode ver, quanto maior for a quantidade de impressões, maior será a diferença no preço final. Qual é o motivo desta diferença? É simples, no modelo onde a impressão é cobrada separadamente, o único valor que aumenta é o custo da impressão. Enquanto isso, no modelo por impressão, todos os custos aumentam juntamente, pois estão misturados em um único valor: R$ 0,05.

#4: Pagamento por impressão

Este modelo de pagamento é muito parecido com o comodato por toner, porém, ao invés de comprar os suprimentos, o cliente paga pelas páginas impressas. As impressoras e os cartuchos são fornecidos pela empresa terceirizada. Mas não de graça. Tudo é somado e embutido dentro do valor da página pago por você, e este pode ser o grande problema. Afinal, se todos os custos estão misturados, como você pode ter certeza que o valor real da impressão é barato? Confira um exemplo: João paga somente pelas impressões. Seu custo é de R$ 0,05 por página. Destes cinco centavos, João não sabe qual é o custo real da página, pois está tudo misturado. Custo de impressão + impressora + suprimentos = R$ 0,05. Para a demanda de 5000 impressões por mês, João paga R$ 250,00. 5000 impressões = R$ 250,00. Pedro, por outro lado, paga uma taxa fixa de R$ 70,00 pela impressora, e o seu custo por página é de R$ 0,03. Custo de impressão = R$ 0,03. Custo da impressora = R$ 70,00. Com as mesmas 5000 impressões mensais, Pedro tem um custo mensal de R$ 220,00. 5000 impressões = R$ 220,00.

O que realmente importa em um modelo de cobrança?

Indiferentemente da forma que a sua empresa trabalha hoje, o importante é prestar atenção no custo mensal no fim do mês. Coloque na ponta do lápis e fique atento para descobrir seu custo por página, só assim você vai saber de verdade se está pagando caro ou barato no seu contrato. Não sabe fazer o cálculo? Você só precisa pegar os custos totais com impressão e dividir pela quantidade de páginas impressas. Por exemplo: João fez as contas e percebeu que gastou R$ 1800,00 com impressão para imprimir 25.000 páginas. Custo de impressão = 1800 / 25000. Custo de impressão = R$ 0,072. Dica importante: Lembre sempre de considerar todos os custos envolvidos como peças, suprimentos e assistência técnica. Preste atenção aos custos invisíveis, como: Reimpressão e as horas de equipamentos parados.