Hospital sem papel: como fazer a digitalização de documentos hospitalares?

Já se foi o tempo dos grandes arquivos com pilhas de pastas e papéis. Hoje tudo é digital e online, o que torna tudo mais fácil de organizar e de localizar. Isso significa eficiência, além de economia de espaço e financeira. 

A digitalização de documentos e o armazenamento em nuvem são soluções para uma gestão automatizada e digital. Um dos grandes desafios de hospitais e consultórios sempre foi encontrar espaço para guardar exames e outros papéis importantes dos pacientes. Mas com a era digital em pleno curso e a constante evolução dos meios tecnológicos, essa dificuldade está caindo por terra. 

Além disso, a preocupação ecológica com o consumo desenfreado de papel e a própria digitalização da sociedade, torna o armazenamento físico, um tanto desnecessário. Graças ao avanço tecnológico, hoje podemos digitalizar e otimizar os processos de armazenamento de dados e informações com segurança. Venha descobrir mais sobre esse tema, boa leitura!

E quanto a questão legal?

O decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020, sancionado pelo presidente Jair Bolsonaro, estabeleceu que a digitalização de documentos públicos ou privados têm o mesmo valor legal dos originais.

Para quem se aplica o decreto nº 10.278?

Este decreto é válido para os documentos físicos digitalizados e produzidos por pessoa jurídica de direito público interno e privado. E não se aplica a documentos produzidos originalmente em formato digital. Nem para transações realizadas no sistema financeiro nacional. Além dos audiovisuais e dos documentos de identificação e de porte obrigatório.

Requisitos para a digitalização atender a legislação

O decreto nº 10.278 estabeleceu regras para garantir a integralidade dos documentos, bem como os processos de digitalização e armazenamento. Confira:

1. integralidade e a confiabilidade do documento digitalizado;
2. rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos;
3. qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
4. confidencialidade do documento quando aplicável;
5. interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Além disso, para o documento digital se equipar ao físico ele deve contar com uma assinatura digital de acordo com o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil). Contar com padrões técnicos e conter os metadados especificados, como você pode conferir neste link. 

Mas afinal, como fazer a digitalização de documentos hospitalares?

Agora que já sabemos que a digitalização tem bases legais, a questão é como usar esta tecnologia a seu favor. Estabelecer uma rotina sem papel pode ser complicado no início, mas o resultado vale a pena. Separamos algumas dicas que podem ajudar nesta transição:

1 - Conheça a fundo os processos do hospital

Entenda a rotina do paciente, desde quando ele chega ao estabelecimento até o momento em que saí. Durante o processo de digitalização, é importante conhecer e ter domínio de todo o fluxo de atendimento na instituição para conseguir identificar quais tarefas utilizam papel. Assim, encontrar soluções para diminuir o uso do papel no dia a dia fica bem mais fácil.

2 - Implemente o Prontuário Eletrônico do Paciente 

Ele vem para substituir o convencional impresso. Com ele é possível registrar e controlar informações dos pacientes de forma totalmente digital. Facilitando a continuidade do atendimento e eliminando documentos de papel. 

3 - Certificado digital 

Se a questão é como ter confiabilidade e segurança nesses processos, o certificado digital e a resposta. Ele possibilita garantia jurídica a documentos eletrônicos e oferece segurança para os médicos. Além de reduzir drasticamente os custos de impressão.

4 - Aposte em treinamento 

Para alcançar o objetivo de um hospital sem papel, é preciso saber operar os sistemas que armazenam os prontuários e informações do paciente. Por isso, investir em um treinamento para a sua equipe é imprescindível. 

5 - Invista no digital 

Para que todos tenham acesso aos prontuários eletrônicos e demais documentos, você vai precisar ter as ferramentas necessárias. Computadores, tablets, scanners,  uma boa conexão à rede e um bom software para que a gestão seja feita totalmente de forma digital. 

Digitalização de documentos com a Arquivar

Para te ajudar com todos estes processos que citamos acima, nada melhor que contar com uma parceria de qualidade. A Arquivar está há 30 anos no mercado e oferece soluções para tornar o seu negócio totalmente digital. Você pode contar com assinatura eletrônica, digitalização, virtualização e automação de processos. Além de consultoria documental, controle, organização e armazenamento de documentos, entre outras facilidades. Tudo com muita segurança e a garantia de rastreabilidade. Conheça as vantagens que a Arquivar pode te oferecer, pois ter uma gestão inteligente de documentos significa não perder tempo e nem dinheiro.

Helioprint mais uma parceria que gera resultados

Atuando na área de soluções corporativas há mais de 40 anos, a Helioprint oferece serviços que vão além da impressão. Como uma plataforma integradora de serviços em que é possível locar equipamentos de última tecnologia para a digitalização e ainda gerenciar esses documentos através de um sistema integrado. 

Com a digitalização dos processos os pacientes não precisarão mais se locomover até o consultório para pegar seus exames. Eles poderão ser enviados por e-mail de forma totalmente segura. Outra vantagem é que isso diminui consideravelmente os custos de impressão. 

Mas a grande sacada da Helioprint é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Esse sistema busca garantir que determinado documento esteja no lugar certo, e acessível para as pessoas certas. Evitando que dados dos pacientes vazem para o mundo virtual. Além disso, o armazenamento é na nuvem o que economiza espaço e dinheiro. 

Há mais de quatro décadas no mercado e a par de todas as grandes inovações tecnológicas, a Helioprint convida os gestores hospitalares a conhecer os seus serviços e facilidades. O futuro está no outsourcing e na gestão online e nós já estamos lá.

Entre em contato conosco através dos meios disponíveis no site e confira o que temos a oferecer para o seu negócio. Afinal, bem mais do que imprimir tudo é imprimir somente o essencial. Alcançar a meta de um hospital sem papel e totalmente automatizado pode ser complicado, mas com os parceiros certos isso é possível. Pensar no futuro é garantir que você esteja nele. Até a próxima!