9 dicas para administrar uma clínica médica ou odontológica com eficiência

Fazer a gestão de uma clínica, ou consultório, não é tão simples como parece.

Porém, aqueles que encaram este desafio para melhorar a qualidade de suas organizações, alcançam melhores resultados do que os concorrentes. Se você também busca melhores resultados, continue lendo e descubra dicas valiosas sobre como administrar uma clínica médica ou odontológica, juntamente com alguns truques para atrair e fidelizar mais clientes.

1. Revise o planejamento estratégico constantemente

Um dos maiores erros que você pode cometer é fazer o planejamento estratégico somente ao abrir o consultório. A tecnologia, o modo de pensar das pessoas e os seus concorrentes podem mudar da noite para o dia. O seu planejamento estratégico precisa acompanhar essas mudanças, essa é uma das maiores dicas apontadas por especialistas na área quando se trata da administração de clínicas e consultórios. Verifique o andamento de tudo que foi traçado a pequeno, médio e longo prazo, e faça a revisão e atualização do planejamento. É importante lembrar que: Para realizar todo este alinhamento é necessário dispor da participação efetiva dos profissionais que farão parte do consultório. Para resumir: Fique antenado com tudo que há de novo na área médica e analise os concorrentes diretos e indiretos; Saiba como as outras clínicas atuam no mercado, pois assim é possível observar o cenário como um todo;[/li-row] Revise constantemente o seu planejamento de curto e longo prazo.

2. Otimize os processos

Fazer com que o paciente se sinta confortável e tenha um bom atendimento é primordial, mas também é necessário fazer o consultório crescer e dar continuidade aos atendimentos. Processos demorados ou problemáticos comprometem a saúde financeira da empresa e o desempenho da sua equipe. Como resolver estes problemas? Através da otimização de processos, ela pode ajudar sua clínica e crescer de forma eficiente e organizada, economizando tempo e dinheiro.

3. Capriche na organização do ambiente

Clínicas e consultórios são ambientes que, acima de tudo, precisam passar aos pacientes credibilidade e confiança, já que estes locais lidam diretamente com a saúde das pessoas. Afinal, como fidelizar clientes se o local onde eles realizarão exames e outros procedimentos é confuso, bagunçado ou barulhento? Isso não condiz com o que as pessoas esperam. Mas afinal, como organizar minha clínica para agradar os pacientes? Comece pela recepção, ela deve servir como cartão de visitas para os pacientes. Algumas dicas de como organizar a recepção de uma clínica são:

• Escolha móveis confortáveis e bonitos;
• Organize os móveis para facilitar o fluxo dos pacientes;
• Ofereça água ou café;
• Deixe todas as ferramentas necessárias no balcão da recepcionista;
• Crie distrações, como TV's, música ambiente ou Wi-Fi grátis.

Super dica: Personalize o seu ambiente de trabalho. Fuja do branco, mostre para as pessoas objetos que remetam a sua especialidade, utilize quadros e objetos médicos. Com bom gosto e requinte é possível decorar o espaço deixando agradável. Com a recepção organizada, vá para do resto da clínica. Procure manter sempre tudo limpo e organizado, tanto para agradar os pacientes quando para melhorar o fluxo de trabalho. Não se esqueça de organizar os materiais que fazem parte da rotina de trabalho, como os papéis e fichas médicas. Utilize pastas específicas para que a produtividade do seu dia e da sua equipe não se perca em detalhes banais. Já pensou ficar procurando por minutos o laudo médico de alguém e deixar o paciente esperando? Isso prejudica a credibilidade do seu trabalho. E para tudo funcionar, aqui vai uma dica importante: Os profissionais que trabalham com você também precisam ter esta mesma preocupação em mente. Desta forma, a rotina diária no consultório se tornará fluida e harmoniosa.

4. Invista em tecnologia

A tecnologia pode gerar ainda mais facilidades e menos riscos aos clientes, modernizando o ambiente. Por exemplo: Muitas clínicas já têm deixado de lado os antigos aparelhos radiográficos e atualizaram seus modelos de exames de diagnósticos por meio da radiologia digital. Entre as maiores vantagens, podemos citar a redução de custos e a facilidade da realização dos exames, uma vez que os aparelhos digitais exigem menos repetições e oferecem mais definição, nitidez e contraste. Além disso, os pacientes e profissionais ficam menos expostos a agentes prejudiciais à saúde. Além da impressão de exames médicos em papel, existem outras ferramentas que podem melhorar o fluxo de trabalho e ajudar na redução de custos e fidelização de clientes, como o agendamento digital e o feedback automatizado.

5. Coloque o paciente em primeiro lugar

Não adianta saber como administrar uma clínica médica se o paciente não está satisfeito. Afinal, na área da saúde, o melhor marketing é o boca a boca. É por isso que satisfazer os pacientes é uma das regras essenciais para uma boa administração médica. E todos sabem que: Se as pessoas se sentirem mal atendidas, essa experiência ruim vai se espalhar rapidamente, diminuindo a aquisição de novos clientes. Você precisa entender: A saúde é o ponto mais delicado do ser humano. Portanto, os pacientes que vão até os consultórios querem sanar dúvidas, procurar por respostas e acabar com angústias.

Como posso fazer o paciente se sentir acolhido e bem cuidado?

• Pratique o atendimento humanizado;
• Demonstre segurança e expertise;
• Demonstre sua capacidade de se colocar no lugar dele;
• Esteja aberto ao feedback, positivo e negativo.

Tudo isso contribui para fidelizar os clientes.

6. Monitore seus concorrentes

Como citado acima, o profissional da saúde tem que saber como o mercado em que ele atua funciona.  É importante saber quais são os outros profissionais que prestam o mesmo atendimento, o perfil dos pacientes, principalmente em relação a valores. Um questionamento: O mercado onde você atuará está saturado com alguma especialidade, ou está com carência? Será que as pessoas precisam viajar para outras cidades para realizar determinados procedimentos? Essas perguntas são cruciais, e podem revelar grandes oportunidades para transformar uma clínica em referência. Não sabe como encontrar seus concorrentes? Atualmente softwares e sites que podem ajudar, analisando a concorrência perto de você. Um deles é o Google. Coloque na busca da pesquisa a sua especialidade e o nome da sua cidade, desta forma, o buscador trará uma série de médicos daquela localidade. Confira alguns exemplos:

• Cardiologista São Paulo
• Cirurgião dentista Rio de Janeiro

Ou então use o segredo do "perto de mim".

• Cardiologista perto de mim
• Cirurgião dentista perto de mim

Não esqueça também de verificar as redes sociais dos seus concorrentes. Lá está a principal produção de conteúdo deles e também a base de fãs e clientes, ou seja, ali você poderá perceber quais informações são mais relevantes para eles e atuar paralelamente. Faça estas pesquisas regularmente, esteja atento ao mercado, pois tenha certeza que os seus concorrentes estarão por dentro de todas as suas ações. Se precisar de ajuda, busque por profissionais de consultoria empresarial que possam lhe dar todas as ferramentas necessárias para o sucesso.

7. Separe as contas pessoais das profissionais

Você sabia que não separar as contas particulares, das profissionais, é um dos principais erros cometidos pelas clínicas e consultórios? Você precisa ter controle de tudo que você ganha e o que investe, separadamente das contas pessoais. Este simples ato pode melhorar muito a gestão financeira da clínica. Quer uma dica para facilitar este trabalho? Faça uso de ferramentas digitais, como planilhas, que ajudarão, e muito, as tarefas financeiras e o controle de caixa.

8. Contrate profissionais qualificados

Assim como você está qualificado e pronto para atender os pacientes, aqueles que trabalharão com você precisam estar em sintonia. Secretárias, enfermeiros, auxiliares administrativos, todos estes profissionais devem ser treinados para lidar com as pessoas diariamente. Sabe por que isto é tão importante? O bom atendimento significa retorno do cliente no futuro e, ainda, indicação para outras pessoas. Desde o momento do agendamento da consulta até o dia em que ele irá até o consultório, e atenção e empatia são essenciais para a satisfação do paciente. Lembre-se: Sua reputação como profissional requer qualificação de todos aqueles que estão envolvidos com seu trabalho. Dica: Esteja sempre pronto para ouvir as pessoas que trabalham com você, afinal, vocês passarão a maior parte do dia juntos, quanto mais afinidade na equipe, melhor será a destreza e a proficiência de todos.  

9. Controle as glosas hospitalares

Este é um dos problemas que precisam ser cuidadosamente analisados e monitorados para que não comprometam outros setores da clínica. Entre as principais causas, podemos citar as falhas operacionais e a falta de argumentação técnica de um enfermeiro auditor. Mas afinal, como evitar as glosas hospitalares? Esteja sempre atento à necessidade da programação da clínica para que não aconteçam perdas financeiras. Principalmente por preenchimento incorreto de dados. Por isso, é importante adotar mecanismos que organizem todos os procedimentos, como a impressão e arquivamento de documentos que comprovem qualquer situação.