Conheça as vantagens de ter um acervo de arquivos digitais nos hospitais

O dia a dia dos profissionais da saúde requer praticidade e agilidade. Por isso, investir em ferramentas que contribuam para melhorar a rotina é essencial.

Optar pelos arquivos digitais nos hospitais é investir em tecnologia e em soluções que possibilitem uma gestão mais eficiente. Além disso, a preocupação ecológica com o consumo desenfreado de papel e a própria digitalização da sociedade, torna o armazenamento físico antiquado. 

Em 2018, o presidente Michel Temer sancionou a Lei 13.787 que assegurava a integridade, autenticidade e confidencialidade dos arquivos digitais hospitalares. Esse foi o primeiro passo para facilitar o manuseio de documentos nas instituições médicas. 

Em 2020, o presidente Jair Bolsonaro criou o decreto nº 10.278 que estabeleceu que a digitalização de documentos públicos ou privados teriam o mesmo valor legal dos originais. Essas duas leis combinadas tornam possível uma gestão completamente digitalizada nos hospitais. 

Por isso, preparamos um material completo para te guiar para uma gestão mais digital com todas as vantagens deste processo. E vamos começar pelo valor legal disso tudo. Vem com a gente e descubra como isso pode ajudar o seu negócio.

O que diz no decreto nº 10.278?

Entretanto, o decreto nº 10.278 estabeleceu alguns parâmetros para garantir a legitimidade dos arquivos digitais:

1. no documento deve constar assinatura digital de acordo com o padrão proposto na Lei;
2. deve seguir os padrões técnicos mínimos previstos;
3. conter no mínimo, os metadados especificados;

Além disso, existem algumas regras para o processo de digitalização:

1. integralidade e a confiabilidade do documento digitalizado;
2. rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos;
3. qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
4. confidencialidade do documento quando aplicável;
5. interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Este decreto é válido para os documentos físicos digitalizados e produzidos por pessoa jurídica de direito público interno e privado. E não se aplica a documentos produzidos originalmente em formato digital. Nem para transações realizadas no sistema financeiro nacional. Além dos audiovisuais e dos documentos de identificação e de porte obrigatório.

Por que é importante ter arquivos digitais nos hospitais?

Esse é um assunto muito discutido na administração de hospitais e clínicas médicas, afinal, são pilhas e mais pilhas de papéis geradas todos os dias. A lei prevê que os documentos mais importantes que demonstram o histórico do paciente devem ser armazenados por no mínimo 20 anos. 

Considerando que há poucos anos as instituições ainda não podiam ter arquivos digitais, é de se imaginar a quantidade de espaço, controle e cuidado na armazenação dedicada a esses documentos. Por isso, que os arquivos digitais nos hospitais são tão importantes. Como agora eles têm valor legal, podem ser armazenados em nuvem, assim não ocupam espaços físicos, podem ser facilmente organizados e encontrados posteriormente.

Além disso, prontuários e fichas digitais evitam: rasuras, problemas com legibilidade, falta de controle e avaliação dos dados e falha nas tomadas de decisões. 

Quais documentos hospitalares podem ser digitalizados?

Os arquivos digitais também possibilitam que todos os processos dos pacientes sejam acompanhados em tempo real e com mais de uma pessoa envolvida no monitoramento. Reduzindo erros e deixando os procedimentos bem mais seguros.

1. ficha anestésica;
2. prescrições médicas;
3. laudos de exames;
4. atestados;
5. exames laboratoriais e de imagem;
6. autorizações dos planos de saúde;
7. contas médicas;
8. guias de exames e internações;
9. receitas de medicamentos;
10. documentos trabalhistas, financeiros e fiscais.

Esses são alguns dos documentos que podem ser digitalizados. Na verdade, como já dissemos aqui no Blog da Helioprint, é possível gerir um hospital sem papel. Mas para isso, é preciso um planejamento estratégico e envolver todos os colaboradores neste processo. Além disso, você terá de investir em equipamentos e treinamentos que serão necessários para essa ruptura de padrão na rotina.

Quebrar um ciclo é mesmo complicado. Mas apesar dos investimentos iniciais, os benefícios de uma gestão digital são capazes de ultrapassar a questão financeira. Mas se você não tem ideia de como digitalizar o seu hospital ou clínica, apostar em uma parceria especialista nisto, pode ajudar.

O “Arquivar” é uma das soluções oferecidas pela Helioprint para ajudar na gestão de documentos totalmente digitais. Com especialidades como:

1. assinatura eletrônica;
2. digitalização e virtualização;
3. automação de processos;
4. consultoria documental;
5. controle, organização e armazenamento de documentos em nuvem.

**Tudo com rastreabilidade como é previsto na Lei 10.278. 

Um novo jeito de administrar com a segurança de uma empresa há anos no mercado

O Arquivar da Helioprint é uma parceria que une duas empresas estabelecidas no mercado, uma com 30 e outra com 40 anos, respectivamente. Elas podem te guiar para uma nova forma de administrar o seu negócio, totalmente digital. Com uma plataforma de serviços em que é possível locar equipamentos de última geração para a digitalização e gerenciamento de arquivos. Sabe o que isso significa para você? Economia e praticidade no investimento, já que não precisará comprar os mesmos. São muitas vantagens:

1. economia no investimento;
2. digitalização segura dos processos dos pacientes;
3. garantia no armazenamento e gestão eficiente dos documentos;
4. sistemas integrados e totalmente online;
5. suporte para qualquer tipo de adversidade ligados ao sistema;
6. equipamentos de última geração, manutenção garantida e seguro de perdas.

Outra vantagem é que os pacientes não precisarão mais se locomover até o consultório para pegar seus exames. Eles poderão ser enviados por e-mail de forma totalmente segura. Outra vantagem é que isso diminui consideravelmente os custos de impressão. 

Além disso, a Helioprint possui o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que garante que determinado documento esteja no lugar certo, e acessível para as pessoas certas. Evitando que dados dos pacientes vazem para o mundo virtual.

Já está convencido? A Helioprint convida os gestores hospitalares a se juntarem a ela no futuro, que é digital. Entre em contato conosco e descubra mais sobre esse sistema e outros que oferecemos. Optar pelos arquivos digitais nos hospitais é investir em tecnologia e para isso conte com a Helioprint. Até mais!