Novos tempos trazem novos desafios. Isso vale para qualquer profissão. A pandemia de coronavírus que abateu o mundo trouxe um cenário de incertezas para muitas empresas. Escritórios de advocacia não fogem à essa regra. Tendo receitas cada vez menores, muitos advogados entenderam que o outsourcing de impressão pode ajudá-los a reduzir custos.
No artigo a seguir, mostraremos como a sua empresa de advocacia pode se beneficiar deste tipo de serviço. Lembre-se: crises podem ser uma oportunidade para mudanças!
E se tais mudanças trouxeram bons resultados, o cenário pode ser muito melhor.
Quem trabalha em escritórios de advocacia está acostumado a lidar com uma infinidade de documentos e processos volumosos. É papel que não acaba mais. Imprimir todo esse material, dia após dia, gera despesas elevadas. Soma-se a isso o fato de que a receita dos escritórios não se baseia na venda de produtos tangíveis, e também não é fixa, podendo mudar de acordo com o andamento de processos, contratos, entre outras variáveis.
Temos de concordar, então, que diminuir todos os custos possíveis é uma boa maneira de manter a saúde financeira em dia. Ainda mais no cenário atual, onde a incerteza paira no ar.
Mas por onde começar?
Um bom projeto de outsourcing de impressão pode ser uma saída interessante para advogados. Além de ajudar o seu escritório a reduzir o custo com maquinários e insumos (papel, toner, etc.), você ainda terá um custo menor por cada impressão feita. Isso é maximização de recursos.
Muitas empresas que adotaram essa estratégia de negócio tiveram um aumento em seus lucros, inclusive podendo direcionar o que era consumido “em tinta e papel” para áreas mais estratégicas, como ampliação de espaços, ou mesmo na formação dos funcionários.
Mas as soluções oferecidas pela Helioprint vão além dos custos. Elas geram eficiência!
Isso porque, lá, tudo é feito para que você não tenha que se preocupar com nada. Um exemplo disso é o monitoramento remoto para acompanhar os níveis de tinta da sua impressora. Caso esteja no fim, não é necessário ligar e pedir substituição. Isso acontece de maneira automática: novos cartuchos são enviados sem a necessidade de fazer pedidos.
Se houver atolamento de papel em alguma das máquinas, o sistema também detecta. Nesse caso, o suporte é acionado para que a situação seja resolvida no menor prazo.
Outra grande vantagem do outsourcing de impressão para advogados, é que a empresa contratada passa a ficar responsável por substituir, conforme a necessidade do cliente, os equipamentos.
Além disso, as máquinas cedidas ao escritório serão aquelas que mais se adequem às suas rotinas de trabalho. É por isso que cada situação é analisada individualmente. Por exemplo: há empresas que digitalizam mais do que imprimem. Outras, até imprimem bastante, mas apenas em preto e branco. Há aquelas em que a impressão deve ser colorida e com altíssima resolução. Para cada caso, é disponibilizada a impressora ideal.
Agora, pense no seguinte cenário: você está cheio de impressões para fazer, além de uma centena de digitalizações. Aí, a impressora estraga. Imagina parar tudo para resolver isso? Numa situação assim, com o outsourcing, o equipamento é prontamente substituído sem que você necessite despender tempo para tal. Mais comodidade que isso, impossível.
Todos esses pontos nos leva para o próximo tópico.
Um bom outsourcing vai influenciar na qualidade dos materiais que saem do escritório. Adeus impressões borradas ou cortadas! Adeus digitalizações embaçadas, distorcidas.
Mas não é só isso. Até o clima organizacional pode ser influenciado. É isso mesmo. Como imprimir consome boa parte do tempo dos seus funcionários, saber que sempre haverá uma impressora que funcione corretamente, sem travar, ajudará a reduzir o estresse de todos.
Convenhamos: quem não gosta de trabalhar feliz, com equipamentos super eficientes?
No caso da Helioprint, os clientes ainda têm a vantagem de contar com soluções tecnológicas que permitem o acompanhamento de todo o processo de impressões através de gráficos e relatórios online. Tudo isso acaba gerando grande economia e produtividade.
E se sua empresa tinha problemas com impressões indevidas ou vazamento de conteúdo confidencial, saiba que tais situações passarão a ser “coisa do passado”. Com o SIGA-ME, se um arquivo confidencial é enviado para imprimir, a máquina só vai processar o comando de impressão quando quem enviou se aproximar dela e autorizar a impressão.
Agora que você conhece algumas das vantagens do outsourcing de impressão para escritórios de advocacia, entre em contato com a HelioPrint e solicite um orçamento. De uma coisa temos certeza: você irá se surpreender.
No próximo sábado, 25 de abril, é o Dia da Contabilidade. Da emissão de certidões, ao cálculo para recolhimento de impostos e declarações de renda, o contador é essencial para a saúde fiscal, tributária e trabalhista de uma empresa.
No entanto, muitas das atividades dessa profissão demandam grande número de impressões diárias, o que, de algum modo, aumenta custos.
Mas o que queremos nestes dias é justamente o oposto: diminuir custos.
A boa notícia é que é possível fazer sua empresa de contabilidade gastar menos, ou melhor, muito menos, com impressões. E, de quebra, ela ainda pode aumentar a produtividade.
Parece até mentira, não é mesmo? Mas não é.
Neste artigo, vamos apresentar algumas soluções para você.
O cenário atual não é dos mais fáceis. Mas também não é dos mais aterrorizantes. Há luz no fim do túnel.
Analistas de economia em todo o mundo lamentam a crise provocada pelo coronavírus, mas também enfocam que, depois da tempestade, bons ventos virão.
Diante deste dado de realidade – a crise, seus efeitos e desafios – é preciso que tomemos medidas no sentido de minimizar eventuais perdas e, claro, ampliar a produtividade.
Nos escritórios de contabilidade, onde o volume de impressão costuma ser bem grande, assim como a demanda por digitalizações, há caminhos claros que podem ser percorridos para melhorar a sustentabilidade financeira da empresa.
Uma boa saída para diminuir custos, por exemplo, é observar quais são os “ralos” por onde escoam os recursos.
Além das despesas fixas, como aluguel, pagamento de pessoal, entre outras, há custos flexíveis que variam mês a mês, e que podem ser reduzidos.
Um desses custos é com a impressão de documentos. Quanto mais se imprime, mais se gasta. E se o equipamento não for bom, ainda tem a despesa com manutenção, impressões mal feitas e retrabalho.
Fora a compra de toner e outros componentes que precisam ser substituídos regularmente.
É por isso que, do pequeno ao grande, empresas com altos volumes de impressão, como contabilidades, chegam à conclusão de que o outsourcing de impressão é a melhor alternativa.
Os custos ocultos com impressão impactam muito as atividades da contabilidade. E eles vão além da compra de impressoras, cartuchos, substituição ou conserto das máquinas.
Também podemos citar impressões que precisam ser refeitas porque saíram com falhas; falta de um controle preciso do que cada funcionário imprime, entre outros fatores.
Com o outsourcing de impressão adequado, você tem, ao mesmo tempo:
No caso da Helioprint, outra vantagem do outsourcing de impressão é que ele irá tirar a responsabilidade do usuário de ter que pedir ou trocar o toner. Isso porque a troca de suprimentos passa a ser por conta da empresa contratada. Além disso, você não correrá mais riscos de comprar suprimentos a um preço maior do que eles realmente valem!
Na prática, clientes Helioprint relatam que conseguiram reduzir custos em até 30%.
Agora que falamos sobre como economizar, vamos à outra etapa: aumento da eficiência.
Não basta “fechar os ralos” por onde escoam boa parte do nosso faturamento. É preciso aumentar a eficiência das atividades para que, da parte do cliente, haja a percepção de que sua empresa está sempre à frente das demandas deles.
A saída, mais uma vez, está no outsourcing que a Helioprint oferece. Isso mesmo!
Os consultores da Helioprint não querem simplesmente vender um serviço. O objetivo é maior: fazer com que seu negócio colha bons resultados na parceria. Por isso, fazem todo um diagnóstico para sugerir o equipamento mais indicado à sua necessidade.
Tudo vai depender, por exemplo, da quantidade de impressões e digitalizações que você faz. A partir daí, e com a sua concordância, o equipamento ideal é disponibilizado.
Depois de analisar a realidade da sua empresa de contabilidade, levantando os custos totais de operações, incluindo suprimentos, manutenção, páginas impressas e equipamentos, a Helioprint desenvolve soluções personalizadas que cabem no seu bolso!
Não perca mais tempo. Conte com quem tem 40 anos de experiência no segmento, e aproveite as melhores práticas em outsourcing de impressão do mercado.
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Apesar da tecnologia eminente, com o passar dos anos as instituições de ensino não deixam de investir em apostilas e materiais físicos para os seus alunos. Por isso a temática de outsourcing de impressão se torna relevante.
No mundo digital, ter os conteúdos sempre a mão e fáceis de acessar é importante. Mas para um estudante que precisa de concentração e foco, materiais físicos podem ser a melhor opção. Pensar nos alunos não significa dar mais trabalho.
Na era da produtividade, quem nunca perdeu tempo tirando um papel preso dentro da impressora? Ou quando precisava imprimir algo rápido e a máquina avisou que acabou a tinta?
Perrengues do dia a dia são normais e fáceis de lidar. Porém, quando o problema não é da sua área, fica mais difícil e demorado para resolver. Por isso, a expressão, “cada macaco no seu galho” nunca fez tanto sentido.
A criação do conteúdo e toda a organização de uma apostila, por exemplo, é desenvolvida detalhadamente por quem entende do assunto.
Já a impressão muitas vezes não leva tanto cuidado e dedicação. Isso ocorre pelo simples fato de não ser um profissional da área. Além de não ter acesso aos equipamentos adequados.
A palavra outsourcing, dentro da sua gama de atribuições, pode se caracterizar como uma possibilidade de reduzir os custos para empresas e instituições de ensino por meio da terceirização.
No caso específico de instituições de ensino, os materiais desenvolvidos para os alunos podem ficar mais baratos. Além disso, manterão a qualidade elevada dos mesmos ao utilizar o outsourcing.
Vamos demonstrar que terceirizar a impressão de materiais, tais como, apostilas ou cartilhas, através da locação de uma impressora, pode facilitar o trabalho. Por exemplo, diminuir seus custos e gerar mais lucro nas instituições de ensino. Sendo assim, separamos alguns argumentos que podem ajudar.
Fazer a impressão dos materiais in loco é mais barato. Isso porque existem custos ocultos que devem ser avaliados com cautela. A compra de uma impressora e dos cartuchos não é o cálculo correto do preço da sua impressão.
Se atente para impressões erradas e folhas manchadas de tinta que podem resultar de um tonner vazando. Além dos papéis utilizados e descartados que devem entrar na sua conta. Chamar um suporte técnico quando der problema, resultante de uma queda de energia elétrica, por exemplo. Ou ainda, Ser pego de surpresa com a falta de tinta no tonner.
No outsourcing de impressão, através de muita tecnologia, temos a gestão das impressões, que são feitas com softwares de bilhetagem de impressão, servidores de impressão e recursos de impressão segura. E ainda oferece atendimento profissional e suporte técnico autorizado pelas fabricantes das impressoras e suprimentos. Além disso, é possível controlar e acompanhar todo o processo de impressão através de relatórios.
Coloque lado a lado: o resultado da soma e o orçamento de outsourcing de impressão. Faça a comparação. Os resultados irão te surpreender.
Outro ponto importante na hora de pesar se vale a pena terceirizar uma impressão é questionar quem irá utilizar o material. Os clientes são os maiores bens do seu negócio. A qualidade de impressão diz muita coisa sobre a valorização do seu trabalho.
Receber um material com falhas de impressão, letras com a cor apagada, borrões de tinta pela folha, ou até mesmo uma encadernação mal feita, pode significar um desleixo com o aluno.
A palavra qualidade está diretamente ligada a excelência. Você precisa se atentar para os detalhes nos produtos entregue pela sua empresa. Ou será um forte candidato a perder clientes.
Receber um material que é legível e que satisfaz as necessidades do aluno é apenas uma das características da qualidade do seu produto.
A qualidade da impressão vai muito além. Passa por atrair o cliente com uma matéria-prima boa como a escolha da tinta e do papel. Outro aspecto para que seja considerado um produto de qualidade é a taxa mínima de defeitos que também chama a atenção dos seus clientes.
Já falamos aqui que a implementação de outsourcing de impressão pode fazer você economizar. E se também fizer você ganhar mais dinheiro?
Quando falamos em preço, ele deve ser desenvolvido com base em seus gastos. Além da margem de lucro é observado toda a parte matemática do produto ou serviço.
Mas quando falamos de valor, esse é o que realmente importa para o cliente. As vantagens e o valor agregado no produto ou serviço é o que vai definir se o cliente terá a percepção de preço justo.
Se você oferece um treinamento ou curso sobre determinado assunto para possíveis clientes, certamente há alguém no mercado fazendo algo igual ou muito parecido com o seu. Com os mesmo elementos: salas de aulas, professores, turmas de alunos, carga horária diferenciada, etc.
Por isso, se faz necessário oferecer materiais didáticos além de um arquivo em PDF para os alunos estudarem em casa. Ofertar conteúdos impressos para reforçar o que é repassado em sala de aula.
Materiais que podem ficar com os alunos e que possibilite a pulverização da sua marca. Essas dinâmicas sem dúvidas agregam valor na percepção do cliente.
Depois de ler esses argumentos e entender que a qualidade do produto e de seus agregados influenciam no seu negócio, ainda pode restar dúvida se a terceirização da impressão na sua instituição de ensino ou empresa é a melhor escolha.
Saiba que quando falamos no termo outsourcing de impressão, vai além de ter uma impressora dentro da sua empresa. Estamos falando de ter uma gama de serviços, que geram praticidade, economia e segurança no serviço prestado.
Casos peculiares e exceções podem existir, mas a impressão interna ainda é a melhor solução para a sua empresa. Ou seja, vale ponderar entre a compra e o aluguel de impressoras. Confira um conteúdo exclusivo da Helioprint que esclarece se vale a pena a locação de impressoras.
O processo de contratar e gerenciar prestadores de serviços externos(outsourcing) já esteve, principalmente na década de 80 do século passado, muito associado às questões de redução de custos.
Hoje isso ainda vale, mas nos processos operacionais relacionados à TI, o outsourcing agora é visto como uma forma de promover inovação, flexibilidade e escalabilidade nas operações das empresas.
Sendo assim, a pessoa ou equipe responsável pela contratação destes serviços deve ter conhecimentos e habilidades específicas. Basicamente estamos falando de um analista de outsourcing.
À medida que o outsourcing foi se tornando comum dentro das empresas, foi surgindo a necessidade de manter um profissional para cuidar exclusivamente destes contratos. Surgiu assim a figura do analista de outsourcing.
Basicamente, ele auxilia o negócio a ter uma boa relação com os seus parceiros, reduzindo riscos e garantindo ganhos de qualidade no dia a dia de ambas as empresas, contratante e contratada.
Cabe ao analista de outsourcing realizar a análise antes e o acompanhamento e avaliação após a contratação do outsourcing para a empresa.
Seu trabalho segue uma demanda de projetos da companhia, mas esta demanda também pode ser criada por ele. Seu objetivo principal é trazer para o negócio os melhores contratos de terceirização possíveis.
Além de agregar os serviços, ele também é responsável por acompanhar as atividades dos times contratados, estabelecendo métricas de avaliação de rendimento para garantir a boa execução dos serviços prestados.
Sua empresa deve ter cuidado ao contratar esse profissional, pois o cargo exige grande responsabilidade. É necessário identificar alguém que tenha habilidades imprescindíveis para otimizar as relações da sua empresa com as empresas de outsourcing. Isso inclui:
ORM, Gerenciamento de Relacionamento do Outsourcing, é uma metodologia de trabalho utilizada pelas empresas que necessitam desse tipo de terceirização.
Ele complementa as funcionalidades do ERP (Enterprise Resource Planning) e outras disciplinas e métodos de negócio. O desafio é integrar os seus clientes e seus prestadores de serviços dentro da sua empresa.
Porque isso é um desafio? Pelo simples fato de que essas entidades possuem motivações e objetivos bem diferentes. Por isso o ORM é cada vez mais necessário nas novas estratégias empresariais, especialmente dentro do conceito de Corporação 2.0.
Para aproveitar melhor os recursos e habilidades que os prestadores de serviços têm a oferecer, sua empresa precisa encarar o outsourcing como uma das prioridades para seu crescimento e lucratividade.
A diferença perante o mercado só virá através das ideias inovadoras que o outsourcing pode proporcionar aos modelos de negócios.
Para isso, o Gerenciamento de Relacionamento do Outsourcing precisa considerar três aspectos em relação à colaboração externa:
O sucesso ou fracasso de um projeto de outsourcing começa com o trabalho do Analista de Outsourcing no Gerenciamento de Relacionamento do Outsourcing.
Este gestor deve ter claros os requisitos necessários para atender o negócio e os níveis de serviços que devem ser atingidos, construindo uma relação de compromisso e confiança.
Para isso ele deve lançar mão do SLA, considerando e documentando quesitos como entrega, assistência, responsabilidades e qualquer outro que envolva tanto o contratado quanto o contratante.
No contrato, ficam claras informações como o tempo de cada serviço, a qualidade de sua entrega, as medidas a serem tomadas em caso de incidentes e a forma como os chamados devem ser abertos, dentre outros.
Também ficam claras as consequências em caso de descumprimento.
Para além do cumprimento do contrato, é claro que um bom outsourcing de impressão também deve saber lidar com imprevistos e necessidades que surgem com o tempo.
Por isso precisa disponibilizar uma boa equipe de Customer Success. Ela acompanha o cliente do início ao fim do contrato, com foco em sua satisfação com os produtos e serviços.
Dessa forma os clientes não ficam com aquela sensação de que ninguém fica realmente responsável por solucionar os seus problemas, o que é muito comum em contratos que parecem não fazer ideia do que significa SLA.
Resumindo, sua empresa não fica dependente de ter um contato informal, uma pessoa indicada dentro do fornecedor (o que, convenhamos, não garante a qualidade do serviço prestado).
A Helioprint, por exemplo, firma com seus clientes um SLA que prevê em contrato o atendimento em até 8 horas úteis.
A equipe de CS da Helioprint trabalha com uma espécie de consultoria, analisando e indicando as ferramentas mais adequadas para cada realidade. Quer conhecer melhor? Fale com um especialista!
O conceito de outsourcing é bem simples: delegar serviços a terceiros. Uma empresa contrata outra para desempenhar determinadas funções. Então, num sentido amplo, outsourcing e terceirização podem, sim, ser considerados sinônimos.
Mas indo um pouco mais a fundo na questão, consideramos que outsourcing é um tipo de terceirização. Nele, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa. Muitas vezes até mesmo a atividade-fim.
Já a terceirização propriamente dita é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante.
Encaixam-se no conceito de terceirização pura e simples os serviços ligados a segurança, limpeza e transporte, por exemplo. Por isso, neste artigo vamos nos ater ao outsourcing.
Tarefas de áreas-chave da empresa, como os setores de vendas, TI, ou até mesmo ramificações específicas, como Inside Sales ou impressões podem ser executadas por empresas especializadas.
A organização estrutural do oustsourcing permite que o trabalho possa ser realizado internamente ou remotamente, geralmente com redução de custos e qualidade equivalente ou até superior, proporcionando:
Aliás, o termo outsourcing é autoexplicativo quando traduzido. “Out” significa “fora” e “sourcing” significa “fonte”.
Ou seja: é o ato de buscar fontes de fora para realizar esses serviços. Mas você deve estar se perguntando se são apenas essas as vantagens. Na verdade há muitas outras, e elas explicam a popularização dessa modalidade de contratação. Vamos conhecê-las?
Uma das maiores vantagens do outsourcing é promover uma maior visibilidade dos custos. Relatórios e planilhas tornam possível saber exatamente onde se gasta mais, facilitando providências.
A redução de custos também ocorre com a equipe, que fica disponível para processos mais produtivos. Além disso você poupa com treinamentos e eleva o nível de especialização dos profissionais, reduzindo falhas e agregando valor.
Quando cada um se dedica àquilo que tem mais conhecimento, todos têm mais chances de executar um excelente trabalho.
Isso também significa que cada funcionário poderá se dedicar mais, consequentemente produzindo mais.
Na outra ponta, a empresa contratada tem a obrigação contratual de entregar um alto nível de produtividade, cabendo a você apenas monitorar o cumprimento de prazos.
Um alto desempenho em todas as áreas parece um sonho inalcançável? Não se você utilizar o outsourcing nas áreas consideradas pontos fracos de sua empresa.
O outsourcing otimiza as áreas de excelência da empresa, mas as áreas com menor desempenho serão potencializadas. Com o salto de nível em todos os setores, sua empresa ganhará muitas posições no mercado.
O outsourcing possibilita um canal de comunicação não apenas para resolução de problemas, mas também para troca de experiências.
Outra vantagem neste aspecto é a possibilidade de você focar sua atenção não na gestão de cada setor, e sim no que mais importa: a fidelização do seu cliente.
O outsourcing traz mais segurança técnica por motivos óbvios. Essa vantagem é possível graças à expertise dos profissionais contratados via outsourcing.
Com uma equipe bem preparada e com muito conhecimento à sua disposição, as chances de algo dar errado são drasticamente menores.
E claro que, se ainda assim algo der errado, ela estará pronta para resolver os problemas e suprir as necessidades de suas empresa.
Cabe ressaltarmos também que para usufruir de todas essas vantagens é importante que, além de investir em um bom outsourcing, sua empresa também colabore enviando dados para monitoramento.
Geralmente isso ocorre de forma automática, com instalação de softwares específicos. Cabe a você somente seguir as orientações.
Suponhamos que você tem uma empresa de confecções e entende tudo dos processos envolvidos. Também conseguiu bons profissionais para os setores de RH e contábil, áreas que você não domina.
Você também tem um bom departamento de TI, mas eles precisam assumir as responsabilidades sobre as impressões, algo que não é de conhecimento do pessoal. Digamos que, nessa parte, eles “quebram um galho”.
Dessa forma, acaba sobrando pra todo mundo, de todos os setores e níveis hierárquicos, controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões. E é claro que dessa forma os custos se elevam e a qualidade despenca.
Nesses casos são possíveis dois cenários. No primeiro, essa forma de gestão das impressões vira um hábito, e todos se acostumam com a ineficiência do processo. No segundo, você precisa correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função.
Em qualquer um dos casos fica a pergunta: por que não contratar um outsourcing de impressão (ou de qualquer outra especialidade), colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de melhorar os processos?
Este é o melhor momento para a contratação do outsourcing, e ele vai depender do momento da empresa. Pode ser nas fases iniciais, quando o problema surgir ou mesmo quando ainda não se sabe da existência de um problema.
Qualquer que seja a etapa, a prestação do serviço de outsourcing começa com a análise e configuração do plano de trabalho, culminando no acordo de nível de serviço, garantindo segurança para ambas as partes.
A transição do serviço realizado por sua equipe para o outsourcing é delicada e deve ser feita com a máxima cautela.
Às vezes, demissões são inevitáveis, mas sempre que possível, invista em outsourcing sem abrir mão de funcionários. Afinal como já dissemos, a força de trabalho pode ser deslocada para funções mais produtivas ou até mesmo para cargos de coordenação e supervisão.
De qualquer forma, na hora de aderir ao outsourcing, seja transparente e explique para sua equipe a necessidade da mudança e a forma como isso irá impactar na melhoria dos processos.
Falando especificamente em outsourcing de impressão, uma das principais vantagens é o monitoramento remoto dos níveis de tinta das impressoras.
Isso faz com que novos suprimentos sejam enviados antes que os antigos acabem, sem a necessidade de fazer um pedido.
