O conceito de outsourcing é bem simples: delegar serviços a terceiros. Uma empresa contrata outra para desempenhar determinadas funções. Então, num sentido amplo, outsourcing e terceirização podem, sim, ser considerados sinônimos.
Mas indo um pouco mais a fundo na questão, consideramos que outsourcing é um tipo de terceirização. Nele, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa. Muitas vezes até mesmo a atividade-fim.
Já a terceirização propriamente dita é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante.
Encaixam-se no conceito de terceirização pura e simples os serviços ligados a segurança, limpeza e transporte, por exemplo. Por isso, neste artigo vamos nos ater ao outsourcing.
Tarefas de áreas-chave da empresa, como os setores de vendas, TI, ou até mesmo ramificações específicas, como Inside Sales ou impressões podem ser executadas por empresas especializadas.
A organização estrutural do oustsourcing permite que o trabalho possa ser realizado internamente ou remotamente, geralmente com redução de custos e qualidade equivalente ou até superior, proporcionando:
Aliás, o termo outsourcing é autoexplicativo quando traduzido. “Out” significa “fora” e “sourcing” significa “fonte”.
Ou seja: é o ato de buscar fontes de fora para realizar esses serviços. Mas você deve estar se perguntando se são apenas essas as vantagens. Na verdade há muitas outras, e elas explicam a popularização dessa modalidade de contratação. Vamos conhecê-las?
Uma das maiores vantagens do outsourcing é promover uma maior visibilidade dos custos. Relatórios e planilhas tornam possível saber exatamente onde se gasta mais, facilitando providências.
A redução de custos também ocorre com a equipe, que fica disponível para processos mais produtivos. Além disso você poupa com treinamentos e eleva o nível de especialização dos profissionais, reduzindo falhas e agregando valor.
Quando cada um se dedica àquilo que tem mais conhecimento, todos têm mais chances de executar um excelente trabalho.
Isso também significa que cada funcionário poderá se dedicar mais, consequentemente produzindo mais.
Na outra ponta, a empresa contratada tem a obrigação contratual de entregar um alto nível de produtividade, cabendo a você apenas monitorar o cumprimento de prazos.
Um alto desempenho em todas as áreas parece um sonho inalcançável? Não se você utilizar o outsourcing nas áreas consideradas pontos fracos de sua empresa.
O outsourcing otimiza as áreas de excelência da empresa, mas as áreas com menor desempenho serão potencializadas. Com o salto de nível em todos os setores, sua empresa ganhará muitas posições no mercado.
O outsourcing possibilita um canal de comunicação não apenas para resolução de problemas, mas também para troca de experiências.
Outra vantagem neste aspecto é a possibilidade de você focar sua atenção não na gestão de cada setor, e sim no que mais importa: a fidelização do seu cliente.
O outsourcing traz mais segurança técnica por motivos óbvios. Essa vantagem é possível graças à expertise dos profissionais contratados via outsourcing.
Com uma equipe bem preparada e com muito conhecimento à sua disposição, as chances de algo dar errado são drasticamente menores.
E claro que, se ainda assim algo der errado, ela estará pronta para resolver os problemas e suprir as necessidades de suas empresa.
Cabe ressaltarmos também que para usufruir de todas essas vantagens é importante que, além de investir em um bom outsourcing, sua empresa também colabore enviando dados para monitoramento.
Geralmente isso ocorre de forma automática, com instalação de softwares específicos. Cabe a você somente seguir as orientações.
Suponhamos que você tem uma empresa de confecções e entende tudo dos processos envolvidos. Também conseguiu bons profissionais para os setores de RH e contábil, áreas que você não domina.
Você também tem um bom departamento de TI, mas eles precisam assumir as responsabilidades sobre as impressões, algo que não é de conhecimento do pessoal. Digamos que, nessa parte, eles “quebram um galho”.
Dessa forma, acaba sobrando pra todo mundo, de todos os setores e níveis hierárquicos, controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões. E é claro que dessa forma os custos se elevam e a qualidade despenca.
Nesses casos são possíveis dois cenários. No primeiro, essa forma de gestão das impressões vira um hábito, e todos se acostumam com a ineficiência do processo. No segundo, você precisa correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função.
Em qualquer um dos casos fica a pergunta: por que não contratar um outsourcing de impressão (ou de qualquer outra especialidade), colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de melhorar os processos?
Este é o melhor momento para a contratação do outsourcing, e ele vai depender do momento da empresa. Pode ser nas fases iniciais, quando o problema surgir ou mesmo quando ainda não se sabe da existência de um problema.
Qualquer que seja a etapa, a prestação do serviço de outsourcing começa com a análise e configuração do plano de trabalho, culminando no acordo de nível de serviço, garantindo segurança para ambas as partes.
A transição do serviço realizado por sua equipe para o outsourcing é delicada e deve ser feita com a máxima cautela.
Às vezes, demissões são inevitáveis, mas sempre que possível, invista em outsourcing sem abrir mão de funcionários. Afinal como já dissemos, a força de trabalho pode ser deslocada para funções mais produtivas ou até mesmo para cargos de coordenação e supervisão.
De qualquer forma, na hora de aderir ao outsourcing, seja transparente e explique para sua equipe a necessidade da mudança e a forma como isso irá impactar na melhoria dos processos.
Falando especificamente em outsourcing de impressão, uma das principais vantagens é o monitoramento remoto dos níveis de tinta das impressoras.
Isso faz com que novos suprimentos sejam enviados antes que os antigos acabem, sem a necessidade de fazer um pedido.
Chapecó, Lages, Concórdia, Criciúma e, no último dia 5 de dezembro, Florianópolis. Centenas de pessoas participaram em 2019 do Printing Day, o evento itinerante da Helioprint para Gráficas. O Printing Day Floripa aconteceu no Hotel Castelmar.
Como em todos os outros, o último evento de 2019 contou com palestras, networking com especialistas, e showroom de equipamentos de última geração durante todo o dia.
Desta vez o destaque foi para as novidades das marcas OKI, CANON, EPSON e MIMAKI expostas para avaliação dos presentes. Os participantes puderam conversar com os técnicos sobre os equipamentos e tiveram a oportunidade de ver as máquinas em funcionamento.
A grande atração desta edição do Printing Day Floripa, na “Ilha da Magia”, foi o lançamento da OKI Pro1050, equipamento para impressão de rótulos e etiquetas.
A nova máquina da OKI leva a produção de rótulos e etiquetas a uma nova dimensão. Com alimentação por bobina, impressão em CMYK+Branco, versatilidade de mídias e rebobinador e recorte, é o equipamento ideal para flexografia e impressão de pequenas e médias tiragens.
Com tecnologia Digital LED e toner com opção de quinta cor, a Pro1050 oferece mais flexibilidade no design de rótulos e etiquetas.
Ela permite imprimir em materiais transparentes ou coloridos, bastando imprimir um fundo branco sob a imagem colorida, garantindo a nitidez de qualquer imagem.
Os participantes do evento se surpreenderam com a versatilidade da máquina, capaz de imprimir em novos tipos de materiais (nos quais impressoras de etiquetas a jato de tinta não conseguem).
Na demonstração, foram utilizados substratos para utilização em ambiente externo, etiquetas para câmaras frigoríficas e rótulos convencionais para alimentos e utensílios. Todos com qualidade que pôde ser atestada in loco.
Mais uma vez o Printing Day trouxe aos empresários do ramo gráfico de Santa Catarina uma gama de informações para impactar a gestão e o crescimento de suas empresas.
O foco da iniciativa é orientar empresários que estão migrando do offset para o digital, mas tentam aplicar as mesmas práticas. O Printing Day Floripa trouxe mais informações sobre esta nova realidade para que os profissionais se adaptem com mais facilidade.
Se durante o dia os profissionais do ramo gráfico puderam ver de perto o funcionamento e interagir com as máquinas, tirando suas dúvidas com os técnicos, a noite foi o momento de aprimorar os conhecimentos com as palestras preparadas especialmente para a ocasião. Confira os temas abordados no último Printing Day do ano:
As questões técnicas são a principal preocupação de quem atua nas empresas do ramo gráfico. Ouvir informações que fazem com que haja uma identificação imediata é sempre um alento!
A palestra sobre impressão do Printing Day da Helioprint foi formatada para auxiliar no dia a dia do profissional, abordando os problemas e dúvidas mais comuns e soluções práticas.
Por exemplo: muitas vezes o que gera um problema de cor na impressão digital não é necessariamente a cor. São muitas as variáveis durante o processo de impressão, incluindo erros humanos.
Ferramentas consideradas fáceis, por incrível que pareça, são as que mais geram problemas. Arquivos gerados de forma errada podem até mesmo arruinar uma impressão.
Por isso os profissionais de criação foram alertados de que é preciso criar certos padrões para fechar arquivos da forma correta. Muitos recebem arquivos RGB enviados para a gráfica e não fazem as devidas correções. E o resultado deste processo errado pode gerar a insatisfação do cliente.
“O fechamento de arquivo é um processo que precisa ser pensado e entendido. As pessoas precisam entender melhor os processos gráficos para que os impressos cheguem o mais próximo possível do desejado”
O Printing Day é um evento que nasceu a partir de um estudo das necessidades dos empresários do setor. Logo de início detectou-se que o que mais fazia falta era informação.
A partir daí, buscou-se palestrantes que conseguissem sanar as principais dúvidas. E as maiores delas eram sempre sobre o gerenciamento financeiro das gráficas.
Por isso, mais uma vez levamos ao mercado o conhecimento de gestão necessário para alavancar os negócios. Entre os assuntos da palestra, falamos sobre como se deve calcular os custos e quanto se deve cobrar pelos serviços.
“O cenário econômico e os avanços tecnológicos tornaram a concorrência muito mais acirrada no segmento. Vender mais não é mais a meta principal, e sim gerir as despesas para manter a empresa sustentável.”
Foi um grande aprendizado para empreendedores que querem investir, mas que ainda têm alguma resistência em controlar seus custos.
Conhecer especialistas de diversas áreas do ramo gráfico, tirar dúvidas sobre mercado e tendências e testar as melhores máquinas, com seus próprio arquivos, utilizando diversos tipos de papel e mídias especiais…
Estes foram os destaques das 5 edições do Printing Day de 2019. E para 2020? O que será que teremos?
O que podemos adiantar é que o evento continuará reunindo participantes 100% ligados ao mercado gráfico, trocando ideias e experiências, mas dessa vez em uma nova escala. Aguarde!
