RH sem papel: quais os benefícios da digitalização de documentos?

As pilhas de documentos que antes enchiam grandes arquivos de aço, hoje cabem dentro de um computador. A tecnologia possibilita a gestão de recursos humanos sem papel, com mais eficiência, produtividade e organização para as empresas.

Em um passado não tão distante, falar em um RH sem papel poderia parecer conversa de louco. Entretanto, a tecnologia e as leis que a regulamentam evoluíram de tal maneira que, atualmente, maluquice é ter uma sala cheia de papéis. 

A digitalização de documentos, o armazenamento em nuvem e facilidades como a assinatura eletrônica viabilizam uma gestão automatizada e digital. Além de vantagens como praticidade, produtividade e economia de espaço, esse modelo também possibilita um consumo mais consciente e sustentável. 

Um RH sem papel é possível?

Sabemos que não basta simplesmente almejar, tem toda uma questão legal envolvida na situação. O RH é o coração da empresa, é onde estão todos os documentos pessoais dos colaboradores e os da companhia. 

Até um tempo atrás, eles precisavam mesmo ser impressos e arquivados, mas em 2020 isso mudou! Foi quando o presidente Jair Bolsonaro criou o decreto nº 10.278 que tornava a digitalização de documentos públicos ou privados tão legal quanto os originais. E embora uma série de normas e procedimentos tenham sido criados para assegurar a integridade e confiabilidade deles, essa foi uma grande evolução.

Nós já falamos sobre esse assunto aqui no Blog da Helioprint, mas é sempre bom relembrar as regras: 

1. No documento deve constar assinatura digital de acordo com o padrão proposto na Lei; 
2. Eles devem seguir os padrões técnicos mínimos previstos e conter os metadados especificados;
3. Critérios como: integralidade, rastreabilidade, qualidade, confidencialidade e interoperabilidade (quando dois componentes de um sistema, desenvolvidos com ferramentas diferentes, podem ou não atuar em conjunto), são indispensáveis;
4. Este decreto é válido para os documentos físicos digitalizados e produzidos por pessoa jurídica de direito público interno e privado; 
5. Ele não se aplica em: documentos produzidos originalmente em formato digital, transações realizadas no sistema financeiro nacional, audiovisuais, documentos de identificação e de porte obrigatório. 

Agora que você já sabe que a lei está a seu favor, que tal algumas dicas de como digitalizar o seu RH? Confira:

Uma gestão mais sustentável e econômica

Você não gastará mais com papel, pastas, espaços, arquivos e tudo o mais. Imprimir documentos para tomar decisões e compartilhar dados é algo que apesar de ultrapassado, ainda é muito praticado. Mas como já falamos acima, a lei está do seu lado. 

Além disso, com os certificados digitais, documentos como, relatórios e contratos, podem ser digitalizados sem que a validade legal seja eliminada. Ele possibilita garantia jurídica a documentos eletrônicos e oferece segurança para a empresa. Além de reduzir drasticamente os custos de impressão.

Profissionais conscientizados e treinados

Não adianta nada investir em equipamentos e sistemas se a sua equipe não estiver engajada na proposta. Palestras e reuniões sobre o assunto são indispensáveis, até porque as pessoas precisam se habituar a processos novos. A ideia é mostrar para os colaboradores que a digitalização dos processos não tem relação só com o lucro e sustentabilidade, mas servirá para facilitar a rotina de trabalho. 

Comunicação digital melhora o diálogo

Estamos vivendo na era do imediatismo. Tudo precisa ser para ontem, isso possibilita agilidade e eficiência nos processos. Mas se você ainda mantém uma comunicação interna impressa, essa mensagem pode estar se perdendo. Mas essa prática pode ser resolvida com a utilização de telefones, e-mails internos e até mensagens instantâneas. 

Não veja a tecnologia como sua grande inimiga, mas sim como uma aliada. Isso vai agilizar as rotinas da empresa e tornar a comunicação bem mais ampla e assertiva.

Menos burocracia com as assinaturas eletrônicas

Essa é uma solução para diminuir a papelada. É grande o número de papéis e assinaturas quando se é contratado por uma empresa. E pensando bem, toda a jornada dos colaboradores: promoções, mudanças de função, férias, folhas de pagamento e tudo o mais, geram muito papel. Entretanto, as coisas mudaram. 

As assinaturas eletrônicas já são a realidade de muitas empresas preocupadas com a otimização de processos. Elas permitem que documentos sejam assinados em qualquer lugar, a qualquer momento em qualquer dispositivo, com apenas alguns cliques. Em outras palavras, os candidatos e colaboradores podem preencher, assinar e devolver documentos de forma legal e segura, usando o dispositivo mais conveniente para eles.

Mais segurança com o armazenamento em nuvem

Os softwares de gestão permitem que você acumule uma quantidade massiva de documentos digitais sem que a sua infraestrutura física seja impactada. Além disso, eles possibilitam maior organização e agilidade ao localizar documentos. Mas cuidado com a segurança online deste banco de dados e tenha sempre vários backup estratégicos.

Invista em equipamentos de qualidade

Avalie o que a sua empresa necessita para uma gestão de RH sem papel. Desktops, notebooks, tablets, scanners, uma boa conexão à rede e um bom software para que a gestão seja feita totalmente de forma digital. Uma solução inteligente para economizar nos equipamentos e tê-los sempre atualizados adotando um outsourcing de impressão, de smartphones e demais equipamentos.

Tenha apoio de especialistas

Mas se você chegou até aqui e ainda está meio perdido em relação a digitalização, uma boa ideia é contar com um especialista. Volta e meia estamos falando aqui no Blog sobre os benefícios da terceirização dos serviços. E aqui não é diferente. Existem empresas especializadas neste tipo de sustentabilidade operacional. 

A Arquivar, por exemplo, oferece soluções para tornar o seu negócio totalmente digital. Você pode contar com assinatura eletrônica, digitalização, virtualização e automação de processos. Além de consultoria documental, controle, organização e armazenamento de documentos, entre outras facilidades. Tudo com muita segurança e a garantia de rastreabilidade. 

Mais dicas e informações

Você já sabe que pode contar com o Blog da Helioprint para se manter informado. Toda a semana preparamos um conteúdo cheio de novidades e dicas para a sua empresa, não importa qual seja o seu ramo. Alcançar a meta de um RH sem papel e totalmente automatizado pode ser complicado a princípio, mas com os parceiros certos isso é possível. Pensar em um futuro mais sustentável é garantir que o amanhã continue sempre chegando. Até a próxima!