Escritórios de contabilidade podem reduzir despesas adotando o outsourcing de impressão. Em alguns casos, a redução com impressões chega a 30%. Nos dias atuais, convenhamos, qualquer centavo economizado é uma boa notícia

No próximo sábado, 25 de abril, é o Dia da Contabilidade. Da emissão de certidões, ao cálculo para recolhimento de impostos e declarações de renda, o contador é essencial para a saúde fiscal, tributária e trabalhista de uma empresa.

No entanto, muitas das atividades dessa profissão demandam grande número de impressões diárias, o que, de algum modo, aumenta custos.

Mas o que queremos nestes dias é justamente o oposto: diminuir custos

A boa notícia é que é possível fazer sua empresa de contabilidade gastar menos, ou melhor, muito menos, com impressões. E, de quebra, ela ainda pode aumentar a produtividade.

Parece até mentira, não é mesmo? Mas não é.

Neste artigo, vamos apresentar algumas soluções para você.

Desafios atuais

O cenário atual não é dos mais fáceis. Mas também não é dos mais aterrorizantes. Há luz no fim do túnel.

Analistas de economia em todo o mundo lamentam a crise provocada pelo coronavírus, mas também enfocam que, depois da tempestade, bons ventos virão. 

Diante deste dado de realidade - a crise, seus efeitos e desafios - é preciso que tomemos medidas no sentido de minimizar eventuais perdas e, claro, ampliar a produtividade.

Nos escritórios de contabilidade, onde o volume de impressão costuma ser bem grande, assim como a demanda por digitalizações, há caminhos claros que podem ser percorridos para melhorar a sustentabilidade financeira da empresa.

Economize nas impressões

Uma boa saída para diminuir custos, por exemplo, é observar quais são os “ralos” por onde escoam os recursos.

Além das despesas fixas, como aluguel, pagamento de pessoal, entre outras, há custos flexíveis que variam mês a mês, e que podem ser reduzidos.

Um desses custos é com a impressão de documentos. Quanto mais se imprime, mais se gasta. E se o equipamento não for bom, ainda tem a despesa com manutenção, impressões mal feitas e retrabalho. 

Fora a compra de toner e outros componentes que precisam ser substituídos regularmente.

É por isso que, do pequeno ao grande, empresas com altos volumes de impressão, como contabilidades, chegam à conclusão de que o outsourcing de impressão é a melhor alternativa.

Por que o outsourcing?

Os custos ocultos com impressão impactam muito as atividades da contabilidade. E eles vão além da compra de impressoras, cartuchos, substituição ou conserto das máquinas.

Também podemos citar impressões que precisam ser refeitas porque saíram com falhas; falta de um controle preciso do que cada funcionário imprime, entre outros fatores.

Com o outsourcing de impressão adequado, você tem, ao mesmo tempo:

  • Controle do fluxo de impressão - O fluxo de impressões e cópias pode ser controlado por meio de uma atribuição de cotas, o que permite manejar quantidades de cópias diferenciadas para cada departamento ou usuário.
  • Gestão online com relatórios dinâmicos -  Permissão para gerenciar impressões com relatórios dinâmicos, inclusive, definindo políticas de impressão para os setores. A partir daí, criar e gerenciar equipamentos e usuários será muito mais fácil.

  • Economia -  Como  resultado da gestão dos fluxos de impressão e da análise de dados baseada em relatórios precisos, somados aos excelentes níveis de serviço e à baixíssima incidência de falhas dos suprimentos originais, a economia vem!

No caso da Helioprint, outra vantagem do outsourcing de impressão é que ele irá tirar a responsabilidade do usuário de ter que pedir ou trocar o toner. Isso porque a troca de suprimentos passa a ser por conta da empresa contratada. Além disso, você não correrá mais riscos de comprar suprimentos a um preço maior do que eles realmente valem!

Na prática, clientes Helioprint relatam que conseguiram reduzir custos em até 30%.

Ebook - Outsourcing de impressão

Aumente a eficiência com bons equipamentos

Agora que falamos sobre como economizar, vamos à outra etapa: aumento da eficiência

Não basta “fechar os ralos” por onde escoam boa parte do nosso faturamento. É preciso aumentar a eficiência das atividades para que, da parte do cliente, haja a percepção de que sua empresa está sempre à frente das demandas deles.

A saída, mais uma vez, está no outsourcing que a Helioprint oferece. Isso mesmo!

Os consultores da Helioprint não querem simplesmente vender um serviço. O objetivo é maior: fazer com que seu negócio colha bons resultados na parceria. Por isso, fazem todo um diagnóstico para sugerir o equipamento mais indicado à sua necessidade

Tudo vai depender, por exemplo, da quantidade de impressões e digitalizações que você faz. A partir daí, e com a sua concordância, o equipamento ideal é disponibilizado. 

Outsourcing: fale com quem entende

Depois de analisar a realidade da sua empresa de contabilidade, levantando os custos totais de operações, incluindo suprimentos, manutenção, páginas impressas e equipamentos, a Helioprint desenvolve soluções personalizadas que cabem no seu bolso! 

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