Aprenda a baixar custos através do gerenciamento de impressão (passo a passo)

Quem nunca reparou aquelas pessoas que pensam que imprimir é de graça? Elas imprimem, olham, não gostam, jogam fora e começam a imprimir tudo outra vez.

Isso sem falar na quantidade de besteiras que muitos funcionários imprimem, como fotografias, contas bancárias e outros documentos sem relação com o trabalho.

Sejamos sinceros:

Isto acontece em todas as empresas.

A diferença entre as empresas que tem gastos desnecessários e as que não tem é o gerenciamento de impressão.

Este recurso permite que os gestores tenham conhecimento sobre tudo que é impresso dentro da corporação, e assim possam tomar as decisões corretas.

Neste artigo você vai descobrir facilmente como uma boa gestão das impressoras pode reduzir o desperdício com papéis, tintas e peças, além de fornecer total controle dos custos com impressão de todos os departamentos.

O que é gerenciamento de impressão?

Gerenciamento de impressão é o conjunto de técnicas usadas, normalmente por empresas, para manter controle sobre tudo o que é impresso. Isso é feito com a ajuda de softwares de bilhetagem de impressão, implantação de servidores de impressão e recursos de impressão segura.

Além da vantagem de da gestão simplificada, ainda é possível ter controle absoluto sobre tudo o que está sendo impresso, reduzindo custos com tinta, papel, peças e energia elétrica.

Quanta economia o gerenciamento de impressão gera?

Sua empresa imprime mais de 1000 páginas por mês?

Se a resposta for sim, isto significa que com o gerenciamento de impressão adequado, é possível economizar cerca de 30% com gastos de impressão por mês.

Dica: o ideal é a contratação de serviços de outsourcing que cobrem por página impressa.

Como implementar o gerenciamento de impressão na minha empresa?

Depois de ver tanta vantagem, você deve estar se perguntado:

Mas como eu posso fazer a gestão de impressão corretamente na minha empesa?

Por isso preparamos um passo a passo com algumas técnicas que permitem uma gestão de impressão completa na sua empresa.

Todos os passos são obrigatórios?

Não.

Você pode implementar 1 ou 2 dos 3 passos recomendados, a melhoria da gestão e a economia já vão ser notáveis.

Porém, recomendamos que você tente implementar todos os passos para uma gestão completa.

Passo #1: Organizando os trabalhos com servidores de impressão

O primeiro passo é organizar a infraestrutura relacionada as impressoras.

Mas não se preocupe.

Não é preciso quebrar paredes ou passar fios por todos os lados.

Estou falando da implantação de servidores de impressão, um simples hardware ou software responsável por organizar todo o fluxo de impressão e facilitar a gestão das impressoras.

Como isto funciona?

A função principal do servidor de impressão é organizar todos os trabalhos de impressão que vem dos computadores ligados à rede.

Vantagens do servidor de impressão

• Gestão centralizada: Todas as configurações de impressão, auditorias e gestão de permissões são realizados em um único local;
• Filas de impressão: Todos os trabalhos enviados pelo funcionários são agrupados em uma fila organizada de impressão;
• Auditoria simplificada: Todas as informações sobre suprimentos e erros de impressão ficam centralizadas, assim o administrador pode acessar tudo facilmente.
• Drivers compartilhados: Os drives são instalados no servidor e compartilhados com os computadores da rede.

Todos os dados de insumos das impressoras, e também os arquivos enviados pelo usuários ficam em só um lugar, facilitando o trabalho de gestão do administrador.

Ou seja:

Não importa se a rede da empresa é grande ou pequena, um servidor de impressão é essencial.

Mas fique atento:

É necessário um computador exclusivo para o servidor de impressão.

Porém, para redes com até cinco computadores pode-se usar um método alternativo para configurar um computador de usuário como um servidor.

Quer saber mais? Confira nosso artigo completo sobre servidores de impressão

Passo #2: Mantendo o controle das impressões através do software de bilhetagem

Agora que a questão da infraestrutura já foi resolvida, e o administrador pode gerenciar tudo facilmente, está na hora de controlar o que está sendo impresso dentro da empresa.

Afinal, toda empresa está sujeita a isto:

Os funcionários podem imprimir o que quiserem, seja um contrato da empresa ou uma fotografia pessoal.

Convenhamos:

Nenhum gerente ou administrador pode perder o dia todo examinando a fila de impressão para conferir se os funcionários estão imprimindo documentos pessoais ou empresariais.

Afinal, você sabe quantas páginas são impressas por mês na sua empresa? E quanto ao departamento que mais imprime?

É aí que entra o software de bilhetagem de impressão.

Ele proporciona a possibilidade de acompanhar de perto o que está acontecendo, de forma que é possível comparar períodos e descobrir se há ou não desperdício de material.

Vantagens do software de bilhetagem

• Impressão transparente: É possível identificar por quem, quando, onde e qual documento foi impresso;
• Cotas de impressão: É possível determinar os limites de impressões e cópias, por página, valor ou cor. Separado por usuário ou grupos de usuários;
• Impacto ambiental: Há uma redução considerável no desperdício de papel, suprimentos e custos com manutenção de equipamentos de impressão;
• Rateio de custos com impressão: O sistema gera e mantem os registros contábeis das operações de produção das impressoras da empresa.

De forma fácil e intuitiva, o software de bilhetagem organiza o ambiente, tornando mais fácil o controle de despesas por departamento.

Assim você passa a ter o controle de todas as informações do usuário que enviou o arquivo para impressão, e pode estabelecer cotas por usuário ou departamento, e ainda promover a conscientização do uso responsável, evitando o desperdício.

Quer saber mais? Confira nosso artigo completo sobre bilhetagem de impressão

Passo #3: Garantindo a privacidade dos documentos com a impressão segura

Mesmo com o servidor de impressão gerenciando as filas e o software de bilhetagem registrando tudo o que é impresso pelos usuários, ainda é possível que ocorram erros humanos.

Documentos esquecidos na bandeja, perdidos ou pegos por engano por outro usuário são o tipos de problemas que podem acontecer todos os dias.

Vamos concordar:

Toda empresa precisa garantir que certos documentos sigilosos não caiam em mãos erradas, não é?

Uma solução de impressão segura pode garantir isso.

Como? Simples:

Forçando os funcionários a realizar a autenticação manual na impressora antes que a impressão seja concluída.

Desse modo o documento só será impresso da quando o funcionário estiver fisicamente próximo a impressora.

Vantagens da impressão segura

• Flexibilidade: A impressão não é mais vinculada a um equipamento específico, é possível enviar o arquivo e retirar a impressão em qualquer equipamento da rede.
• Custos e meio ambiente: Reduz a quantidade de papel não coletado das bandejas;
• Segurança: Não há mais documentos esquecidos ou perdidos nas impressoras, pois os usuários devem fazer a autenticação manual para que o arquivo seja, de fato, impresso;
• Aumento de produtividade: As impressões podem ser feitas em qualquer equipamento, reduzindo as filas nas impressoras e anulando os documentos amontoados nas bandejas.

Além disso, é possível implantar uma solução de acordo com a necessidade da empresa, as opções são:

• Liberação via Web;
• Embarcado via impressora;
• Embarcado via tablet;
• Leitor de cartão.

Ficou com algum dúvida ou quer dar uma sugestão? Comente abaixo ou entre em contato diretamente pelo nosso site!

Até a próxima.