O Outsourcing de TI ocorre quando uma empresa contrata serviços de tecnologia da informação (TI) de terceiros, em vez de realizar essas atividades internamente. Isso inclui desde suporte técnico até a gestão completa de hardware. Ao adotar essa abordagem, é possível ter acesso a uma expertise especializada, reduzir custos operacionais, focar nas principais competências do seu negócio  e adaptar-se mais facilmente às mudanças no mercado de tecnologia. Quando falamos de operações tecnológicas é importante garantir que a infraestrutura de TI seja otimizada para o máximo desempenho e eficiência da empresa.  Ao terceirizar serviços de TI, as organizações podem acessar especialistas qualificados e recursos adicionais, permitindo que suas equipes internas se concentrem em projetos estratégicos e atividades que agregam valor e inovação corporativa.  

Compreendendo a gestão do outsourcing de TI

Como foi dito anteriormente, a gestão do outsourcing de TI é o processo de delegar tarefas de tecnologia da informação a terceiros ou fornecedores externos.  Essa prática impulsiona o desempenho da equipe ao estabelecer metas claras, define processos claros e eficientes, garante acesso às mais recentes tecnologias do setor, traz diferencial competitivo e ainda reduz custos. Tudo o que um gestor de TI precisa.  Se você deseja compreender detalhadamente cada benefício obtido com essa abordagem, confira esse material aqui.  

Estratégias eficientes para a gestão do outsourcing de TI

Selecionando provedores de serviços de gestão de outsourcing de TI

A seleção de provedores de gestão do Outsourcing de TI é de extrema importância para o sucesso operacional da sua empresa.  O primeiro passo é selecionar um provedor com experiência comprovada. Pergunte sobre fornecedores e fabricantes de equipamentos, certificações, e experiência prévia em projetos semelhantes. É necessário que ele tenha expertise para lidar com as necessidades do seu negócio. Não deixe de tirar todas as dúvidas.  A segurança dos dados é fundamental, pois ataques cibernéticos são muito perigosos. Por isso, priorize empresas que tenham rigorosos protocolos e que estejam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O suporte ao cliente também é de suma relevância para entregar um bom trabalho. Existe uma equipe experiente? Como são os tempos de resposta em caso de problemas ou dúvidas? De que forma é realizado o atendimento? Avaliações de clientes anteriores e análises de mercado podem fornecer informações valiosas sobre a qualidade dos serviços. Por último, mas não menos importante, o custo também deve ser considerado. Encontrar um equilíbrio entre qualidade e investimento é essencial, garantindo que o provedor ofereça um excelente valor pelo investimento realizado.  

Elaboração de Contratos de Nível de Serviço (SLAs) 

Os contratos são uma parte essencial para garantir a eficácia e a transparência nas relações entre clientes e provedores de serviços, especialmente no contexto da gestão do outsourcing de TI.  Esses acordos estabelecem expectativas claras e definem os padrões de desempenho que devem ser alcançados.  A importância dos SLAs pode ser destacada em várias áreas:
  1. Esclarecimento de expectativas: Os SLAs ajudam a alinhar as expectativas entre o cliente e o provedor de serviços, definindo claramente os serviços a serem fornecidos, os prazos de entrega e os critérios de qualidade. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos no futuro.
  2. Garantia da qualidade do serviço: Esses contratos estabelecem padrões de desempenho que devem ser atendidos. Isso ajuda a garantir a qualidade e consistência dos serviços prestados, permitindo que o cliente avalie o desempenho do provedor de forma objetiva.
  3. Medição de desempenho: É importante definir métricas mensuráveis para avaliar a atuação do trabalho realizado, de forma que possibilite o cumprimento de todos os termos do contrato e ajustes, se necessário. 
  4. Responsabilidade para ambos os lados: Os SLAs atribuem deveres para o cliente e o provedor de serviços, promovendo transparência e a prestação de contas, garantindo que as duas partes cumpram suas obrigações contratuais.
  5. Resolução de conflitos: Em caso de divergências, os contratos fornecem uma base para resolver questões, especificando o que fazer caso não sejam seguidos à risca os termos do contrato. Isso ajuda a evitar litígios prolongados e custosos entre as partes.
Em resumo, os Contratos de Nível de Serviço (SLAs) fornecem uma estrutura clara para estabelecer expectativas, medir o desempenho e resolver conflitos - visando ofertar e receber serviços de alta qualidade e alinhados com as necessidades determinadas.   

Melhores práticas para maximizar o desempenho

Implementação de parcerias estratégicas

Para aumentar o desempenho da implementação de parcerias estratégicas de Outsourcing de TI, é fundamental adotar práticas que ajudem a garantir o sucesso da colaboração entre a empresa e o provedor de serviços, como:
  • Mapeamento de cenário e diagnóstico;
  • definição de objetivos claros;
  • comunicação transparente entre as partes;
  • elaboração de Contratos de Nível de Serviço (SLAs);
  • monitoramento e suporte contínuos;
  • foco na inovação e melhoria contínua.

Foco na inovação tecnológica 

A introdução de novas tecnologias ou a melhoria das existentes pode ser uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, especialmente quando não possuem o conhecimento especializado necessário internamente.  Nesse cenário, os fornecedores de Outsourcing de TI desempenham um importante papel ao oferecer expertise especializada e recursos adicionais para facilitar o processo de inovação e aprimoramento tecnológico. Uma das principais vantagens de contar com o know-how especializado é contar com equipes de especialistas altamente qualificados, com experiência em uma ampla gama de tecnologias, plataformas e metodologias. Outro benefício significativo é a capacidade de acelerar o processo de implementação de novas tecnologias. Os fornecedores podem ajudar os negócios a reduzirem o tempo de desenvolvimento e implementação, minimizando os riscos e garantindo uma transição suave para as novas soluções tecnológicas.  

Garantia de segurança da informação e compliance 

  O Outsourcing de TI desempenha um papel fundamental na conformidade regulatória das empresas, fornecendo expertise especializada, recursos avançados e uma abordagem proativa para lidar com desafios de segurança que podem vir a surgir.  Ao trabalhar com provedores de gestão de outsourcing de TI confiáveis e experientes, as organizações podem melhorar sua postura de segurança e garantir conformidade com as regulamentações aplicáveis, reduzindo assim os riscos e atuando legalmente no mercado.  

Análise de custo-benefício do Outsourcing de TI 

Esta análise determina se os benefícios desse serviço superam os custos associados à contratação. Aqui estão alguns aspectos importantes a considerar:
  • Redução de custos operacionais, evitando despesas relacionadas à contratação e treinamento de equipe interna, compra de equipamentos e manutenção de infraestrutura.
  • Acesso a especialistas no setor, podendo resultar em serviços de maior qualidade e inovação tecnológica.
  • Foco em outras áreas, permitindo a realocação de recursos e energia em setores como desenvolvimento de produtos, marketing e atendimento ao cliente.
  • Escalabilidade e flexibilidade para que as organizações possam ajustar a capacidade de TI em relação às demandas do negócio.
  • Redução de riscos ao obter uma mão de obra especializada.
 

Navegando pelos desafios do outsourcing de TI

Identificação de riscos e soluções

A gestão de riscos associados ao outsourcing de TI é uma preocupação para as empresas que dependem de serviços terceirizados para suas operações de tecnologia da informação.  Uma das primeiras etapas é realizar uma avaliação abrangente dos riscos de segurança cibernética, como violações de dados, ataques de malware e falhas de segurança. Também é necessário se atentar à conformidade regulatória, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações locais e internacionais. Após isso, é importante implementar medidas de proteção adequadas para reduzir sua probabilidade e impacto. Medidas como a realização de auditorias de segurança cibernética regulares, implementação de controles de acesso e autenticação, criptografia de dados sensíveis e adoção de práticas de gestão de identidade e acesso (IAM) robustas.  

Superando obstáculos na integração de sistemas 

A integração de sistemas na gestão de Outsourcing de TI pode apresentar muitos desafios, mas que com uma abordagem estruturada e cuidadosa, podem ser superados.  O primeiro ponto é esclarecer uma comunicação clara com todas as partes envolvidas, garantindo o alinhamento ideal com os objetivos, prazos e detalhes.  Realize testes abrangentes e validação dos sistemas integrados antes de colocá-los em prática. Isso ajuda a identificar e corrigir quaisquer problemas ou falhas antes que afetem os processos de negócios. Os testes devem incluir cenários de uso realista e simular condições adversas para garantir a robustez e confiabilidade dos sistemas integrados. O monitoramento de desempenho dos sistemas integrados deve ser constante. Não deixe de coletar feedback das partes interessadas e identificar oportunidades de melhoria ao longo do tempo.  

Manutenção da comunicação efetiva com provedores de serviços

É importante ter ciência que os processos vão mudar, sendo essencial implementar uma estratégia de gestão eficaz para uma transição suave e minimizar a resistência dos funcionários.  Para isso, promova uma colaboração entre as equipes internas e externas, compartilhando informações importantes e propondo resoluções de problemas em conjunto. Um planejamento adequado auxilia a identificar os recursos necessários e a elaborar um plano de ação realista e bem estruturado, que pode ajudar a minimizar os atrasos e evitar problemas durante a integração. Tenha acordos muito bem realizados e uma conversa diária. Isso significa saber do andamento de cada demanda de perto e tirar dúvidas sempre que preciso para que as coisas saiam como foram planejadas.  

Conclusão 

  Nesse artigo você pode ver como a gestão do Outsourcing de TI pode ser uma decisão estratégica para a sua empresa.  Contudo, Esse tipo de gestão desempenha um papel crucial na garantia do alto desempenho das equipes de tecnologia em uma empresa. Possibilita que o seu negócio possa ter acesso a uma expertise especializada, redução de custos operacionais, melhora na eficiência profissional e facilidade na adaptação das mudanças no mercado de tecnologia. Não deixe de entrar em contato com a Helioprint. Contamos com uma equipe de profissionais especializados, que podem te orientar sobre a implementação de uma gestão de Outsourcing de TI eficaz.