Case de Sucesso Helioprint e Grupo Alenice: Outsourcing de T.I Impulsionando Crescimento e Eficiência Operacional

O Grupo Alenice, com mais de 30 anos de história, é referência no segmento têxtil brasileiro, destacando-se pelas marcas Alenice, Rezzato e Charpey, não apenas pela moda de qualidade, mas também por seu impacto positivo na comunidade e no segmento têxtil, inspirando tendências e inovações. Com sede em Guaramirim/SC, a empresa conta com uma fábrica que emprega mais de 400 colaboradores, reforçando seu compromisso com o desenvolvimento econômico e social da região. 

Nos últimos anos, o Grupo Alenice tem passado por um grande crescimento em suas marcas, no volume de vendas e consequentemente no volume de produção. Isso levou a necessidade de encontrarem parceiros que consigam suportar e acompanhar esse crescimento. Foi então que a Helioprint surgiu como uma parceria estratégica em tecnologia para superar os desafios enfrentados. 

O desafio enfrentado pela equipe de T.I:  

O Grupo Alenice enfrentava dificuldades significativas na manutenção e operação de seus equipamentos de TI. A alta demanda por suporte técnico resultava em paradas de trabalho frequentes, impactando significativamente a linha de produção interna e externa e, consequentemente, o resultado geral da empresa.

A solução: outsourcing de T.I da Helioprint 

A solução encontrada para superar esse desafio veio através da parceria com a Helioprint e as soluções de outsourcing de TI. Com a implementação de impressoras, plotters, computadores e notebooks fornecidos, o Grupo Alenice experimentou uma transformação tecnológica que resultou em eficiência operacional.  

Com a gestão de outsourcing de impressão e tecnologia da Helioprint, foi possível reduzir o número de chamados técnicos, as paradas de trabalho e o tempo de resolução, permitindo que a equipe de TI se concentrasse em projetos estratégicos e melhorias operacionais. Isso resultou em uma redução significativa nos custos operacionais, gerando uma economia considerável para o Grupo Alenice.  

A parceria também proporcionou acesso a conhecimento técnico especializado, permitindo contar com um parceiro confiável para gerir seus equipamentos de forma eficaz ao longo dos últimos 2 anos e meio. 

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Com soluções de outsourcing de equipamentos de TI, sua empresa tem acesso a recursos tecnológicos de ponta, suporte especializado e economia significativa, permitindo que foque no crescimento do seu negócio. 

Se sua empresa também enfrenta desafios semelhantes na gestão de tecnologia e impressão, estamos prontos para ajudar. Entre em contato com nossa equipe para saber como podemos atender às necessidades específicas do seu negócio: Falar com especialistas! 

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Como um Tabelionato de Notas reduziu custos com a locação de impressoras?

Reduzir custos é sempre um desafio das organizações, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Descubra como o 3º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos de Blumenau conseguiu fazer isso a partir do outsourcing de impressão.

Será que com a locação de impressoras pode ajudar um Tabelionato de Notas a economizar? Uma coisa é fato: esse tipo de organização tem uma rotina muito dinâmica. Ou seja, a impressão de documentos faz parte desse dia a dia, o que acaba pesando no orçamento mensal.

O 3º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos de Blumenau entendeu isso e foi atrás de uma solução que gerasse economia, mas não comprometesse a qualidade dos serviços já prestados. E o resultado foi surpreendente. Mas sabe o que é melhor? A economia hoje sentida pelo 3º Tabelionato também pode ser experimentada aí no seu Cartório! 

Quer saber mais? Então confira mais este case de sucesso de outsourcing!

O problema

Como toda instituição, o 3º Tabelionato de Notas e Protesto de Títulos de Blumenau, ou simplesmente Cartório Buch – como é conhecido na cidade, buscava alternativas para diminuir seus custos.

“Queríamos encontrar uma forma de economizar com impressão e, ao mesmo tempo, ter um atendimento eficaz e que suprisse a nossa demanda”, explica Wellington K. S. T. Saziki, que atua no setor de Certificação Digital da empresa.

Mas como economizar com impressão se, geralmente, a demanda por esse tipo de serviço aumenta? Fora os insumos, por exemplo: papel, cartucho, etc. Além disso, tem a manutenção dos equipamentos.

Ou seja, parecia uma missão impossível, não é mesmo? Com o desafio lançado, era hora de encontrar a solução.

Solução

Depois de analisar tudo o que poderia ser feito, a equipe do Cartório entendeu que adotar o outsourcing de impressão (locação de impressoras) seria a alternativa. Sendo assim, através da indicação de conhecidos, contataram a Helioprint.

“O que mais chamou nossa atenção foi a forma como analisaram nosso cenário antes de fazer uma proposta”, destaca Wellington.

O raciocínio aqui é simples: outsourcing proporciona, por exemplo, um maior controle sobre aquilo que precisa ser impresso, o que consequentemente traz economia. Além disso, ele zera os erros de impressão por falha no suprimento, melhorando a qualidade do que se imprime.

Resultados

Embora o Tabelionato não precise os números com o locação de impressoras, garantem que “a economia foi significativa em relação ao que gastávamos antes”. Outro ponto notado pelos colaboradores é que “os erros de impressão diminuíram consideravelmente”. 

“O controle de estoque e o suporte são muito eficientes e nos trazem certa tranquilidade. Os equipamentos atendem às demandas e os erros com impressão não existem [mais]. Não sofremos com espera longa por manutenção ou por falta de peças”, completa Wellington.

Quanto aos suprimentos, se, antes, era necessário chacoalhar o cartucho/toner para ter a certeza de que havia acabado… e ainda era preciso fazer o controle, agora, antes mesmo do material acabar, uma nova remessa já é enviada à empresa!

Isso é otimização de tempo! Ou seja, o funcionário não precisa mais monitorar equipamento, podendo se dedicar a outras funções.

“Muito eficiente”

A seguir, confira a entrevista que o Wellington nos concedeu e veja como o outsourcing da Helioprint poderia fazer o seu negócio iniciar 2021 cortando gastos e ampliando a eficiência!

Helioprint: É possível afirmar que, com o outsourcing, vocês estão gastando menos papel?

R: Sim, estamos gastando menos com papel.

Helioprint: A qualidade das impressões melhorou? Se sim, pode dar um exemplo?

R: Sim, nós estamos utilizando suprimentos originais e isso garante melhor qualidade de impressão.

Helioprint: O que vocês faziam antes quando a impressora quebrava? E agora, como isso é resolvido?

R: Era necessário ligar para o fornecedor, explicar o defeito, aguardar a chegada da peça. Atualmente, precisamos apenas abrir um chamado através da plataforma e, dentro de algumas horas, já estamos com a questão solucionada.

Helioprint: Então, qual a sua opinião sobre a nossa assistência técnica?

R: Muito eficiente. As questões são solucionadas de maneira rápida.

Helioprint: Hoje, você conseguiria ver sua empresa sem o outsourcing?

R: Não. O excelente desempenho apresentado tanto na qualidade dos suprimentos e equipamentos, quanto no suporte técnico, é fundamental para nós.

Helioprint: E como foi a adaptação da sua empresa com o outsourcing?

R: Muito tranquila. Não demorou muito para nos adaptarmos!

Fale com quem entende

Agora que sabemos das vantagens que o Tabelionato de Notas obteve com a locação de impressoras, se você também quer ter essa boa experiência na sua empresa, nós podemos ajudar.

Com soluções personalizadas, levando em conta as dinâmicas próprias do seu negócio. Ou seja, desenvolvemos soluções em outsourcing de impressão que cabem no seu bolso!

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Escritório de advocacia reduz custos e aumenta a produtividade com o outsourcing

O Escritório Oliveira & Antunes Advogados Associados está no mercado há mais de 20 anos, com foco em instituições financeira, cooperativas de crédito e grandes empresas.

Atualmente, o atendimento a clientes está focado na região sul do Brasil, mas possuem processos sendo executados em todo o território nacional.

O problema

O parque de impressão do escritório sempre foi composto por impressoras próprias. Os maiores problemas surgiam na hora em que os equipamentos precisavam de algum tipo de manutenção.

Para que os equipamentos pudessem ser consertados, precisavam ser enviados para uma assistência técnica, nem sempre autorizada. A demora no retorno sobre a avaliação era grande, fazendo com que o tempo dos departamentos ficasse comprometido por falta de impressoras.

Como era necessário fazer um orçamento referente aos reparos, também existia a demora na apresentação do laudo técnico.

Muitos destes laudos eram prescritos de forma bastante técnica, dificultando o entendimento e nem sempre passavam a segurança de que aqueles eram os reais problemas que a impressora estava tendo.

Acabavam tendo que confiar no que estava descrito no orçamento, pois não tinham habilidade técnica para entenderem o que constava no laudo. Muitas vezes estes laudos acabavam gerando orçamentos com custos bastante altos de manutenção. Porém, como a urgência era grande, precisavam confiar no que o laudo descrevia e aprovavam os orçamentos.

Outro ponto problemático estava relacionado a compra de suprimentos. Como a demanda de impressão em um escritório de advogados é alta, acabavam optando por suprimentos remanufaturados por conta do preço. Os suprimentos originais quase sempre eram dispensados. Como resultado, os documentos eram impressos com falhas na impressão, gerando desperdício de papel e reparos constantes nos equipamentos.

O diagnóstico

O escritório Oliveira & Antunes foi instruído – por um de seus fornecedores de TI e manutenção de rede – a procurarem uma solução voltada para o outsourcing de impressão. Este mesmo parceiro indicou os serviços da Helioprint como provedora mais confiável para elaborar e executar o projeto.

A solução para o Oliveira & Antunes Advogados Associados

Através de uma análise detalhada e uma consultoria especializada, a Helioprint apontou os diversos pontos de falhas e como estes problemas poderiam ser resolvidos. Foram levantados custos da operação atual incluindo manutenção, suprimentos, páginas impressas e equipamentos. Ficou comprovado que o outsourcing da Helioprint seria o serviço mais indicado para resolverem de vez os problemas.

A substituição dos equipamentos foi feita de forma gradativa onde, a medida que os equipamentos antigos fossem apresentando problemas, eram substituídos pelas impressoras novas que faziam parte do projeto de implantação do outsourcing, apresentado pela Helioprint.

Resultados alcançados

Como resultado, a produtividade do escritório foi otimizada após a substituição dos equipamentos. Tudo que foi prometido na hora do fechamento do contrato foi cumprido.

Percebeu-se uma diferença grande quanto a qualidade dos equipamentos, onde a necessidade de manutenção foi bastante reduzida e, sempre que algum equipamento precisa de manutenção, o suporte técnico é bastante competente, trazendo a solução de forma rápida.