Gerenciamento de impressão: economia e eficiência do seu negócio

O gerenciamento de impressão é uma solução para empresas que desejam otimizar seus processos e reduzir custos operacionais. 

Segundo dados do portal Mordor Intelligence, o mercado de impressão gráfica digital deverá crescer até 5,2% durante o período de 2021 e 2026, à medida que o ecossistema global da indústria de impressão enfrenta um novo cenário digital.

Portanto, nesse artigo você vai ver o que é o gerenciamento de impressão, como ele pode ser aplicado nas empresas, os benefícios e de que forma pode ser um aliado na redução de custos do seu negócio.

Como o gerenciamento de impressão pode ajudar a reduzir custos?

Um dos principais benefícios do gerenciamento de impressão é a redução de custos. Com o monitoramento constante, é possível identificar áreas onde há excesso de uso de recursos e aplicar correções. 

Por exemplo, a impressão em excesso de documentos em cores ou a não utilização do modo econômico pode gerar gastos desnecessários. Então, por meio de um sistema de gerenciamento, essas práticas são ajustadas, resultando em economias significativas.

Além disso, a centralização das atividades de impressão permite a negociação de contratos de suprimentos em maior escala, garantindo melhores condições de preços e serviços. 

Portanto, a redução de desperdício de papel e tinta, juntamente com a diminuição da necessidade de manutenção frequente dos equipamentos, também contribuem para a economia.

Sendo assim, você pode acessar nosso outro artigo sobre o outsourcing de impressão e seus benefícios se quiser entender mais a fundo sobre este assunto.

Gerenciamento de impressão aplicado à diferentes segmentos do mercado

1. Indústria

No setor industrial, a impressão é utilizada desde a produção até a logística e administração. Sendo assim, implementar um sistema de gerenciamento de impressão pode ajudar a reduzir custos de várias formas:

Controle de suprimentos: Devido a alta demanda por etiquetas, manuais e outros documentos, por meio do gerenciamento de impressão é possível controlar o uso de papel, tinta e outros suprimentos, garantindo que esses recursos sejam utilizados sem desperdício.

Impressão sob demanda: Permite que seja impresso somente o necessário, reduzindo o acúmulo de materiais obsoletos. 

Manutenção preventiva: Inclui o monitoramento dos equipamentos, permitindo a realização de manutenções preventivas que evitam falhas inesperadas e custos elevados com reparos emergenciais.

Centralização de impressoras: Reduz o número de impressoras necessárias e facilita o controle do uso, resultando em economia direta de recursos.

Não deixe de acessar esse conteúdo para ver mais benefícios do  outsourcing de impressão para as indústrias.

2. Saúde

Neste setor, em que a documentação envolve desde prontuários médicos até materiais informativos, o gerenciamento de impressão desempenha um papel crucial:

Segurança e conformidade: A implementação de políticas de impressão que garantam a confidencialidade dos dados dos pacientes ajuda a evitar desperdícios e a prevenir impressões desnecessárias. 

Digitalização de documentos: Pode incluir a digitalização de documentos, reduzindo a necessidade de impressões físicas e o espaço necessário para arquivamento.

Economia em suprimentos médicos: A impressão de etiquetas para identificação de amostras, medicamentos e equipamentos médicos ao ser gerenciada para evitar excessos e garantir a correta utilização dos suprimentos.

3. Corporativo

No ambiente corporativo, onde a impressão de relatórios, apresentações e documentos administrativos é constante, o gerenciamento de impressão fornece:

Políticas de impressão: A aplicação de políticas que incentivem a impressão em frente e verso e a limitação do uso de cores pode gerar uma economia significativa em papel e toner.

Monitoramento de uso: Permite identificar áreas onde há uso excessivo e implementar ajustes para reduzir custos e promover práticas mais sustentáveis. 

Impressão centralizada e acessível: A empresa pode reduzir o número de impressoras individuais, diminuir os custos de manutenção e garantir que todos os funcionários tenham acesso a equipamentos de qualidade.

Negociação de contratos de suprimentos: A empresa pode negociar melhores contratos com fornecedores de suprimentos de impressão, garantindo preços mais competitivos.

Benefícios do gerenciamento de impressão

Aumento da eficiência: Com processos otimizados, os funcionários gastam menos tempo com problemas de impressão e mais tempo em suas atividades principais.

Sustentabilidade: A redução do desperdício de papel e tinta contribui diretamente para práticas mais ecológicas.

Segurança da informação: O controle sobre a impressão e por quem garante maior segurança, evita a impressão de documentos confidenciais sem autorização.

Previsibilidade de custos: Com um sistema de gerenciamento bem implementado, é possível prever os custos de impressão, facilitando o planejamento financeiro.

Infográfico: (Exemplo visual de como organizar as infos: https://s1.static.brasilescola.uol.com.br/be/2023/10/infografico.jpg)

Tendências para o futuro do mercado de impressão 

• Avanço das soluções em nuvem
• Desenvolvimento de produtos com plataforma aberta
• Investimento em soluções personalizadas
• Uso de inteligência artificial para equipamentos mais eficientes
• Investimento em soluções de armazenamento e segurança

Fontes: TI Inside e Revista Desktop

Conheça os serviços de impressão da Helyo

O gerenciamento de impressão é aplicado de diversas formas, depende das necessidades específicas de cada empresa. 

Uma das abordagens mais comuns é o outsourcing de impressão, onde a Helyo assume a responsabilidade pela gestão de todo o parque de impressoras, incluindo a instalação dos equipamentos até a manutenção.

Se você está buscando uma forma eficaz de reduzir custos e aumentar a eficiência na sua empresa, é hora de conhecer os serviços de impressão da Helyo. 

Com anos de experiência em outsourcing de impressão e TI, a Helyo oferece soluções completas e personalizadas para o seu negócio. 

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