TCO: saiba o que é, como calcular e reduzir custos!

O TCO (Total Cost of Ownership) engloba todos os custos envolvidos no ciclo de vida de um ativo, desde a aquisição até sua manutenção ao longo do tempo. 

É justamente ao entender o impacto total desses custos que muitas empresas tomam decisões mais assertivas. 

Pensando nisso, vamos explicar como calcular essa métrica, o que influencia seus valores e como adotar estratégias, como o outsourcing, para reduzir custos e melhorar a gestão dos ativos de TI.

Leia mais e fique por dentro do assunto! 

O que é o TCO na TI?

TCO na TI é o custo total de um ativo de TI. Vai além do valor de compra. Inclui manutenção, suporte, atualizações e outros gastos que impactam a longo prazo.

Pense em uma impressora. O preço inicial pode ser baixo, mas os cartuchos são caros e duram pouco. No final, o custo de uso acaba sendo muito maior. 

Na TI, acontece o mesmo. Softwares e hardwares podem parecer vantajosos no início, mas exigem investimentos contínuos.

Com a análise do custo total, fica mais fácil escolher a melhor solução para cada necessidade.

Como funciona o TCO na TI?

O TCO na TI considera todos os custos envolvidos na aquisição e manutenção de um ativo ao longo do tempo. 

Na compra de computadores, por exemplo, não basta avaliar apenas o preço inicial. É preciso incluir gastos com instalação, suporte técnico, consumo de energia e substituição de peças. 

O mesmo acontece com impressoras, que demandam despesas contínuas com toners, papel, reparos e atualizações.

Ao analisar esses custos, muitas empresas percebem que o outsourcing pode ser uma opção mais econômica, pois reduz despesas e facilita a gestão dos equipamentos.

Por que ficar de olho no TCO?

Um TCO alto pode comprometer a competitividade do negócio. Expandir a empresa parece um passo natural diante do aumento da demanda, mas sem um cálculo preciso, os custos podem sair do controle.

Abertura de novas unidades, contratação de equipe e aquisição de equipamentos vão além do investimento inicial. Custos ocultos, manutenção e infraestrutura impactam diretamente o custo total dos ativos. 

Se esses fatores forem ignorados, o que parecia um crescimento sustentável pode se tornar um problema financeiro. Outro ponto crucial é que a falta de um planejamento adequado pode levar a decisões equivocadas sobre quando e como fazer investimentos. 

Isso pode resultar em investimentos em ativos que não são adequados para o longo prazo, ou mesmo em uma capacidade instalada que não é otimizada, aumentando ainda mais os custos operacionais.

O que influencia o cálculo do TCO na TI?

O cálculo do TCO em projetos de TI depende de três grupos de custos: aquisição, implementação e suporte e manutenção. 

Os custos de aquisição envolvem despesas iniciais com hardware, software e licenças. São valores diretos, pagos aos fornecedores no momento da compra.

Já os custos de implementação incluem a instalação, a configuração, o treinamento da equipe e possíveis adaptações para integrar a nova solução aos sistemas existentes. Quanto mais complexo o ambiente, maior a necessidade de ajustes.

Por fim, os custos de suporte e manutenção cobrem despesas contínuas, como assistência técnica, atualizações, substituição de componentes e impactos financeiros causados por eventuais falhas. 

Esses gastos podem variar conforme a estratégia adotada para manter a infraestrutura em funcionamento. Ao analisar esses elementos, é possível calcular o TCO com mais precisão e entender o impacto real da solução no orçamento da empresa.

Afinal, como calcular o TCO?

Passo a passo para calcular o TCO:

1. Liste todos os custos: identifique e quantifique todos os gastos relacionados, como aquisição, manutenção e suporte.
2. Defina o período de análise: estabeleça o prazo com base na vida útil do ativo ou da solução de TI.
3. Analise as despesas: utilize ferramentas financeiras, como VPL ou TIR, para avaliar o impacto com o tempo.
4. Compare alternativas: considere custos de migração, suporte e escalabilidade ao comparar diferentes fornecedores ou soluções.

Como reduzir o TCO na TI?

Uma forma de reduzir o TCO é investir em outsourcing de TI. Ao adotar essa abordagem, sua empresa elimina os custos com a compra de equipamentos. 

Também elimina a gestão de contratos de financiamento, que frequentemente envolvem encargos elevados e juros altos.

Com o outsourcing de equipamentos, por exemplo, você paga apenas pelo uso, o que diminui a necessidade de capital inicial e otimiza os custos operacionais. 

Isso também significa menos gastos com manutenção e atualizações, já que os fornecedores disponibilizam equipamentos modernos e suporte contínuo.

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Conclusão

O TCO é uma ferramenta importante para calcular os custos totais de um ativo ao longo de sua vida útil, considerando não apenas o preço de compra, mas também manutenção, atualizações e outros custos contínuos. 

Ao avaliar o custo total dos ativos, sua empresa pode tomar decisões conscientes sobre quais ativos de TI escolher. 

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