Nem tudo é o que parece: você sabe quais são seus verdadeiros custos com impressão?

Muitas vezes compramos um produto ou serviço achando que ele facilitará nosso dia a dia e ajudará na redução dos custos. Mas nem sempre é o que acontece.

Os custos com impressão dentro de uma empresa podem não parecer, mas são responsáveis por uma fatia considerável, se formos colocar tudo na ponta do lápis. 

Quer um exemplo? Segundo pesquisa realizada pela IDC Brasil (líder em inteligência de mercado e consultoria nas indústrias de tecnologia da informação, telecomunicações e mercados de consumo em massa de tecnologia), empresas brasileiras gastam de 1 a 3% do valor de suas vendas anuais com materiais impressos internamente.

Esse é um número expressivo que, com a devida atenção, pode ser reduzido. Uma forma de fazer isso é entender que não adianta investir em uma impressora de última geração, que gasta menos tinta, quando o verdadeiro problema está localizado no interior da empresa.

 Só o fato de utiliza apenas um lado da folha na hora de imprimir, já significa o dobro do gasto com papel, por exemplo.

Para enumerar outros exemplos, podemos citar a impressão de páginas coloridas, quando poderiam ser impressas em preto e branco, documentos que não são importantes para a empresa, impressões particulares, e por aí vai. 

A economia precisa partir de ambos os lados. E é por isso que perguntamos: você sabe quais são seus verdadeiros custos com impressão? 

Neste artigo listamos os “custos invisíveis” que podem interferir na contenção de gastos. 

Faça um levantamento de investimento e rendimento 

O primeiro passo para identificar os custos com impressão em sua empresa é levantando o quanto você investe em materiais e o qual o rendimento deles.

Faça um levantamento da vida útil de um cartucho de toner, cartucho de tinta, quantidade de cópias que um cilindro é capaz de fazer, e por aí vai. Geralmente esses dados estão disponíveis nos manuais das impressoras ou no site dos fabricantes.

Se você também não sabe como fazer esses cálculos, aqui no blog nós temos um artigo mostrando o passo a passo. Recomendamos que você leia o material porque lá conseguirá tirar muitas dúvidas, descobrindo como calcular corretamente o consumo de toner de acordo com a área de cobertura, por exemplo. 

Ainda falando sobre investimento e rendimento, também criamos uma planilha para facilitar esse controle. Para baixá-la é só clicar aqui. 

Diminua os custos com impressão da sua empresa

Outra forma de entender o quanto você realmente gasta com impressão no seu estabelecimento é tirando um tempo para analisar a configuração das impressoras. 

Talvez você não conheça ou não lembre de todas as funções dos equipamentos e, relendo o manual ou pesquisando na internet, pode achar algumas dicas que podem auxiliar na redução de custos. 

Muitas máquinas possuem recursos que ajudam na economia de toner. O modo rascunho, é um exemplo disso. Já o modo frente-e-verso faz com que a impressora use os dois lados da folha, diminuindo o desperdício de papel. 

Também é importante observar a fila de impressão, pois, caso ocorra algum atolamento, todo o resto da lista de documentos fica parada, causando congestionamento.

Outro ponto importante para diminuir os custos com impressão é saber se você realmente usa impressoras alinhadas com o que você precisa dentro da sua empresa. Escolha máquinas que estejam adequadas com o seu volume de impressão, e fique atento às manutenções. Vale lembrar aqui a importância de optar por suprimentos originais.

Caso perceba que está gastando muito com manutenção e suprimentos, uma alternativa que gera economia é o outsourcing de impressão, ou terceirização de impressão. 

Com a terceirização, tudo fica por conta de uma empresa especializada e não será necessário se preocupar em comprar toner e chamar um técnico para consertar as impressoras. Esse tipo de serviço conta com garantias de manutenção imediata, troca de equipamentos, backup e o gerenciamento de impressão – o que facilita muito no dia a dia. 

Boas práticas também reduzem custos com impressão

Como falamos no início do artigo, investir em bons equipamentos e implantar alternativas de diminuir custos, podem ajudar a baixar os percentuais de desperdício com impressão.

Mas, se os seus colaboradores não estiverem engajados, tudo pode ir por água a baixo. Adote políticas que limitam ou restringem a impressão documentos pessoais, instrua eles a usarem os dois lados da folha sempre que possível, impressão em cores apenas quando for necessário, e evitar o desperdício de materiais. 

Comece informando sobre as boas práticas de consumo:

• • Converse com o seu time sobre práticas para economia com impressão;

• • Incentive os colaboradores para que enviem sugestões de novas ideias para reduzir os custos com impressão;

• • Delegue responsabilidades para um colaborador de cada área para que ele faça o controle e incentive os colegas a praticarem a economia e uso correto das impressoras;

• • Revise materiais antes de imprimir para que o conteúdo não seja impresso mais vezes do que o necessário;

• Use as impressões descartadas como rascunho. 

Todas essas – e outras medidas – contribuem para que a sua empresa não gaste além do necessário com materiais impressos e ajude o meio ambiente. 

Gostou das dicas? Esperamos que você coloque-as em prática. Para começar, baixe nossa planilha e preencha com os números de sua realidade e veja que nem tudo é o que parece: “custos invisíveis” podem prejudicar sua economia e aumentar os gastos com impressão. 

Até a próxima!