Alugar as impressoras para a empresa foi uma ideia maravilhosa, né? Tudo o que você precisa fazer é pagar alguns centavos por impressão e pronto.

Poucas preocupações e custos baixos: o desejo de todo empresário. É por isso que pagar 0,03 centavos por impressão, nas empresas, faz brilhar os olhos de muitas pessoas. Mas você sabe o que há por trás do preço baixo? Custos que você não enxerga. Algumas pessoas ficam tão obcecadas com os custos diretos, que correm atrás de preços baixos cegamente, e acabam esquecendo de todas as despesas envolvidas no processo. Ou seja: Cada vez que um funcionário interrompe o trabalho para cuidar de problemas que não geram lucro direto, você estará deixando de ganhar dinheiro. Neste artigo vamos explicar como algumas empresas conseguem cobrar preços baixíssimos por impressão, e como esses preços podem se tornar verdadeiros vilões no final do mês.

Afinal, como algumas empresas cobram tão pouco por impressão?

O outsourcing de impressão se tornou muito popular no Brasil há muito anos, pois as empresas enxergaram a oportunidade de cortar custos e focar seus esforços em sua atividade fim. Essa popularidade fez com que centenas de pequenas empresas de outsourcing de impressão surgissem para aproveitar este momento em que o mercado estava predisposto a adotar a locação das impressoras. Desde aquele tempo até hoje, essas empresas optam por oferecer serviços de pior qualidade para conseguir reduzir o preço cobrado, e assim gerar competitividade com as grandes empresas. No fim das contas: As impressoras acabam apresentando problemas frequentes, e a assistência técnica é, geralmente, demorada e despreparada. Dica: Procure uma empresa que esteja interessada em abaixar seus custos e aumentar a produtividade da sua equipe, e não apenas jogar algumas impressoras dentro da sua empresa.

Quais são as consequências de contratar um serviço somente pelo preço?

Os itens citados abaixo são resultados dos cortes que precisam ser feitos para oferecer um contrato de baixo custo.

Problema #1: A gestão ficará comprometida

Devido ao baixo custo, as empresas que fornecem esses tipos de contratos são obrigadas a comprometer a gerenciamento de impressão em prol do preço. Ou seja: Você pagará barato pelas impressões, mas não terá nenhum controle do que está sendo impresso.

Perigos de não fazer gerenciamento de impressão

  • Os colaboradores podem imprimir o que quiserem, quando quiserem e você nunca ficará sabendo. Inclusive documentos sigilosos.
  • Não há controle de cotas por usuários ou por departamentos, de modo que você não pode controlar os custos. É o famoso: o barato sai caro.
  • Documentos são esquecidos e perdidos, devido a falta de controle de impressões e cópias.

Problema #2: A gestão dos suprimentos será sua responsabilidade

Outro custo que você precisa colocar na conta é o gerenciamento de suprimentos. Dificilmente um fornecedor com preços muito baixos conseguirá gerenciar os suprimentos por você. Quem precisará desempenhar este papel são os colaboradores. Eles precisarão cuidar dos níveis das tintas e também do reabastecimento. Ou seja: Mais uma vez, sua equipe terá que perder tempo com atividades que não geram lucro para a empresa. Quer saber como funciona o gerenciamento de suprimento? Confira o vídeo abaixo: [embed]https://www.youtube.com/watch?v=CrfaIsA3ELU[/embed]

Problema #3: Haverá problemas frequentes com as impressoras

Outro fator que diminui o valor da impressão é o custo com suprimentos. Contratos com valores baixos utilizam toners e cartuchos remanufaturados. Não se deixe enganar: Há casos onde os fornecedores enviam suprimentos originais nos primeiros meses de contrato, mas depois trocam pelos remanufaturados. Esses tipos de suprimentos são expressamente proibidos pelos fabricantes das impressoras, pois causam muitos problemas nos equipamentos. Ou seja: Você pagará mais barato pela impressão, mas terá problemas frequentes com atolamentos de papel e impressões manchadas, borradas e de má qualidade. E o pior é: Dependendo do nível de assistência do contrato, as máquinas com problemas poderão ficar paradas por dias. Já imaginou como isso pode atrapalhar o fluxo de trabalho da sua empresa? Fique atento: Quando uma impressão é iniciada na impressora, você já está pagando. Se, por acaso, ocorrer algum problema que comprometa a impressão, você irá pagar do mesmo jeito. Confira abaixo as desvantagens de usar toner e cartuchos remanufaturados: [embed]https://www.youtube.com/watch?v=T5CKPkM_8Zs[/embed]

Conclusão

Algumas pessoas se importam somente com os custos que estão diante de seus olhos. Mas você precisa entender que: Na maioria das vezes, para reduzir custos, precisamos melhorar o processo de gestão e otimizar o fluxo de trabalho. Todos os problemas que citamos neste artigo prejudicam o fluxo de trabalho da sua empresa. Talvez seja difícil notar, mas, se você não prestar atenção no detalhes, estará tendo prejuízos no final do mês.

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