Outsourcing de Notebooks: Descubra como ele pode impulsionar a eficiência operacional da sua empresa

O Outsourcing de Notebooks é uma prática para empresas que buscam obter mais agilidade, inovação e eficiência nas suas operações. Consiste na terceirização da gestão e manutenção de notebooks, desktops ou laptops utilizados por uma organização.

Isso diminui a preocupação com os detalhes técnicos dos dispositivos dos colaboradores – o que auxilia no ranqueamento de prioridades, fazendo com que gestores possam dedicar seus esforços a outras áreas na empresa que demandam atenção e a equipe consiga ter maior eficiência operacional.

Essa estratégia pode oferecer diversos benefícios, incluindo redução de custos operacionais, acesso a especialistas em TI, atualizações regulares de segurança e maior eficiência na área. 

A seguir, você verá como ela pode auxiliar o desempenho da sua empresa, trazendo inovação corporativa.

A Importância da Eficiência Operacional

É crucial evitar refações e desperdícios nos processos, perda de tempo na execução das atividades. Sem contar no aumento da produtividade, desenvolvendo processos mais eficientes e que melhoram a qualidade dos produtos ou serviços entregues.

Em relação aos desafios enfrentados pelos gestores de TI, é necessário citar a preocupação com a segurança da informação e a dificuldade em implementar medidas eficazes de segurança cibernética para proteger dados confidenciais de ataques e violações.

Com o setor de tecnologia em constante evolução, acompanhar todas as mudanças pode ser difícil, com a alta demanda de trabalho. Além disso, os gestores precisam implementar sistemas de gerenciamento de dados robustos e garantir a integridade, disponibilidade e confidencialidade das informações.

Muitas vezes, as empresas disponibilizam um orçamento limitado, sendo necessário criatividade para otimizar o uso dos recursos disponíveis e investir em estratégias que possibilitem um bom retorno financeiro.

Esses profissionais precisam estar preparados para enfrentar os desafios de forma proativa e encontrar soluções que impulsionem a eficiência operacional e contribuam para o sucesso da organização.

A seguir, veremos como o outsourcing de notebooks pode ser um aliado nessa jornada.

O que é Outsourcing de Notebooks?

Esse é um serviço oferecido por empresas de tecnologia ou provedores de serviços de TI, que promove a terceirização da gestão e manutenção de notebooks, desktops e PCs de uma empresa. 

Ao invés de precisar lidar internamente com todas as questões que envolvem esses dispositivos, como configuração, suporte técnico, atualizações de software, segurança e reparos, a empresa contrata um provedor externo para cuidar dessas tarefas.

Outsourcing de Notebooks ou Gestão Interna de Dispositivos?

No Outsourcing de Notebooks, a gestão e manutenção dos dispositivos são terceirizadas para um provedor de serviços de TI externo, responsável por gerenciar, oferecer expertise técnica e recursos especializados que podem não estar disponíveis internamente.

Dessa forma, a equipe interna pode se concentrar em outras áreas do negócio, reduzindo os custos, o que facilita o planejamento financeiro da organização.

Já na gestão interna de dispositivos, a empresa mantém as responsabilidades de gerenciamento e manutenção dos equipamentos internamente e a equipe de TI fica encarregada de configurar, atualizar, proteger e reparar os dispositivos. 

Isso facilita o controle sobre todas as operações relacionadas aos dispositivos,  o que é interessante para conformidade e segurança, além da liberdade de personalizar os processos e políticas de acordo com necessidades específicas.

Em resumo, enquanto o Outsourcing de Notebooks oferece conveniência, expertise especializada e redução de custos, a Gestão Interna de Dispositivos proporciona controle direto e possibilidade de personalizar os processos de acordo com as necessidades do negócio. 

A escolha entre os modelos depende dos objetivos, recursos e preferências de cada empresa.

Vantagens do Outsourcing de Notebooks

Acesso à Tecnologia de Ponta

Essa estratégia pode garantir parceria com fornecedores especializados que muitas vezes têm acesso rápido a um hardware mais moderno e de qualidade, sem precisar lidar diretamente com o processo de compra e atualização dos equipamentos.

Flexibilidade Operacional e Escalabilidade

O Outsourcing de Notebooks oferece flexibilidade e permite a escalabilidade das operações de TI, ajustando os recursos conforme a demanda.

Se houver um aumento temporário na equipe ou projetos que exijam mais dispositivos, o provedor pode fornecer os recursos adicionais necessários, o que repercute na escalabilidade dos serviços.

Redução de Custos Visíveis e Invisíveis

Ao optar pelo Outsourcing de Notebooks, a empresa pode evitar os custos iniciais associados à compra de notebooks. Os dispositivos podem ser fornecidos como parte do contrato de serviço, até com opções de atualizações regulares inclusas. 

Os provedores assumem a responsabilidade pela manutenção e reparo das máquinas, resultando em economias significativas a longo prazo.

Foco no Core Business

Tempo é algo valioso para as organizações e que afeta diretamente a eficiência operacional e o resultado entregue ao público final. 

Assim, o Outsourcing de Notebooks permite que os gestores deleguem tarefas para um provedor especializado, o que poupa tempo e maximiza a eficiência profissional para atingir os objetivos de curto à longo prazo. 

Como escolher um parceiro de Outsourcing de Notebooks?

Seleção de Fornecedores

Procure um provedor com experiência comprovada. Não deixe de verificar sua reputação no mercado e expertise técnica para lidar com as necessidades específicas da sua empresa.

Avalie o portfólio de serviços já realizados e não deixe de fazer perguntas. Certifique-se de que o que for oferecido atenda às necessidades do seu negócio.

A segurança dos dados é fundamental. Pesquise por fornecedores que priorizam protocolos rigorosos de segurança cibernética, e que estejam em conformidade com as regulamentações e alinhados com os protocolos do seu negócio.

O suporte ao cliente deve ser considerado. Existe uma equipe experiente? Como são os tempos de resposta em caso de problemas ou dúvidas?

Por último, mas não menos importante, pondere o custo dos serviços em relação ao valor agregado oferecido. Compare as propostas de vários provedores e avalie não só o preço, mas os benefícios e recursos inclusos.

Modelos de Contrato

A flexibilidade nos contratos é necessária, visando mudanças que podem ocorrer com o tempo. Isso inclui a capacidade de escalar ou reduzir os serviços conforme necessário.

O contrato precisa ser detalhado e conter todas as informações claras sobre o que for acordado entre as partes, como benefícios, direitos e deveres de cada um, garantias e esclarecimento do que está sendo contratado.

Abaixo segue, de forma resumida, cada modelo de contrato possível: 

• Contrato de Serviço Gerenciado (Managed Service Provider – MSP)
  Envolve a terceirização completa da gestão de notebooks, incluindo suporte técnico, monitoramento, atualizações e manutenção. 
  
• Contrato de Aquisição de Hardware e Serviços (Hardware as a Service – HaaS)
  A empresa terceiriza a gestão e aquisição dos notebooks como um serviço completo.
  
• Contrato de Suporte Técnico Especializado
  Inclui a terceirização apenas do suporte técnico dos notebooks, enquanto a gestão dos dispositivos permanece interna.
  
• Segurança da Informação e Compliance
  É fundamental dentro do outsourcing de notebooks, devido a sensibilidade das informações armazenadas nos dispositivos.

Garantir a segurança dos dados é essencial para proteger contra ameaças cibernéticas, como ataques de malware, phishing e violações. É necessário estar em conformidade com as regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para evitar penalidades legais.

Implementando o Outsourcing de Notebooks na sua empresa

Tudo começa com a definição clara dos objetivos e quais serviços serão terceirizados para alcançar cada um deles. Implemente um plano de transição com cronogramas, recursos necessários e métricas de sucesso. Não deixe de investir em uma comunicação eficaz, com o objetivo de minimizar erros, mal-entendidos e aliar expectativas das partes interessadas. 

Quanto à preparação dos dispositivos, pode ser necessária a realização de backups de dados importantes, desinstalação de softwares e garantia de que as máquinas estejam funcionando. 

Não deixe de instruir a equipe interna sobre como interagir e colaborar com o provedor de outsourcing em diferentes situações, como relatar problemas, solicitar suporte técnico e seguir os novos processos definidos.

Monitore o progresso e busque resolver os desafios que possam surgir. Nesse caminho, identifique os pontos fortes, áreas de melhoria e oportunidades de otimização para aplicar posteriormente.

Seguindo essas etapas você poderá garantir uma transição suave e eficaz para o Outsourcing de Notebooks, maximizando os benefícios para o seu negócio.

Conclusão

Nesse material, você viu como o Outsourcing de Notebooks permite economia de tempo, redução de custos administrativos e de riscos, tornando-se uma opção atrativa para empresas que desejam otimizar seus gastos com TI e melhorar a eficiência geral das operações.

Aqui na Helioprint oferecemos o serviço de Outsourcing de Notebooks e podemos ajudar o seu negócio a melhorar a eficiência, produtividade e entrega para os seus clientes. Gestores de TI. Não deixe de conhecer nossas soluções aqui.