Outsourcing de impressão é uma boa opção para cartórios?

O outsourcing de impressão apresenta muitas vantagens para os cartórios. Um segmento que, nem mesmo diante da pandemia,  diminuíram o ritmo dos seus serviços

Registros primordiais para a vida em sociedade são impressos todos os dias nos cartórios e o outsourcing de impressão pode ser a melhor solução. Ter controle dos dados e documentos é primordial nos cartórios.

Desde o início dos tempos a sociedade tem a intenção de ficar cada vez mais organizada e padronizada em determinadas áreas. Conforme as civilizações foram crescendo a necessidade de segurança jurídica foi aumentando. Ter a certeza de que documentos possuem validade perante a sociedade e que exista um responsável para validá-los sempre foi essencial. 

Desde a civilização egípcia, há registros de um profissional denominado escriba, que basicamente cuidava das anotações oficiais por meio da gramática e caligrafia. Desde então a importância de registros imobiliários, de casamento, nascimento e óbito só aumentou. 

Atualmente por meio dos cartórios, a sociedade registra uma criança ao nascer e dá a ela o direto de ter uma existência jurídica. Essa certidão é reconhecida pelo Estado e proporciona ao cidadão seus direitos e deveres. 

A partir desse documento primordial o cidadão pode retirar outros tipos de documentos. Como carteira de identidade, motorista, de trabalho, título de eleitor, CPF, comprar ou vender um imóvel, abrir ou participar de uma empresa. 

Pode até parecer distante a necessidade de um cartório após o nascimento. Mas o registro de um casamento, testamento, a compra de um imóvel, a venda de um veículo e tantos outros eventos ao longo da vida devem ser registrados em um cartório.

Cada vez mais presentes

Nem diante de uma pandemia, as demandas dos cartórios diminuíram. Em 2017, por exemplo, os cartórios arrecadaram R$ 14 bilhões em meio a crise que vinha se estendendo desde 2014, de acordo com dados compilados pela BBC Brasil. 

Segundo os números do sistema Justiça Aberta, divulgados pelo portal Poder360, nos últimos 7 anos os cartórios arrecadaram praticamente o mesmo que toda economia do Paraguai. Em 2019, a arrecadação dos cartórios brasileiros chegou a R$ 15,9 bilhões.

Esses números indicam a importância do tabelionato no Brasil. Independente da situação econômica do país ele é extremamente necessário para organizar, manter registros e certificar a autenticidade de documentos. 

Apesar de todo esse processo ainda ser físico, ou seja, o cliente precisa ir até o cartório para usufruir de atendimento. Atualmente entende-se que digitalizar documentos é uma das soluções para manter a segurança. Como os cartórios possuem a custódia de papéis importantes mantê-los em segurança é de responsabilidade deles. 

O Conselho Nacional de Justiça também recomenda que os cartórios e tabelionatos façam o backup de todos os arquivos e atualize periodicamente os documentos de segurança. Outra solicitação é que seja realizada a digitalização dos livros de protestos escrituramos a partir de 1995. 

Volume de impressões nos cartórios

Há diferentes tipos de tabelionato. Existem os cartórios de nota, de registro civil, de imóveis, de títulos e documentos. Todos eles exigem quantidades significativas de impressões que não permitem a possibilidade de borrões, tinta fraca ou qualquer outro tipo de interferência de baixa qualidade no documento.

Quem possui a certidão de nascimento impressa em casa deve saber que ela é utilizada em vários momentos da vida e provavelmente já foi copiada diversas vezes. Isso indica que a impressão da certidão deve ser impecável, pois ela acompanhará seu dono por toda a sua trajetória. 

Na área de registros de títulos de documentos, o cartório é responsável por notificações extrajudiciais, além de registro civil de pessoas jurídicas, por exemplo. Isso significa que notificações sobre cobranças, por exemplo, também são emitidas pelo cartório. Ele tem a responsabilidade de fazer com que a mensagem seja transmitida sem nenhum tipo de falha ao receptor. Por isso, a qualidade das impressões dentro dos cartórios devem ser uma prioridade.

Outsourcing como ferramenta para facilitar

Além de toda a atenção necessária na criação dos documentos, os cuidados na escolha da impressora que irá constituir esses arquivos, é primordial. Geralmente o custo de uma impressora se resume no preço que é pago por ela. Mas os custos de manutenção devem ganhar uma atenção especial. Substituição de cartuchos, possíveis consertos, manutenções periódicas e impressões refeitas podem trazer surpresas no orçamento. 

Uma opção que pode facilitar a gestão das impressões no dia a dia dos cartórios é o outsourcing de impressão.  Ele funciona como uma espécie de aluguel, ou seja, você fica com o equipamento pelo tempo que lhe for útil. Além de fornecer o equipamento, a Helioprint também conta com um suporte de profissionais qualificados para ajudar na escolha da melhor impressora.

Uma equipe se responsabiliza em realizar manutenções periódicas e auxilia os funcionários do cartório ou tabelionatos com qualquer adversidade com a impressora.  Fazendo com que os funcionários do cartório foque nas atividades essenciais e as questões técnicas ficam com a Helioprint. 

Outra vantagem do outsourcing de impressão

É importante destacar o controle do fluxo de documentos impressos. Com ele, é possível controlar as impressões e as cópias realizadas podendo diferenciar cada departamento ou usuário.

Fazer o gerenciamento online dos relatórios e políticas de impressão também são possíveis com o outsourcing. Ou seja, definir quem terá acesso a determinados documentos e quantidade de impressões por usuário é possível com a gestão online do outsourcing de impressão.

Tendo mais controle do que é impresso, digitalizado e copiado, a capacidade de identificar os gaps que podem gerar gastos desnecessários aumenta. Ter um serviço de digitalização e armazenamento em nuvem é outro diferencial do outsourcing. Somado aos excelentes níveis de serviço e à baixa incidência de falhas dos suprimentos é inevitável economizar.

Depois de entender a necessidade de economia, o grande fluxo de impressões que necessitam de uma qualidade extremamente alta, a conclusão é apenas uma. O outsourcing de impressão é a melhor opção levando em consideração os custos totais com suprimentos, manutenção, páginas impressas e equipamento.

Após conhecer as vantagens e a praticidade do outsourcing de impressão para os cartórios, a Helioprint convida você a conhecer as soluções personalizadas para o seu negócio. Você será atendido por um de nossos especialistas que indicarão o melhor equipamento para as suas necessidades. Acesse e confira!