A tecnologia se tornou indispensável para o mundo corporativo. Deste modo, as equipes de TI também viram suas funções aumentarem e se tornarem igualmente fundamentais para as organizações. Veja dicas para aplicar neste setor da sua empresa.

Instalação e manutenção de equipamentos e softwares, adequações de processos, além de desenvolvimento de ferramentas, são todas funções da equipe de TI. Nos últimos anos, as empresas vêm se tornando cada vez mais dependentes da tecnologia. Aliás, praticamente, nada funciona sem ela. E por consequência disso, os profissionais responsáveis por mantê-la em perfeito estado, são tão importantes para as organizações. 

Portanto, ter um planejamento assertivo e bem executado para o setor de TI, pode gerar diversos ganhos para a empresa. Entretanto, é importante que os colaboradores estejam alinhados com as ações e processos. Separamos algumas lições de produtividade para aplicar na sua equipe de TI. Confira: 

1 - Mapeie os problemas

Antes de focar em como aumentar a produtividade é preciso descobrir por que ela não está ocorrendo. Existem vários fatores que podem estar influenciando no fluxo de trabalho, por isso talvez seja necessário investir em uma auditoria. Pois desta forma é possível descobrir os pontos que demandam melhorias e definir treinamentos e revisões de rotinas corporativas.

Além disso, a coleta de dados feita pelos profissionais de TI da empresa, podem ser usados para formular estratégias confiáveis e assertivas para a organização. Quando coletados e usados de forma correta eles são capazes de ajudar a empresa a alcançar os seus objetivos de curto e longo prazo. 

2 - Documente as rotinas

Aliás, falando em rotinas corporativas, documentá-las pode ajudar os profissionais a alinhar procedimentos e entender possíveis problemas. O intuito é manter o padrão de qualidade de forma contínua na empresa.

3 - Se comunique com a sua equipe

Como já falamos acima, é importante que os colaboradores estejam alinhados com as ações e processos da empresa. Por isso, a comunicação é a chave para melhorar o ambiente de trabalho e ampliar a produtividade. Se importar tanto com a comunicação do dia a dia quanto com as de embasamento mais amplo, é fundamental. 

Assim é possível manter uma equipe bem informada, evitando retrabalhos, e aliando os colaboradores às metas da empresa. 

4 - Defina metas que podem ser alcançadas

Outro fator muito importante é promover motivação para a equipe por meio de metas pré-determinadas. A criação de metas tangíveis motiva o time, pois todos irão trabalhar com objetivos em comum, com a finalidade maior de aumentar a produtividade e obter lucros. Mas atenção, não adianta definir metas que não possam ser cumpridas. Pois isso só vai fazer os colaboradores perderem tempo com projetos sem viabilidade.

5 - Dê feedbacks

O feedback é uma ferramenta excelente para evitar retrabalhos ou trabalhos improdutivos. E como tempo é dinheiro, se você perceber que é possível melhorar a produtividade de um colaborador, converse com ele para que o que está aquém do esperado seja otimizado.

Além disso, eles são fundamentais para que o gestor parabenize, corrija ou faça sugestões em relação ao trabalho, sendo uma forma de incentivo para melhorar o desempenho individual e de equipe. Alguns colaboradores precisam deste tipo de incentivo, então fique de olho!

6 - Ofereça treinamentos

Sabemos que diariamente há atualizações tecnológicas surgindo no mercado. Como a equipe de TI é a responsável direta por guiar a empresa nesta nova era, investir em treinamentos constantes é fundamental. 

Essa é uma oportunidade de dar ao funcionário chances de crescimento pessoal e promoção na carreira, ao mesmo tempo em que a empresa se projeta em um mercado competitivo e que se abre para as boas práticas de TI.

7 - Realize reuniões produtivas

Não existe nada pior no ambiente corporativo do que reuniões extensas, nas quais nada é resolvido. Portanto, convoque reuniões que tenham pautas definidas de assuntos pertinentes a serem tratados.

Essas reuniões são ótimas oportunidades para se certificar de que todo o grupo está na mesma página, além de discutir em conjunto as questões associadas à área de TI. 

8 - Cuidado com o fluxo de trabalho

Como já citamos no início do artigo, os profissionais de TI têm um alto volume de tarefas para realizar diariamente. Sendo assim, é importante automatizar ao máximo os processos e eliminar atividades repetitivas que tornam o negócio menos ágil.

Reduza o número de relatórios produzidos diariamente, controle o número de reuniões e assim por diante. O tópico 1 vai te ajudar aqui, pois o mapeamento vai te mostrar o que deve ser alterado.

Ao estabelecer essas estratégias, você terá oportunidade de contar com um time que seja mais independente na execução das tarefas do dia a dia, com melhor comunicação do andamento dos projetos, bem como observará melhorias para o atendimento como um todo.

9 - Automatize processos

Essa é uma boa sacada para ganhar produtividade em TI. Rotinas, como o monitoramento de ameaças de segurança, o escalonamento de recursos de rede e o backup de dados, podem ser automatizadas facilmente. Isso libera tempo e recursos humanos para atividades mais estratégicas.

10 - Opte pela terceirização de TI

Falando em estratégia, a terceirização de TI pode ser o que a sua empresa necessita. Como podemos observar acima, os profissionais desta área têm muitas funções e todas são vitais para o mundo corporativo. A terceirização pode ser usada como uma forma de abrandar essa sobrecarga do setor. Afinal, quando se opta pela locação de equipamentos tecnológicos como impressoras, computadores e tablets, o responsável pelos mesmos passa a ser a empresa contratada. 

Podemos citar alguns serviços relacionados a TI que podem ser terceirizados: outsourcing de impressão, outsourcing de infraestrutura de TI, serviços de armazenamento de dados e para uso de aplicativos externos, consultoria, além de hospedagem de sites.

Escolha quem está há mais tempo no mercado

Mas na hora de terceirizar ou tirar dúvidas sobre o processo, é melhor contar com uma empresa que está há tempo no mercado. Este é o caso da Helioprint, por exemplo, que está há mais de 40 anos oferecendo soluções de qualidade para as empresas. Fique ligado aqui no Blog da Helioprint para conferir mais dicas como essas. Até a próxima!

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