Aprenda a baixar custos através do gerenciamento de impressão (passo a passo)

Gerenciamento de impressão é o que separa as empresas que gastam à toa daquelas que controlam seus custos. Quem nunca viu aquelas pessoas que acham que imprimir é de graça? Elas imprimem, olham, não gostam, jogam fora e começam tudo de novo. 

E nem vamos falar das besteiras que muita gente imprime: fotos, extratos bancários e outros documentos que nada têm a ver com o trabalho.

Sejamos sinceros:

Isso acontece em toda empresa.

A diferença está em como cada uma gerencia a impressão. Com um bom gerenciamento de impressão, os gestores sabem exatamente o que está sendo impresso e podem tomar decisões adequadas. 

Neste artigo, você vai ver como cuidar bem das impressoras pode ajudar a reduzir o desperdício de papel, tinta e peças, além de garantir o controle total dos custos de impressão em todos os setores. Leia mais e fique por dentro!

O que é gerenciamento de impressão?

Gerenciamento de impressão refere-se a um conjunto de técnicas e ações corporativas destinadas a controlar e otimizar o uso de dispositivos de impressão em uma empresa. 

Esse gerenciamento é facilitado por softwares de bilhetagem, servidores de impressão e funcionalidades de impressão segura.

Por que aderir ao gerenciamento de impressão?

Aderir ao gerenciamento de impressão é uma estratégia essencial para empresas que buscam estabilidade e redução de custos nas operações internas. 

Além do controle de consumo, o gerenciamento de impressão aumenta a segurança das informações. Com a capacidade de monitorar e restringir o acesso a documentos impressos, o risco de vazamentos de dados é reduzido.

Com o gerenciamento adequado, os colaboradores têm acesso rápido e eficiente aos dispositivos necessários. Isso assegura que impressoras e outros equipamentos estejam sempre integrados e operacionais, o que evita interrupções no fluxo de trabalho.

Ainda em dúvida sobre os benefícios do gerenciamento de impressão? Confira os principais motivos para adotar essa solução!

Quais os benefícios do gerenciamento de impressão?

O gerenciamento de impressão traz uma série de vantagens para empresas de todos os tamanhos. Ele não apenas ajuda a organizar melhor o fluxo de documentos, mas também otimiza custos e aumenta a segurança das informações impressas.

Facilita a contabilização dos custos de impressão

Um dos principais benefícios é a facilidade em contabilizar os custos de impressão. Assim, os gestores conseguem fazer uma alocação mais precisa dos gastos por departamento ou projeto. 

Além disso, o uso de relatórios facilita a visão de como os recursos são utilizados. Dessa forma, é possível identificar diversas oportunidades de economia.

Viabiliza o controle dos documentos impressos

O controle sobre o que é impresso também melhora com o gerenciamento de impressão. A implementação de políticas como cotas de impressão, ajuda a evitar desperdícios e mantém a disciplina no uso das impressoras. Esse controle contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

Garante a segurança na liberação de documentos confidenciais

A segurança dos documentos confidenciais é outra área favorecida pelo gerenciamento de impressão. Com a autenticação necessária para liberar documentos para impressão, você garante que informações sensíveis não caiam em mãos erradas. 

Esse nível de controle é fundamental para manter a integridade dos dados da empresa.

Oferece maior mobilidade no acesso e impressão de documentos

Por fim, a mobilidade é um diferencial importante. Com soluções que permitem acessar e liberar impressões de qualquer lugar, os colaboradores têm mais flexibilidade para gerenciar seus documentos, sem comprometer a segurança ou a eficiência do processo.

Como implementar o gerenciamento de impressão?

O gerenciamento de impressão envolve várias etapas para otimizar os recursos e garantir maior controle sobre o processo. Primeiramente, é essencial organizar e analisar as impressões, estruturando a infraestrutura de TI de forma eficiente. 

Em seguida, o uso de software de bilhetagem pode ajudar a monitorar e reduzir desperdícios. Além disso, a escolha de bons fornecedores é fundamental para garantir qualidade e custo-benefício.

Por último, a terceirização do serviço de impressão pode ser uma solução estratégica para empresas que buscam eficiência e flexibilidade. Confira as etapas abaixo e implemente o gerenciamento de impressão na sua empresa!

1. Organize e analise suas impressões

O gerenciamento de impressão começa com a organização das tarefas de impressão na infraestrutura de TI da empresa. 

O servidor de impressão atua como o núcleo para todas as impressões realizadas pelos computadores da rede. Esse sistema centralizado permite a instalação única dos drivers e a configuração de permissões. 

Isso evita acessos não autorizados aos dados estratégicos da organização, como a frequência de uso das impressoras e os principais usuários.

Além disso, o servidor de impressão agrega vantagens, como a auditoria simplificada e a gestão centralizada de filas de impressão. Isso significa que os administradores podem monitorar o consumo de suprimentos e gerenciar os erros de impressão.

A organização dos documentos também é aprimorada, uma vez que as bandejas de impressão são configuradas para agrupar os trabalhos de forma categorizada.

2. Use o software de bilhetagem

Agora que a infraestrutura está sob controle, é hora de focar no gerenciamento de impressão dentro da empresa. O software de bilhetagem é a ferramenta ideal para isso. 

Ele permite acompanhar o que é impresso, ajudando a identificar desperdícios e a promover um uso mais responsável dos recursos.

Vantagens do software de bilhetagem:

• Transparência nas impressões: identificação de quem imprimiu, quando, onde e qual documento foi enviado.
• Cotas de impressão: definição de limites de impressão por página, valor ou cor, ajustáveis por usuário ou grupo.
• Redução do desperdício: diminuição no consumo de papel, suprimentos e manutenção de equipamentos.
• Rateio de custos: registro contábil das operações de impressão para uma divisão justa dos custos por departamento.

Com uma interface intuitiva, o software simplifica o controle de despesas e incentiva o uso consciente e sustentável dos equipamentos.

3. Escolha bons fornecedores

Tenha em mente que a gestão de fornecedores é um fator determinante. Comece com uma pesquisa de mercado aprofundada. Considere preços justos, qualidade dos produtos, prazos flexíveis e um bom acordo de nível de serviço (SLA). 

A qualidade dos insumos também não pode ser negligenciada, pois impacta o desempenho das impressoras e a manutenção da eficiência do seu parque de impressão.

4. Considere terceirizar com um outsourcing de impressão

Gerenciar todos os aspectos relacionados à impressão pode ser difícil, principalmente quando o foco da empresa está em questões mais estratégicas.

A solução? Outsourcing de impressão. Esse serviço especializado cuida dos processos de impressão, oferece orientação sobre marcas de impressoras para o seu negócio e os softwares ideais para otimizar o fluxo de trabalho.

Empresas de outsourcing também assumem os custos com suprimentos e outros serviços relacionados. 

Com essa abordagem, é possível reduzir os custos operacionais e ainda melhorar a flexibilidade do setor de impressão, sem falar na diminuição do impacto ambiental.

Conheça a Helyo

Há mais de 40 anos, a Helyo vem transformando a maneira como as empresas lidam com a tecnologia. Com foco em soluções que reduzem custos e ampliam oportunidades, somos pioneiros e líderes em qualidade no mercado. 

Por meio do nosso serviço de terceirização de impressão, simplificamos o gerenciamento de equipamentos, garantindo uma operação mais eficiente e tranquila.

Nossa abordagem de Tech as a Service (TaaS) oferece aluguel de equipamentos e gestão completa da tecnologia de impressão. 

Cuidamos da manutenção, suporte técnico e atualizações para que sua empresa se concentre em operações estratégicas.

Solicite uma demonstração agora e veja como podemos otimizar seus processos!

Conclusão

O gerenciamento de impressão é uma forma inteligente de controlar os custos e evitar desperdícios nas empresas. 

Ao adotar práticas como a análise do consumo de recursos e a implementação de cotas de impressão, os gestores conseguem tomar decisões mais assertivas sobre o uso das impressoras. 

Isso não só melhora o fluxo de documentos, mas também garante que os recursos sejam usados de maneira consciente, sem comprometer a produtividade.

A Helyo sabe que a gestão de impressão exige atenção aos detalhes, e é por isso que oferecemos soluções completas para simplificar esse processo. Se o seu objetivo é reduzir custos e melhorar a organização, conte com a Helyo!

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