Como a cultura do paperless ajuda as empresas a otimizarem processos?

Um estudo aponta que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas. Entenda o que é e quais as vantagens do paperless, considerado uma tendência que traz grandes ganhos para o mundo corporativo.

Já ouviu falar em cultura paperless? Então continue lendo este artigo, pois esse é o assunto que vamos abordar agora no Blog da Helioprint. 

Volta e meia ressaltamos as vantagens da digitalização de documentos para as empresas. A cultura paperless trata da redução máxima do uso de papel no meio corporativo. Isso se deve ao avanço da era da digitalização, com adoção de sistemas de assinatura e gerenciamento de dados online.

O que é paperless?

A tradução do termo é “sem papel”, e tem o objetivo de reestruturar a forma de armazenamento e organização de arquivos corporativos. Para isso, são implementadas soluções para substituir impressões e outros documentos físicos. 

Ou seja, a cultura paperless é uma forma de otimizar processos e administrar arquivos utilizando recursos digitais. Por exemplo: digitalização de documentos, armazenamento em nuvem e sistemas de gerenciamento de dados.

Mas qual a relevância da cultura paperless?

Bem, como já citamos, a migração para o digital já está acontecendo. Remar contra essa maré pode ter um efeito negativo para a sua empresa. Esse movimento se tornou um requisito de negócio para as companhias, pois otimiza ações e faz parte da evolução digital.

Aliás, se tudo está online – bancos, compras, sistemas e apps -, por que insistir em manter documentos físicos?

Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os profissionais passam cerca de quatro semanas por ano procurando informações, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos. O estudo aponta que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas. Sem falar que o custo para manter arquivos físicos armazenados é muito superior ao digital. 

Quais são os benefícios do paperless para as empresas?

A cultura paperless não é algo que esteja totalmente ligado a redução de consumo de papel. Os documentos físicos são e sempre se farão necessários. O que devemos levar em conta é o volume destes documentos que poderiam ser digitalizados.

Um bom exemplo disso, são as assinaturas digitais. Antes, você tinha que gerar uma cópia física para cada uma das partes que iriam assinar. Com a digitalização deste processo, os documentos são enviados digitalmente e os interessados assinam de forma digital, através de token ou algum outro validador. Este tipo de documento já é reconhecido juridicamente e pode substituir a assinatura física em diversas situações.

A assinatura digital é um bom exemplo da cultura paperless, mas existem outros pontos que agregam vantagens, segurança e agilidade. Confira:

Agilidade e espaço físico

Imagine a seguinte situação: você precisa de uma documentação urgentemente, para fechar um negócio. Entretanto, ela está em meio a muitos outros documentos arquivados. Você não o encontra e perde uma oportunidade.

Esse é um problema que pode ocorrer nas empresas que ainda mantêm arquivos físicos. A digitalização dos documentos permite mais agilidade e praticidade. Uma simples busca no sistema ou pasta em que estão armazenados, é suficiente para encontrá-los com facilidade. Desse modo, o fluxo de trabalho fica mais dinâmico, contribuindo para a produtividade da equipe.

Além de não serem encontrados facilmente, os documentos físicos ocupam um grande espaço na empresa. Com a digitalização é possível armazenar esses arquivos em nuvem e desocupar salas que antes eram utilizadas para este fim. Isso significa mais espaço útil na empresa.

Segurança

Com a digitalização de documentos, fica mais fácil gerenciar as informações. Ela permite a proteção dos dados por criptografia, garantindo mais segurança. Assim, somente pessoas autorizadas têm acesso aos dados e todo o histórico pode ser rastreado. Isso é possível com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que também pode controlar a impressão de documentos e o armazenamento dos arquivos de forma segura.

Como implementar a cultura paperless na empresa?

Agora que você já conferiu os benefícios para a sua empresa, que tal implementar o paperless?

1. Promova uma cultura de transformação digital

Sabemos que os papéis não podem desaparecer do dia para a noite. Mas adotando uma série de rotinas na sua empresa é possível iniciar essa cultura de transformação digital. O primeiro passo é a digitalização dos documentos que já existem e estão arquivados fisicamente. Levará um tempinho e alguns profissionais da empresa precisarão ser recrutados para esse trabalho. Mas o resultado vale o esforço. A digitalização pode ser organizada de forma que o acesso seja mais prático e facilitado.

2. Treine seus colaboradores

A partir do momento em que decidiu iniciar essa jornada de paperless, a sua equipe precisará ser treinada. A partir de agora eles terão que se acostumar a não manusear documentos físicos, mas sim digitais.

Sendo assim, é preciso capacitar os colaboradores para que entendam a nova cultura paperless e o quanto todos têm a ganhar com ela. Eles precisam estar cientes de que serão os responsáveis pela maior parte dos papéis emitidos dentro da sua empresa.

3. Conte com uma equipe de TI

Os profissionais de TI são os responsáveis por guiar os gestores nesta nova era digital, apresentando soluções para facilitar as rotinas das organizações. Imagine quantos dados serão gerados ao digitalizar todos os documentos da sua empresa. Para manter tudo organizado e seguro é preciso investir em uma equipe de TI treinada e eficiente. Investir no setor significa alcançar maturidade na gestão de dados e possibilita um aumento de até 9,5% no lucro bruto, em comparação com organizações que ainda não investem neste setor.

4. Utilize softwares e ferramentas compatíveis com as atividades da empresa 

Uma solução que engloba esses dois fatores é o outsourcing corporativo. Com ele é possível contratar desde softwares de gerenciamento de dados até equipamentos de impressão, celulares e computadores. Isso, por um plano mensal fixo e com suporte total da empresa contratada, já que esses equipamentos ficam por responsabilidade dela.

Além disso, você pensar em contratar este modelo de gestão, será feita uma análise do que a sua empresa realmente precisa no dia a dia, para que você não contrate equipamentos ou aplicações desnecessários para a rotina de trabalho.

Com a facilidade das aplicações dentro da modalidade Saas (software as a service), é possível locar sistemas para gerenciamento eletrônico de documentos, scanners, computadores e outros equipamentos.

Entre em contato com os nossos especialistas e faça um orçamento. Até a próxima!