Como as cotas de impressão reduzem custos nas empresas?

Você já parou para pensar quantas vezes por dia as pessoas imprimem documentos desnecessários na sua empresa?

Para gestores essa informação pode ser valiosa, pois é impossível gerenciar os custos de impressão sem medir esse tipo de informação.

Mas é possível impedir as impressões sem limites nas empresas?

Sim, através das cotas de impressão.

Essa estratégia tem ajudado diversas empresas a reduzir custos de impressão e conscientizar os colaboradores.

Ficou interessado?

Neste artigo você vai descobrir como o controle de cotas de impressão ajuda as empresas a diminuirem custos, e quais as configurações que existem para transformar suas despesas em investimentos.

O que são cotas de impressão?

São regras que os administradores podem criar (através de um software) para limitar a quantidade de impressões ou cópias de qualquer equipamento. Essas regras possuem diversas configurações, conforme descrito abaixo:

Tipos de cotas de impressão

• Cotas Bloqueantes: Essa regra serve para bloquear as impressões de usuários ou grupos que atingirem o limite estabelecido;
• Cotas Informativas: Essa regra serve para informar os usuários que o limite foi atingido, mas não irá bloquear as impressões. Ou seja, os usuários ainda podem imprimir normalmente;
• Cotas pré-pagas: Com as cotas pré-pagas os usuários precisam colocar créditos para realizar impressões. Quando os créditos acabam as impressões são bloqueadas;
• Cotas por Página: A quantidade de impressões de um usuário ou grupo é determinada pelo administrador. Por exemplo: João pode imprimir 1000 páginas por mês. O setor financeiro pode imprimir 5000 páginas por mês;
• Cotas por Cor: A quantidade de impressões de um usuário ou grupo será determinada pelo tipo de impressão: colorida ou preto e branco. Por exemplo: João pode imprimir 100 páginas coloridas e 200 páginas preto e branco.
• Cotas por Valor: Funciona como as cotas pré-pagas, porém, é o administrador que determina o valor creditado para cada usuário, grupo ou impressora. Assim, quando um usuário realizar uma impressão, ele conseguirá verificar seu saldo e o custo da impressão. O administrador também pode determinar o custo unitário de cada impressão de acordo com os gastos com tintas, papel e peças.[/li-row]

Além disso, ainda é possível aplicar as regras acima separadamente para impressões e cópias.

Posso usar cotas de impressão no meu negócio?

Pode-se configurar qualquer equipamento de impressão, basta instalar um software, porém, as cotas são mais comuns em ambientes onde há o compartilhamento de impressoras, como empresas, hospitais e faculdades.

Para cada cenário há uma configuração que atende aquela necessidade.

Por exemplo:

Nas faculdades é comum o uso de cotas pré-pagas, onde os alunos compram créditos e imprimem conforme o necessário.

Qual é a vantagem para minha empresa?

A configuração de uma regra de cota de impressão pode diminuir drasticamente a quantidade de impressões diárias, reduzindo custos com papel, tintas e peças das impressoras.

Ainda assim, muitos gestores ainda cometem o erro se não se importar com o gerenciamento de impressão da sua empresa.

Isso acaba interferindo na gestão de um modo geral, pois todo o planejamento de investimentos e corte de custos é afetado.

Ou seja: Os custos escondidos na má utilização das impressoras podem ser convertidos em investimentos importantes para a empresa e para os colaboradores.

Não se engane: Não pense que os colaboradores vão deixar de imprimir documentos importantes. Estudos recentes mostraram que, após a implantação das regras, o fluxo de trabalho se mantém o mesmo, mas os custos diminuem.

Através do controle de impressão por usuário ou setor, juntamente com um software de bilhetagem de impressão, é possível fazer um monitoramento de impressão avançado e gerar relatórios que ajudam os gestores a tomar melhores decisões sobre os custos da empresa.

Por exemplo: É possível descobrir quantas impressões são feitas por dia, semana ou mês, e também quais setores ou pessoas utilizam mais as impressoras.

A partir disso fica fácil criar regras de cotas para limitar as impressões conforme a necessidade, diminuindo os custos com papel, tinta, peças e técnicos.

Onde as cotas são configuradas?

Cotas na nuvem: Gerenciamento de cotas totalmente baseado em nuvem. Todas as informações e configurações são sincronizadas.

Cotas pré-pagas: Cartões pré-pagos de cotas para recarregar o saldo dos usuários em tempo real. Os cartões podem ser gerados em lotes de diferentes valores e com data de expiração.

Controle de cotas nos equipamentos: Controles de impressões e cópias em rede, com cotas informativas ou bloqueantes diretamente no equipamento de impressão.

Atenção: Todos os recursos apresentados neste artigo foram baseados no software nddPrint, que já vem embarcado em todas as soluções de outsourcing de impressão da Helioprint.