4 causas que levam uma empresa a romper o contrato de outsourcing

Sejam por dilemas financeiros ou insatisfação com o serviço, às vezes o cancelamento é a única solução encontrada pela empresa. Conheça as causas mais comuns para o rompimento do contrato de outsourcing e como isso pode afetar o seu negócio. Saiba que isso pode ser evitado. 

No atual cenário econômico, é natural que as empresas identifiquem despesas para cortá-las do orçamento e muitas vezes o contrato de outsourcing é uma delas. Entretanto, em outras vezes, o problema não é econômico, mas sim, de insatisfação com o serviço: atendimento, equipamentos ou manutenção.

O fato é que, às vezes, o rompimento do contrato de locação é inevitável. Mas cuidado, isso pode acabar dando ainda mais dor de cabeça. Pensando assim, se precaver é o melhor caminho. Por isso, preparamos um conteúdo com dicas sobre o outsourcing corporativo. Seja para você que está pensando em contratar este serviço, cancelar ou até mesmo substituir a empresa atuante. Vem com a gente:

O que é outsourcing corporativo? 

Nós já falamos algumas vezes aqui no blog sobre este assunto, mas não custa reforçar. O outsourcing de uma maneira geral, é o ato de uma empresa contratar os serviços de outra para desempenhar uma atividade que antes era realizada pelos próprios colaboradores da casa, é uma espécie de terceirização de serviços. Para o meio corporativo existem muitas opções: outsourcing de impressão, notebooks, celulares, tablets e outros equipamentos tecnológicos.

Na prática, o outsourcing retira da empresa a responsabilidade de gestão desses equipamentos. Pois a partir da assinatura do contrato, essa incumbência passa a ser da empresa contratada. Ou seja, manutenção, troca de suprimentos, substituição de equipamentos e outros problemas pertinentes a isso, serão resolvidos pelo outsourcing contratado.

Qualquer empresa ou pessoa pode contratar o serviço. Basta ter uma demanda dentro do escopo da empresa prestadora de serviço. Outra coisa que não faz diferença na hora de contratar o outsourcing é o ramo de atuação da empresa, seja na área médica, construção civil, imobiliário, cartório, logística, advocacia, concessionária de veículos, por exemplo, todas podem se beneficiar com o outsourcing. 

O que precisa ter num contrato de outsourcing?

Para começar, existem vários tipos de contratos de outsourcing. Tudo vai depender da empresa contratada e da necessidade do cliente. Entretanto, existem alguns elementos essenciais que vão delinear a atuação de cada uma das partes, bem como os seus direitos e deveres. Por isso, é importante prestar atenção antes de fechar negócio. Veja:

1 - Equipamentos 

O contrato deve deixar claro quais são os equipamentos que estão sendo locados. Deve ter especificações técnicas e condições de uso;

2 - Serviços adicionais 

É importante deixar claro ao que a sua empresa tem direito: manutenção, monitoramento (fiscalização remota do funcionamento dos equipamentos), insumos (periodicidade e quantidade do reabastecimento de materiais) e suporte;

3 - Valores 

Mais um item de extrema relevância, tudo o que foi descrito acima vai custar quanto para a sua empresa? Preste atenção para que você não acabe pagando um valor maior do que o serviço contratado, realmente, vale;

4 - Tempo de validade do contrato 

Este é um item que gera muitas dúvidas sobre qual seria o período ideal de vigência contratual. Segundo dados do Governo Digital, para os contratos de outsourcing de impressão, na modalidade de franquia de páginas mais excedente, por exemplo, é recomendado que a vigência do contrato tenha duração de 48 meses com a possibilidade de renovação por mais 12 meses. Mas tudo vai depender da sua necessidade. Analise outras empresas de outsourcing, compare e escolha a que mais te agrada.

Ainda existem três tipos de contrato de outsourcing principais: cobertura total, mão de obra e reparo em equipamentos e o avulso:

• A cobertura total, dá direito ao cliente o suporte técnico, troca de todas as peças e suprimentos que precisar, sem custos adicionais.
• Já a mão de obra e reparo, dá ao cliente o direito da manutenção dos equipamentos, que será feita pela equipe técnica do fornecedor, porém não será incluída a reposição de suprimentos.
• O avulso é ajustável às necessidades de cada cliente. Neste caso a empresa contratante opta por pagar separadamente cada conserto solicitado, bem como reposições de suprimentos e peças.

Quais são as causas que levam uma empresa a romper o contrato de outsourcing?

Júlio Jaginski, analista de produto da Helioprint, identificou quatro motivos principais para isso. Todos relacionados diretamente com a qualidade do serviço. Confira:

1. Falta de prazos de SLA (Service Level Agreement): o prazo até uma primeira resposta, o tempo total de solução ou o tempo de espera do solicitante. É um acordo de nível de serviço, com tudo colocado no papel;
2. Máquinas paradas por falta de suprimentos ou por incapacidade técnica em solucionar o problema: essa não precisa nem de justificativa. O contrato de outsourcing, literalmente, prevê isso. O contratante não pode ficar com equipamentos parados por conta de motivos como esse. Por isso, é importante revisar o contrato para que ele seja respeitado por ambas as partes;
3. Máquinas mal dimensionadas: quanto um equipamento é capaz de produzir? Vai atender corretamente às necessidades da empresa? Tudo isso, precisa ser levado em consideração já na elaboração do contrato;
4. Demora no atendimento técnico: a rapidez é fundamental para qualquer serviço, ainda mais quando se trata de equipamentos essenciais para empresa como, computadores, impressoras, tablets e celulares.

Como evitar que isso aconteça?

O intuito principal de terceirizar um serviço é a praticidade. Quando a empresa opta por contratar um serviço de outsourcing de impressão ou locação de notebooks e outros equipamentos tecnológicos espera que a contratante resolva todos os dilemas. Entretanto, quando isso não acontece, gera ainda mais um problema para resolver.

Rescindir um contrato, seja ele qual for, gera burocracias e estresse, para ambos os lados. Por isso, o melhor jeito de evitar que algo assim ocorra, é contratar uma empresa com experiência no mercado e com boas recomendações. Questões como: suporte técnico rápido, certificação internacional e gerenciamento de impressão, são essenciais. Além disso, ela deve garantir a segurança dos seus documentos, rastreabilidade e ainda oferecer um software sincronizado entre as empresas.

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