Como automatizar a pré-impressão digital

Elimine as tarefas mais demoradas do processo de preparação, configuração e aprovação das impressões. Em vez de desperdiçar tempo com elas, dedique-o a serviços mais rentáveis.

O preparo de impressões pode ser uma tarefa extenuante em uma gráfica digital. A pré-impressão contém etapas essenciais do processamento dos trabalhos, e muitas delas podem dar errado sem os devidos cuidados.

Você adoraria reduzir os custos e aumentar a eficiência dessa fase, não é verdade? Pois saiba que a prioridade número um dos profissionais de serviços de impressão como você, para os próximos anos, é exatamente essa.

E a forma que eles têm encontrado para isso é reduzindo o trabalho manual. Ou seja: eles perceberam a necessidade da automação para darem conta da alta demanda e dos prazos apertados.

Se estes também são seus problemas, agora você já sabe que caminho deve seguir. E aqui a gente vai te dizer como chegar lá. Mas antes, vamos analisar mais de perto quais são os gargalos na pré-impressão.

A pré-impressão acumula muitos problemas

Todo dia você, que cuida das impressões, recebe trabalhos com os mais variados tipos de problemas, certo? Sabendo disso, você já está preparado para verificar os arquivos em busca de:

• dados corrompidos;
• fontes ausentes;
• espaços incorretos entre cores;
• tamanhos de página indisponíveis;
• orientações impróprias;

Mesmo tomando essas precauções, o problema é que você nunca sabe o que vai encontrar. E mesmo fazendo uma varredura completa em busca de erros, nem sempre eles serão encontrados na primeira tentativa.

Aí vem aquela história que todo mundo já conhece bem: depois da impressão, alguém sempre percebe um erro que havia deixado escapar.

Não imprimir o trabalho corretamente já da primeira vez é um tremendo desperdício, e que deve ser eliminado do processo

Que bom seria poder corrigir ou criar o layout de imposição e selecionar as opções corretas de acabamento sem a necessidade de retornar os arquivos a quem os enviou, não é mesmo? Calma que já chegamos lá! Primeiro, confira se você se identifica com a maioria dessas situações.

Tarefas repetitivas

Tarefas de configuração repetitivas são o tormento de toda equipe de impressão. Além disso, para sua empresa, significa lucro perdido. Sempre que um operador precisa interferir manualmente em um trabalho de impressão, a possibilidade de erros aumenta.

Demora na revisão e aprovação

O vai-e-vem de trabalhos é uma das maiores dores de cabeça dos provedores de impressão. E-mails que não são respondidos, respostas que demoram a chegar… Tudo contribui para a lentidão do processo. Além disso, os custos com provas, tempo despendido nos ajustes e comunicação nem sempre são evidentes em um primeiro momento, mas fazem muita diferença no fechamento do mês.

Incompatibilidade de recursos

Só quem trabalha com impressões sabe o quanto pode ser estressante a conversão de formatos de arquivo incompatíveis ou a configuração de dados variáveis. Isso sem falar em outros problemas técnicos impossíveis de de resolver internamente.

Mas e se você pudesse…

• Resolver a maior parte destas tarefas com um único clique;
• Automatizar trabalhos banais para não perder mais tempo;
• Reduzir os erros cometidos pela sua equipe;
• Criar fluxos de trabalho intuitivos sem a ajuda da TI;
• Integrar sistemas e aplicações para facilitar processos.

Na verdade você pode. E pode também aumentar a produtividade e a qualidade das suas impressões mantendo a mesma equipe e os mesmos equipamentos.

a automação pode ajudar você a melhorar a eficiência, superar a concorrência e aumentar os lucros.

A Helioprint oferece soluções em impressão com sistemas de automação. Você irá usufruir de todos os benefícios listados acima, da forma como explicamos abaixo.

Automatizando as tarefas de pré-impressão

Torne seu trabalho mais fácil

Quanto tempo você demora configurando, simulando, corrigindo e impondo tarefas? 20 minutos? Meia hora? Uma hora? O problema não é o tempo que você leva em um único trabalho, e sim o fato de ter que repetir o processo a cada novo trabalho.

Pois saiba que é possível resolver tudo com apenas um clique. Funciona assim: um fluxo de trabalho é criado e salvo. Sempre que você precisar executar a mesma tarefa, basta carregar essa configuração.

É possível criar um fluxo para cada tipo específico de tarefa comum que você desejar.

É o fim da configuração manual e repetitiva!

Facilite também a vida de seus clientes

Em uma gráfica, as aprovações dos clientes podem ser incorporadas ao fluxo de trabalho, economizando o tempo de atendimento e poupando o trabalho dos representantes.

O cliente receberá uma notificação para aprovação do trabalho. Depois de aprovado, ele segue automaticamente para as próximas etapas do fluxo, deixando tudo registrado e acelerando o processo.

Tanto o cliente quanto sua equipe podem ser notificados com relação a tarefas que querem ou precisam saber.

Sem interrupções e gargalos, a produtividade vai disparar!

Assuma o controle dos processos comerciais

Você também pode configurar fluxos de trabalho e pastas por projeto, tipo, cliente ou outros parâmetros.

Com tudo apresentado de forma visual,  você poderá organizar fluxos otimizados para a gestão.

As regras também podem ser configuradas para arquivar as tarefas nos diferentes estágios do processo, para que os arquivos possam ser retomados.

E aí, ficou interessado? Já está pensando em automatizar a sua pré-impressão? Então entre aqui e fale com um especialista!