O que é auditoria de impressão e por que ela é essencial

A auditoria de impressão é um diagnóstico estratégico que analisa todo o parque de impressão da empresa — identificando como, quanto e por quem os documentos são impressos.

Mais do que números, ela revela padrões de uso, gargalos e oportunidades de economia que passam despercebidos no dia a dia.

Com esses dados em mãos, gestores de TI, operações e compras ganham clareza para reduzir custos, otimizar equipamentos e garantir produtividade com controle total.

É o primeiro passo para transformar um centro de custo em uma operação eficiente, sustentável e previsível — apoiada por um parceiro com mais de 40 anos de história em tecnologia.

Conheça a jornada de inovação da Helyo ao longo das décadas.

Como a auditoria revela hábitos e desperdícios ocultos 

Durante a auditoria, ferramentas de monitoramento coletam dados em tempo real sobre o volume e o tipo de impressão por usuário, setor e equipamento.

Essas informações revelam padrões que indicam desperdícios e desequilíbrios no uso do parque.

Entre os principais achados estão:

• Impressões duplicadas ou desnecessárias (como e-mails e relatórios repetidos).

• Equipamentos subutilizados que aumentam o custo por página.

• Impressões coloridas sem necessidade, configuradas em qualidade máxima.

• Uso indevido de impressoras em horários fora do expediente.

Com base nisso, é possível reorganizar fluxos, criar políticas inteligentes de impressão e automatizar tarefas que reduzem custos operacionais e impacto ambiental.

Em média, uma auditoria bem conduzida reduz 20% a 40% dos custos de impressão, apenas ao eliminar excessos e redistribuir o uso de forma equilibrada.

O poder das ferramentas de monitoramento e relatórios inteligentes

As plataformas modernas de monitoramento de impressão evoluíram para se tornarem centros analíticos completos.

Elas permitem que o gestor acompanhe tudo — do consumo de toner ao uptime dos equipamentos — de forma centralizada.

Principais funcionalidades:

• Dashboards analíticos: visão clara por usuário, centro de custo e tipo de documento.

• Alertas automáticos: notificações sobre falhas, falta de insumo ou ociosidade.

• Relatórios gerenciais customizáveis: suporte à tomada de decisão e cálculo de ROI.

• Integração com segurança da informação: autenticação por usuário e rastreamento de impressões sigilosas.

Essas ferramentas tornam o ambiente de impressão mensurável, previsível e seguro, alinhado à governança de TI e às metas de ESG e compliance corporativo.

Auditoria + outsourcing: a combinação que gera resultados

A auditoria de impressão é o primeiro passo para o outsourcing de impressão, modelo em que empresas especializadas, como a Helyo, assumem a gestão completa de equipamentos, suprimentos e suporte técnico com SLA garantido.

Ao combinar auditoria e outsourcing, sua empresa obtém benefícios tangíveis:

• Previsibilidade de custos (OPEX): você paga apenas pelo uso, sem investimento em CAPEX.

• Suporte proativo e manutenção preventiva: menos paradas, mais uptime.

• Atualização tecnológica contínua: equipamentos modernos e seguros.

• Gestão de sustentabilidade: métricas claras de consumo, resíduos e emissões.

Esse modelo libera o time de TI para focar em inovação, enquanto a Helyo garante que o parque de impressão opere no máximo desempenho.

Quer entender melhor como isso reduz custos operacionais? Leia sobre como o outsourcing reduz o TCO da sua operação.

Exemplo real: da auditoria à economia sustentável

A parceria entre a Bionuclear e a Helyo é um exemplo prático de como a auditoria de impressão e o outsourcing podem gerar resultados expressivos.

A empresa, referência em diagnósticos laboratoriais, enfrentava desafios com o alto volume de impressões e custos imprevisíveis.

Após a implantação do modelo gerenciado da Helyo, obteve redução de custos operacionais, aumento de eficiência e controle total sobre o consumo, comprovando o valor de uma gestão inteligente e simplificada.

A força da tecnologia Helyo na gestão de impressão

Com mais de 40 anos de história e presença em todo o Brasil, a Helyo é referência nacional em outsourcing de impressão e tecnologia como serviço (TaaS).

Atendemos segmentos corporativo, industrial, médico e varejista, integrando hardware, software e suporte especializado em uma única plataforma.

O que diferencia a Helyo

• Monitoramento remoto em tempo real, com alertas automáticos e relatórios analíticos.

• Gestão automatizada de suprimentos, evitando rupturas e desperdícios.

• SLA garantido e suporte proativo, reduzindo chamados e paradas.

• Equipamentos de ponta, com marcas como Canon, HP, Epson e Zebra.

• Relatórios ESG, apoiando políticas de sustentabilidade e compliance.

Tudo isso com a filosofia que guia a marca: “Simplificamos a evolução de pessoas e negócios” — conceito presente em todas as suas soluções de tecnologia como serviço (TaaS).

A tecnologia é o meio, a simplicidade e eficiência são o propósito.

Auditoria de impressão e ESG: um impacto além do custo

Além de reduzir despesas, a auditoria contribui para a sustentabilidade corporativa.

Com os dados obtidos, é possível mensurar o consumo de papel, toner e energia, estimar emissões de CO₂ e definir metas de redução.

A Helyo apoia seus clientes na construção de relatórios ambientais, contribuindo para certificações ISO e compromissos ESG.

Quer entender como tornar sua TI mais eficiente e sustentável? Leia também o artigo TI Verde: como tornar sua TI mais sustentável e eficiente.

Empresas que adotam esse modelo não apenas economizam, mas também reforçam seu posicionamento como organizações responsáveis e inovadoras.

Critérios para escolher o parceiro ideal de auditoria e outsourcing

Antes de iniciar a auditoria, avalie se o fornecedor oferece:

1. Diagnóstico técnico detalhado, com análise de custos e produtividade.

2. Ferramentas de monitoramento compatíveis com diferentes fabricantes.

3. Relatórios integrados a sistemas corporativos (ERP, Power BI, etc.).

4. Equipe certificada e suporte nacional.

5. Compromisso com SLA, segurança e sustentabilidade.

Esses critérios garantem que o projeto de otimização não seja apenas pontual, mas um processo contínuo de melhoria e economia.

Soluções Helyo: tecnologia que simplifica

A Helyo não entrega apenas impressoras gerenciadas, entrega tranquilidade operacional.

Com o modelo Tech as a Service (TaaS), você conta com soluções completas de hardware, software, manutenção e suporte, tudo sob demanda, com custos previsíveis e escala garantida.

Quer entender na prática como reduzir custos e eliminar gargalos? Fale com nossos especialistas e veja como reduzir custos e ganhar previsibilidade.

Conclusão: 3 aprendizados essenciais

• Auditar é entender para otimizar. Sem dados, não há controle nem eficiência.

• Monitorar é prevenir. Ferramentas analíticas evitam falhas e elevam a performance.

• Outsourcing é evoluir. Com a Helyo, a impressão deixa de ser um custo e se torna um ativo estratégico de produtividade.

Quer acelerar sua operação com SLA, suporte especializado e previsibilidade total de custos? Solicite uma demonstração e conheça na prática as soluções da Helyo.