As 5 etapas da automação da pré-impressão

Você ainda configura suas pré-impressões "manualmente"? Pois saiba que automatizar este processo pode ser realmente muito fácil.

Neste artigo mostraremos a você como seu trabalho pode render mais em 5 etapas da automação da pré-impressão. Vamos começar com um exemplo. Suponhamos que você precise fazer a imposição de um livreto utilizando  um modelo e aplicando um layout de repetição de 4 páginas/folha. Dá uma olhada no resumo do que precisa ser feito:

• importar tarefa,
• abrir o software,
• selecionar o modelo do Impose,
• salvar como PDF,
• imprimir.

No mínimo serão 5 tarefas e 15 cliques para comandá-las. Mas você sabe quantos cliques serão necessários com a automação deste mesmo fluxo de trabalho? Apenas 1 clique para enviar a tarefa. Seu tempo é dinheiro. Por isso é bom economizá-lo para poder lucrar mais. E você pode conseguir isso  configurando seu próprio fluxo de trabalho em poucos minutos, ao invés de horas. Também é possível fazer o download de um fluxo pré-configurado. Depois de personalizá-lo, para a maioria das tarefas, basta apenas um clique para enviá-la para impressão.

De uma forma simples e intuitiva, você irá agilizar sua produção, aumentando a capacidade e reduzindo a ineficiência no trabalho de pré-impressão.

Muito fácil, não é verdade? Então confira nos exemplos abaixo como é possível substituir processos manuais pelos fluxos de trabalho automatizados. Note quantos problemas você poderá evitar e quantos pontos de contato você poderá eliminar.

Elaboração de orçamento

No processo manual, o cliente entra em contato com você para solicitar e aprovar um orçamento para determinado trabalho. Seu primeiro passo é inspecionar manualmente o arquivo para ter a certeza de que ele está pronto para impressão e contém todos os itens necessários. O problema é que falhas humanas acontecem com uma frequência muito maior do que gostaríamos, ainda mais em trabalhos que envolvem detalhes minuciosos. Com o processo automatizado, o arquivo é verificado automaticamente, gerando um relatório que diz se está pronto para impressão e fornecendo um orçamento preciso para o cliente, informando o quanto de preparação de arquivo ainda é necessária.

Obtenção do arquivo

No processo manual, você recebe o arquivo do cliente via web, e-mail ou mídia física. Em qualquer uma das opções, o download do arquivo é feito manualmente e ele é salvo em uma pasta apropriada. Depois você importa o arquivo para o software de pré-impressão para  configuração da tarefa de impressão. O arquivo de origem é anexado ao tíquete de tarefa criado no sistema. Com a automação da pré-impressão você pode configurar uma estrutura de gerenciamento de arquivo. Isso garante um envio de tarefa eficiente, diretamente para o sistema, com a possibilidade de conceder acesso ao cliente para que ele mesmo mova suas tarefas para os fluxos de trabalho corretos, como revisão e outros processamentos.

Preparação do arquivo

Nesta etapa, se for trabalhar manualmente, prepare-se para muitos cliques. Você terá que converter arquivos em formato PDF, verificar o arquivo para se certificar de que ele está corretamente preparado para impressão, inspecionar e identificar problemas potenciais, fazer correções, eventualmente retornar o arquivo ao software original de criação, converter novamente... Apesar de cansativas e estressantes, todas essas tarefas são comuns e rotineiras em um trabalho de pré-impressão. Isso significa que elas também podem ser automatizadas.  Você poderá enviar tipos comuns de tarefas como estas para fluxos de trabalho predefinidos, usando módulos de automação para todas as etapas de conversão, inspeção e correção. 

Aprovação da tarefa

Depois da configuração da tarefa tendo como base o que o cliente requisitou, você irá fornecer uma prova em formato impresso ou virtual para aprovação. O atendimento ao cliente entrega a prova e coleta a sua assinatura de aprovação... ... mas isso num cenário ideal. Geralmente o que acontece são pedidos de alteração e alguns retornos com muitas observações anotadas. Tendo em vista essa realidade, a automação se mostra uma saída mais inteligente para o problema. Em um estágio do fluxo determinado por você, um e-mail com o link da prova é enviado automaticamente para a revisão do cliente. E suas observações também podem ser feitas dentro do sistema.

Imposição do layout

A última etapa da pré-impressão é a que mais se beneficia da automação. Se feito manualmente, seu trabalho será impor o arquivo usando o aplicativo ou software de imposição para obter o layout mais eficiente para o material usado. Isso é feito definindo as opções de acabamento corretas, como grampeamento, separadores, encadernação etc. Esse trabalho é feito a cada tarefa antes do envio para impressão. Mas com a automação da pré-impressão é possível criar modelos personalizados com diversas opções de acabamento ou utilizar padrões para impor a tarefa. 

Implemente a automação da pré-impressão agora

Você ficou interessado em permitir revisões e aprovações internas e remotas, criando fluxos de trabalho ininterruptos? Ou talvez esteja pensando mais nas facilidades na hora de inspecionar, solucionar problemas com arquivos e corrigir tarefas? E que tal usar funções mais avançadas, como scripts para incorporar aplicativos de terceiros no processamento das suas tarefas? Saiba mais sobre tudo o que você pode fazer com a automação da pré-impressão de forma rápida e fácil e potencialize seus lucros. Basta entrar em contato com a Helioprint. Nós trabalhamos com o Fiery JobFlow, parte do Fiery Workflow Suite, um conjunto abrangente de ferramentas avançadas que simplificam e automatizam os processos de impressão para um novo nível de produtividade de sua empresa. Configuramos e prestamos consultoria desde o envio de tarefas até a saída. Para obter mais informações, visite nosso site.