9 métodos inteligentes para reduzir custos de impressão nas empresas

Embora a impressão de documentos seja algo completamente comum nas empresas, muitos gestores não medem como seus funcionários estão utilizando as impressoras.

Com isso, é comum ver funcionários imprimindo documentos de forma irresponsável e abusiva, como, por exemplo, fotos pessoais.

Sejamos sinceros:

Nosso país está passando por um momento onde nenhuma empresa pode dar-se o luxo de ignorar esses custos.

Mas há uma boa notícia:

Podemos reduzir custos de impressão nas empresas com ações simples, porém, que fazem toda a diferença no final do mês.

Quer saber como implantar essas ações na sua empresa e reduzir os custos com impressão? Continue lendo.

Dicas práticas para reduzir custos de impressão

Existem algumas ações que você pode implantar hoje mesmo na sua empresa, e assim diminuir os custos.

Dica #1: Ative o modo econômico das impressoras

O modo econômico das impressoras é simples de configurar e pode diminuir muito os custos.

Mas lembre-se: O modo econômico pode comprometer a qualidade das impressões, então, use apenas em textos ou documentos onde as imagens não são importantes.

Dica #2: Não deixe as máquinas paradas por muito tempo

O ideal é imprimir, no mínimo, um documento por semana.

Os problemas mais comuns em impressoras paradas são:

• A lubrificação das peças diminui, aumentando as chances de ocorrer algum problema técnico;
• As tintas podem ressecar, devido ao inatividade.

Para ambos os problemas, será preciso o auxílio técnico para efetuar a correção.

Ou seja: mais custos.

Essas ocorrências são mais comuns em locais onde poucos funcionários usam a impressora.

O custo de manutenção gerado por equipamentos parados podem ser evitados facilmente, fique atento.

Dica #3: Utilize suprimentos originais

Os suprimentos originais provocam melhor desempenho das impressoras, pois todos os seus componentes foram construídos para “casar” com a tecnologia das impressoras.

Não se engane: Mesmo que o preço dos suprimentos remanufaturados sejam menores, os custos, no final das contas, serão maiores.

Suprimentos de procedência duvidosa danificam as impressoras e geram impressões que não podem ser utilizadas, aumentando seus custos com reimpressões.

Dica #4: Imprima sempre em frente e verso

O duplex é outra configuração que pode diminuir seus custos.

Afinal: O custo com desperdício de papel pode ser maior do que você imagina.

Confira alguns exemplos:

• Impressões esquecidas na bandejas ou perdidas;
• Impressões que logo são descartadas;
• Documentos impressos de forma incorreta (sem revisão).

Esse cenário fica inda pior quando as impressões são feitas em simplex (somente um lado).

Dica #5: Escolha as impressoras adequadas

Você já parou para pensar se as impressoras que você utiliza na empresa são realmente necessárias?

O que eu quero dizer é:

A tecnologia e porte das impressoras está de acordo com o seu volume de impressão?

Você precisa entender que cada impressora é construída para atender uma demanda específica de trabalho.

Se você costuma imprimir abaixo do volume que é esperado para o equipamento, saiba que você está perdendo dinheiro.

Dica #6: Crie campanhas de conscientização

A redução do consumo de papel nas empresas é um fator importante para reduzir custos de impressão. Invista na conscientização dos seus funcionários através de campanhas redução de impressão.

Não sabe como fazer uma ação de conscientização?

Confira nosso artigo sobre economia de papel nas empresas e tire todas as suas dúvidas.

Gerenciamento de impressão

O gerenciamento de impressão pode reduzir drasticamente os custos de impressão da sua empresa.

Quer saber como?

Vamos falar, primeiramente, do software de bilhetagem de impressão.

Através dele é possível:

• Descobrir o volume de impressão por setor, usuário ou impressora;
• Criar relatórios com todas as informações sobre as impressões realizadas (quem imprimiu, quando foi impresso, onde foi impresso);
• Estabelecer cotas de impressão por usuário ou setor;

A contabilização das impressões faz muita diferença na hora de cortar custos com as impressoras, pois você vai conseguir entender como seus funcionários estão utilizando as impressoras, e também poderá limitar o uso, caso haja abusos ou irregularidades.

O segundo recurso importante é a impressão segura.

Essa solução reduz as ocorrências de documentos perdidos ou esquecidos nas bandejas das impressoras, eliminando o desperdício de papel, tinta, e também reduzindo os riscos de que documentos sigilosos caiam em mãos erradas.

Como isso é possível?

A impressão segura funciona através da autenticação manual do funcionário na impressora.

Isso significa que, mesmo que o usuário envie um documento à impressora, o mesmo não será impresso imediatamente.

Será necessário que o usuário vá até a impressora e faça a autenticação.

Descubra mais sobre os recursos das impressão segura aqui.

Por último, mas não menos importante, temos o servidor de impressão.

Através dele é possível obter todas as informações das impressoras de um único local, facilitando a gestão do administrador.

Ou seja: Todos os problemas técnicos, níveis de tintas e outras informações importantes ficam centralizadas.

Conheça mais sobre servidores de impressão e como eles funcionam.

Outsourcing de impressão: tudo em um só lugar

Ficou pensando em todo o trabalho que seria implantar servidores, softwares e tudo mais?

Você tem razão, é bastante trabalhoso.

Mas existe uma alternativa muito viável, e que vem reduzindo os custos de impressão de diversas empresas ao redor do mundo:

O outsourcing de impressão.

Através do outsourcing, toda a parte de equipamentos de impressão fica a cargo de outra empresa.

Isso inclui:

• Escolha dos equipamentos com o melhor custo-benefício;
• Instalação dos equipamentos;
• Ajustes, calibração de cor, instalação de softwares de contabilização;
• Envio de suprimentos e assistência técnica;
• Acompanhamento de satisfação.

Fique ligado:

Com a empresa terceirizada cuidando dos itens acima, você pode focar seus esforços no que realmente importa:

Ganhar dinheiro.