O que é outsourcing de impressão? Entenda as vantagens e cuidados

Quando uma empresa está procurando impressoras para suprir as necessidades diárias, é comum ouvir falar sobre a possibilidade de alugar as impressoras ao invés de comprar.

Tanto na internet quanto no “boca a boca”, as pessoas, cada vez mais aconselham o outsourcing.

O motivo é simples:

As grandes vantagens atreladas ao serviço e a diminuição de custos com impressão.

Mas afinal:

O que é outsourcing de impressão? Será que vale mesmo a pena? Funciona em qualquer tipo de negócio? Como é feita a implantação?

Neste artigo vamos tratar estas e outras dúvidas para que você possa tomar a decisão com segurança.

O que é outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão é a locação de impressoras, scanners, multifuncionais e outros equipamentos relacionados à impressão. Pode ser implantado em pequenas, médias e grandes empresas, além de escritórios, instituições de ensino e até em hospitais. Se popularizou rapidamente pela grande diminuição de custos que gera à empresa, e também pela facilidade de gerenciamento das impressoras.

Vantagens do outsourcing de impressão

A empresa que opta pela locação de impressoras não precisa mais se preocupar com gestão de peças, configurações iniciais, compra de suprimentos e manutenção dos equipamentos. Tudo é feito pela empresa contratada.

Assim você pode direcionar todos os esforços dos funcionários para a atividade fim da empresa.

Afinal:

Ninguém quer pagar uma equipe de TI para passar o dia resolvendo problemas de papéis atolados e troca de cartuchos, não é?

Com impressoras próprias:

• Manutenção das impressoras por conta da empresa;
• Compra e troca de suprimentos e peças por conta da empresa
• Troca de impressoras antigas por conta da empresa;
• Gerenciamento de impressão e configurações dos equipamentos por conta da empresa.

Com impressoras alugadas:

• Há assistência técnica e manutenção durante toda a vigência do contrato;
• O nível de suprimentos é controlado remotamente, ou seja, antes que acabe, o cliente recebe os cartuchos/toners diretamente na empresa.
• A renovação de todos os equipamentos de impressão é feita sem custos à empresa;
• É implantado o sistema de gerenciamento de impressão completo, incluindo controle de impressão por usuário, software de bilhetagem de impressão, sistema de cotas por usuários e segurança aprimorada.

Atenção: Cada empresa possui suas próprias características de trabalho, a vantagens listadas acima são padrões do outsourcing da Helioprint

Quais os benefícios em utilizar o gerenciamento de impressão em um contrato de outsourcing?

Mercado de outsourcing de impressão

Quando este tipo de serviço ainda era pouco difundido, poucas empresas arriscavam usar esta alternativa para baixar ainda mais seus custos e se tornar mais competitiva no mercado.

Hoje em dia:

O mercado de outsourcing de impressão está em pleno crescimento, independentemente da crise em que vivemos.

Pequenas, médias e grandes empresas procuram, cada vez mais, a terceirização de impressoras.

Até mesmo hospitais preferem alugar seus equipamentos de exames médicos em papel ao invés de comprá-los.

Isso acontece pelo fato de que essa solução traz uma redução enorme de custos com impressão.

Estes custos vão desde:  Investimentos em impressoras.

Até: Manutenção de peças e reposição de suprimentos.

Como funciona o outsourcing de impressão?

Agora que você já entendeu o que é outsourcing de impressão, quais as vantagens e como está a situação do mercado no brasil, é hora de descobrir como funciona.

O conceito é muito simples:

Você contrata uma empresa especializada e a mesma prepara todo o parque de impressoras da sua empresa.

Isso é feito através de uma análise minuciosa das necessidades da sua empresa, sempre visando o melhor custo benefício.

Mas o que é essa análise?

É o levantamento dos requisitos necessários no seu ambiente de trabalho, como por exemplo:

• Volume de impressão mensal;
• Formatos de papel, como A4, A3 ou outros;
• Impressão colorida ou preto e branco;
• Funcionalidades adicionais, como fax ou digitalizações.

Com estes dados os especialistas podem definir quais os melhores modelos e também qual a quantidade indicada de equipamentos para cada setor da sua empresa.

Além disso:

A empresa de outsourcing fica responsável pela manutenção dos equipamentos, bem como a troca dos suprimentos e a reposição de impressoras antigas, deixando a sua empresa focada apenas em ganhar dinheiro.

Etapas de implantação

Tudo depende do procedimento da empresa que você está contratando.

Aqui na Helioprint, nós fazemos da seguinte maneira:

1. Análise: O consultor levanta todas as informações das necessidades da empresa para proporcionar uma solução com o melhor custo-benefício possível, tirando todas as dúvidas do cliente desta etapa.
2. Apresentação: Com base no levantamento, o consultor apresenta a melhor solução como investimento necessário para a implantação do projeto;
3. Implantação: Após o fechamento, as máquinas são enviadas para os locais definidos. A instalação e a calibração de todos os equipamentos é feita pela equipe técnica certificada da Helioprint;
4. Treinamento: Caso seja necessário, um treinamento é ministrado para todos aqueles que vão operar as impressoras;
5. Vigência do contrato: A partir daí a empresa de outsourcing monitora os níveis de suprimentos remotamente, assim, quando estiverem acabando, novos cartuchos/toners são enviados. Também é feita a assistência técnica e manutenção durante toda a vigência do contrato;
6. Sucesso do cliente: A Helioprint possui um setor exclusivo para fazer o acompanhamento dos clientes após a contratação, deste modo podemos tratar com exclusividade cada cliente e garantir que a nossa solução irá agregar valor na sua empresa.

Cuidados na hora de contratar empresas de outsourcing de impressão

Assim como em qualquer serviço terceirizado, aqui também é preciso prestar atenção em alguns detalhes para que ambas as partes fiquem satisfeitas.

Há muitas empresas que prometem mil e uma coisas para conseguir fechamento do contrato, mas quando chega na hora de cumprir o combinado, é tudo diferente.

Alguns pontos que você deve prestar atenção:

A empresa está há muito tempo no mercado?

• Empresas que estão há mais tempo no mercado já passaram por inúmeras situações, e estão aptas e resolver qualquer tipo de problema rapidamente, devido a experiência adquirida.
• Empresas mais experientes possuem processos muito mais sólidos e à prova de falhas.
• Empresas mais “jovens” não possuem a experiência com problemas que podem acontecer. A maioria dos problemas é novidade, o que acaba gerando muita dor de cabeça.

A empresa de outsourcing de impressão possui clientes consolidados?

• O tempo que os clientes permanecem com a empresa de outsourcing é um termômetro que vai indicar o nível de satisfação dos clientes.
• Normalmente empresas que possuem só clientes recentes tendem a oferecer um serviço de pior qualidade, e por isso os clientes mais antigos acabam se desvinculando com facilidade.

Atenção: Clientes satisfeitos costumam ficar mais tempo, porém, podem ser apenas clientes insatisfeitos esperando o término da vigência do contrato. Vale a pena entrar em contato com alguns cases da empresa de outsourcing e pedir um feedback da empresa em questão.

Como é o atendimento técnico e quais são os prazos?

• Empresas mais confiáveis estabelecem em contrato o tempo limite para o atendimento técnico.
• Prefira quem possa lhe atender em, pelo menos, 1 ou 2 dias após a solicitação. Ninguém gosta de ficar com o trabalho parado por conta de problemas com impressoras, não é?
• Fuja de empresas que não possuam níveis de serviços garantidos.
• Técnicos sem certificações realizam assistências demoradas e sem a eficácia que um técnico certificado pode oferecer.

Como é feito a troca dos suprimentos?

• Empresas com mais expertise controlam remotamente os níveis de suprimento de cada impressora do cliente, deste modo é possível enviar novos suprimentos de forma adiantada, e sem que o cliente precise se preocupar em solicitar.
• Prefira quem trabalha com suprimentos originais. Cartuchos e toners remanufaturados ou compatíveis danificam as impressoras, diminuem a qualidade da impressão e ainda fazem mal à saúde.

Tipos de empresas que utilizam o outsourcing

Não é o tipo de negócio da empresa que vai ditar se ela pode ou não utilizar outsourcing de impressão.

Quase todas as empresas podem utilizar, sejam hospitais, supermercados, pequenos escritórios ou grandes empresas.

O que importa na hora de contratar:

Quando falamos de impressoras para empresas, é o volume de impressão mensal é o que dirá se sua empresa terá vantagens com a terceirização de impressão.

Se este valor for muito baixo, ou seja, abaixo de uma quantidade mínima mensal, não compensará (nem para você, nem para a empresa de outsourcing) realizar o aluguel das impressoras.

Isto é comum em microempresas ou home office, onde não há a necessidade de gerenciamento de impressão avançado ou velocidade de impressão alta.

Neste caso:

Torna-se mais barato e cômodo comprar as impressoras jato de tinta, pois elas já conseguem absorver essa carga de trabalho.

O futuro do outsourcing de impressão no brasil

Cada vez mais as empresas precisam focar seus esforços nas atividades fins, e assim gerar mais lucro.

Perder tempo gerenciando problemas que não trazem, de fato, lucro para a empresa, está se tornando inadmissível perante a economia em que vivemos.

O outsourcing de impressão é uma grande oportunidade para baixar custos e focar os esforços onde é preciso, por isso cada vez mais nichos diferentes estão adotando à modalidade.

Devido a comodidade, segurança e agilidade deste tipo de serviço, hoje em dia é estranho encontrar empresas que compram suas próprias impressoras.